PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 6 - Final)

Di atas sudah diutarakan bahwa salah satu peran penyelenggara event adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event dengan mekanisme standar sistem prosedur (Standard Operating Procedure/SOP) yang terencana dan sistematis, serta berdasarkan pada Pedoman Kerja (Working Manual) yang bersumber dari proses pengadaan Kerangka Acuan (Term-of-Reference), Pra-Proposal (Preliminary Proposal) dan Proposal Akhir (Final Proposal).
 
Apa saja manfaat keberadaan sebuah proposal ?
- Proposal adalah salah satu dokumen penting dalam penyelenggaraan sebuah event (di tahap perencanaan)
- Proposal (to propose = mengusulkan) bisa mengalami perubahan/perbaikan, bisa ditolak, dan juga bisa disetujui tanpa revisi
- Proposal yang sudah disetujui (tahap akhir) menjadi Pedoman Kerja (Working Manual).

Perbedaan yang paling mendasar di antara ketiga jenis dokumen tersebut di atas adalah :
- Kerangka Acuan – isinya sangat sederhana, tanpa disertai rencana anggaran
- Pra-Proposal – isinya sudah terperinci, dan anggaran masih sederhana (rough budget)

- Proposal Akhir – keseluruhannya harus sudah sangat terperinci, karena kemudian akan dijadikan Pedoman Kerja (Working Manual).

Secara umum isi Kerangka Acuan antara lain adalah :
- Maksud & Tujuan (purpose & objective)
- Jenis kegiatan (type of event)
- Judul kegiatan (title of event > optional)
- Tempat kegiatan (venue > optional)
- Tanggal kegiatan (date of event > optional)
- Pemilik/Tuan Rumah (host)
- Penyelenggara (organizer)
- Khalayak sasaran (target audience)
- Acara utama & pendukung (main agenda & supplement programme)
- Profil kegiatan secara umum (general profile of event) – dalam bentuk synopsis/abstract.

Proposal pada pemakaiannya kemudian mempunyai beragam bentuk :
- Main/Final Proposal (proposal utama/akhir) – ini yang kemudian jadi Working Manual
- Participantship Proposal (proposal kepesertaan) - seringkali juga disebut 'sales kit' (commercial event)
- Sponsorship Proposal (proposal perolehan sponsor/penaja)
- Endorsementship Proposal (proposal perolehan endorsement/pengabsahan)
- Supporting Purpose Proposal (proposal perolehan pendukung)
- Bidding Proposal (proposal penawaran), yang biasanya dibuat berdasarkan Invitation-to-Bid atau Request-for-Proposal (RFP).


 Yang paling “menantang” dalam bisnis penyelenggaraan event bukanlah pada proses kerja. Tetapi justeru pada pencetusan gagasan (idea).

 Idea (gagasan) tidak hanya berlaku bagi event yang diprakarsai oleh penyelenggara saja, tetapi juga bagi event yang bersifat tailor made/customized;
 Idea (gagasan) seyogianya harus mampu membuat sebuah event berkesan (impressed), diingat/dikenang (memorable), phenomenal (kalau mungkin), profitable (menguntungkan) dan memuaskan (satisfied) semua pihak terkait;
 Yang sering menjadi kesulitan adalah keaslian (originality / genuinity) sebuah gagasan.

Pengadaan sebuah “ideas file” atau “bank of ideas” sangat membantu. Secara berkala seluruh tim duduk bersama untuk “menggali” berbagai macam gagasan. Pengumpulan gagasan tidak perlu mempertimbangkan layak atau tidak layak, masuk akal atau mirip impian. Makin banyak arsip gagasan yang kita miliki, semakin banyak pula peluang yang kita peroleh suatu saat untuk mencetuskan gagasan-gagasan cemerlang dan asli.

Setiap praktisi PR,
(1) berpeluang baik untuk menekuni profesi dan bisnis EO;
(2) bisa dimulai dengan acara2 keluarga maupun perusahaan, atau magang di perusahaan EO;
(3) harus menjaga keseimbangan dengan program PR yang bersifat above-the-line, apabila diperuntukkan kepentingan perusahaan;
(4) di masa depan sebaiknya mengarah pada spesialisasi kategori event tertentu agar bisa menjadi PROFESSIONAL EVENT EXPERT.

SEMOGA SUKSES ...