8 CONNECTION
BETWEEN TERRORISM & AN EVENT

- Events are often close to major transportation centers
- Events are big business
- Events impacts other businesses, such as restaurants, hotels & entertainment
- Events draw media coverage
- Events require tranquility or places where business can be conducted in a peaceful manner
 -Events must deal with people who have no history; thus, risk managers often do not have databases on attendees
 -Events are based on a constant flow of guests; thus, it is hard to know who is and who is not a terrorist
 -Events are the point where business & relaxation converge and, therefore, guests often let down their guard

 KEPRIHATINAN dan KEWASPADAAN ... Event Risk Management ...

----- Forwarded Message ----

To: MAILIST Event-Organizer-Ind
Sent: Friday, July 17, 2009 3:51:40 PM
Subject: KEPRIHATINAN dan KEWASPADAAN ... Event Risk Management ...

Rekan-rekan anggauta mailist,

[1] Mari kita tundukkan kepala kita karena hari ini negara kita kembali diguncang oleh 2 bom berturut-turut dan mengakibatkan wafatnya beberapa orang korban. Semoga keluarga yang ditinggalkan memperoleh kekuatan rohani untuk bersabar, tabah, bertawakal dan berserah kepada keputusan Allah SWT. Dan bagi korban yang berpulang, semoga amal ibadahnya diterima oleh Tuhan Yang Maha Esa, dan diampuni segala dosa dan kekhilafannya.

[2] Di sisi lain, bagi rekan-rekan organizer, pengelola venue, bisnis terkait, mohon terus meningkatkan pola kerja Event Risk Management (berikut mekanisme kerjanya sebagaimana yang pernah saya utarakan di mailist ini tahun 2007-2008 y.l.) secara seksama dan teliti. Kerja sama antara organizer, venue, security (internal maupun external), rumah sakit rujukan dlsb. sangat dibutuhkan. Memang kadangkala terasa kurang nyaman, apabila faktor keamanan terasa ketat di sebuah event, tetapi berjaga-jaga dan kewaspadaan akan bisa membuat segala sesuatunya berjalan dengan baik sesuai rencana.

[3] Jangan mengendurkan pola keamanan yang sebaiknya kita laksanakan di setiap event. Terus pelihara dan tingkatkan kewaspadaan di setiap event.

Terima kasih, selamat bekerja dan semoga hari-hari di hadapan kita akan berlangsung dengan penuh kedamaian, ketenteraman dan kenyamanan.

Wassalam,
J.L.Nawan
(salah satu Moderator)

ATTITUDE ... KEY TO SERVICE EXCELLENCE

- Your attitude towards customers influences your behavior. You cannot always camouflage how you feel.

- Your attitude determines the level of your job satisfaction.

- Your attitude affects everyone who comes in contact with you, either in person or on the telephone.

- Your attitude is not only reflected by your tone of voice, but also by the way you stand or sit, your facial expression, and other non-verbal ways.

- Your attitude is not fixed. The attitude you choose to display is up to you.

Attitude is based on certain values & beliefs about people, life and work, that leads a person to willingly serve others and take pride in his or her work.

HARD WORK IS THE YEAST THAT RAISES THE DOUGH (PERSONAL MOTIVATION)

EXCELLENT SERVICE IS ENJOYING GIVING PEOPLE A LITTLE MORE THAN THEY EXPECT (PERSONAL MOTIVATION)

IF YOU TELL THE TRUTH, YOU DON'T HAVE TO REMEMBER ANYTHING (MARK TWAIN)

PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 6 - Final)

Di atas sudah diutarakan bahwa salah satu peran penyelenggara event adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event dengan mekanisme standar sistem prosedur (Standard Operating Procedure/SOP) yang terencana dan sistematis, serta berdasarkan pada Pedoman Kerja (Working Manual) yang bersumber dari proses pengadaan Kerangka Acuan (Term-of-Reference), Pra-Proposal (Preliminary Proposal) dan Proposal Akhir (Final Proposal).
 
Apa saja manfaat keberadaan sebuah proposal ?
- Proposal adalah salah satu dokumen penting dalam penyelenggaraan sebuah event (di tahap perencanaan)
- Proposal (to propose = mengusulkan) bisa mengalami perubahan/perbaikan, bisa ditolak, dan juga bisa disetujui tanpa revisi
- Proposal yang sudah disetujui (tahap akhir) menjadi Pedoman Kerja (Working Manual).

Perbedaan yang paling mendasar di antara ketiga jenis dokumen tersebut di atas adalah :
- Kerangka Acuan – isinya sangat sederhana, tanpa disertai rencana anggaran
- Pra-Proposal – isinya sudah terperinci, dan anggaran masih sederhana (rough budget)

- Proposal Akhir – keseluruhannya harus sudah sangat terperinci, karena kemudian akan dijadikan Pedoman Kerja (Working Manual).

Secara umum isi Kerangka Acuan antara lain adalah :
- Maksud & Tujuan (purpose & objective)
- Jenis kegiatan (type of event)
- Judul kegiatan (title of event > optional)
- Tempat kegiatan (venue > optional)
- Tanggal kegiatan (date of event > optional)
- Pemilik/Tuan Rumah (host)
- Penyelenggara (organizer)
- Khalayak sasaran (target audience)
- Acara utama & pendukung (main agenda & supplement programme)
- Profil kegiatan secara umum (general profile of event) – dalam bentuk synopsis/abstract.

Proposal pada pemakaiannya kemudian mempunyai beragam bentuk :
- Main/Final Proposal (proposal utama/akhir) – ini yang kemudian jadi Working Manual
- Participantship Proposal (proposal kepesertaan) - seringkali juga disebut 'sales kit' (commercial event)
- Sponsorship Proposal (proposal perolehan sponsor/penaja)
- Endorsementship Proposal (proposal perolehan endorsement/pengabsahan)
- Supporting Purpose Proposal (proposal perolehan pendukung)
- Bidding Proposal (proposal penawaran), yang biasanya dibuat berdasarkan Invitation-to-Bid atau Request-for-Proposal (RFP).


 Yang paling “menantang” dalam bisnis penyelenggaraan event bukanlah pada proses kerja. Tetapi justeru pada pencetusan gagasan (idea).

 Idea (gagasan) tidak hanya berlaku bagi event yang diprakarsai oleh penyelenggara saja, tetapi juga bagi event yang bersifat tailor made/customized;
 Idea (gagasan) seyogianya harus mampu membuat sebuah event berkesan (impressed), diingat/dikenang (memorable), phenomenal (kalau mungkin), profitable (menguntungkan) dan memuaskan (satisfied) semua pihak terkait;
 Yang sering menjadi kesulitan adalah keaslian (originality / genuinity) sebuah gagasan.

Pengadaan sebuah “ideas file” atau “bank of ideas” sangat membantu. Secara berkala seluruh tim duduk bersama untuk “menggali” berbagai macam gagasan. Pengumpulan gagasan tidak perlu mempertimbangkan layak atau tidak layak, masuk akal atau mirip impian. Makin banyak arsip gagasan yang kita miliki, semakin banyak pula peluang yang kita peroleh suatu saat untuk mencetuskan gagasan-gagasan cemerlang dan asli.

Setiap praktisi PR,
(1) berpeluang baik untuk menekuni profesi dan bisnis EO;
(2) bisa dimulai dengan acara2 keluarga maupun perusahaan, atau magang di perusahaan EO;
(3) harus menjaga keseimbangan dengan program PR yang bersifat above-the-line, apabila diperuntukkan kepentingan perusahaan;
(4) di masa depan sebaiknya mengarah pada spesialisasi kategori event tertentu agar bisa menjadi PROFESSIONAL EVENT EXPERT.

SEMOGA SUKSES ...

FAST AND CONSISTENT WILL ALWAYS BEAT THE SLOW AND STEADY. IT'S GOOD TO BE SLOW AND STEADY, BUT IT'S BETTER TO BE FAST AND RELIABLE (PERSONAL MOTIVATION)

FIRST IDENTIFY YOUR CORE COMPETENCY AND THEN CHANGE THE PLAYING FIELD TO SUIT YOUR CORE COMPETENCY (PERSONAL MOTIVATION)

COMPETE AGAINST THE SITUATION, NOT AGAINST A RIVAL (PERSONAL MOTIVATION)

CREATIVE IS WHATEVER MAKE MORE OUT OF LESS (Bill Backer)

CONFLICT IS OFTEN NEEDED ...

Because it -

- Helps to raise and address problems;
- Energizes work to be on the most appropriate issues;
- Helps people "be real", for example, it motivates them to participate;
- Helps people learn how to recognize and benefit from their differences.
Conflict is not the same as discomfort.
The conflict isn't the problem - it is when conflict is poorly managed, that is the problem.

OFFER BENEFITS, NOT FEATURES ... ! (PERSONAL MOTIVATION)

FAILING TO PREPARE, MEANS PREPARE TO FAIL (PERSONAL MOTIVATION)

PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 5)

Masalah lain yang penting dalam penyelenggaraan event adalah masalah anggaran (budgeting). Memang setiap perusahaan mempunyai dua pilihan : ‘A-ke-Z’ atau ‘Z-ke-A’ ? Artinya, bikin konsep baru bicara soal biaya, atau konsep dibuat berdasarkan ketersediaan dana. Apa yang penting perlu diperhatikan kalau kita membahas soal budgeting ?

• Penting, bukan hanya untuk prakiraan laba rugi penyelenggaraan event, tetapi juga untuk mengukur efisiensi dan efektivitas pemakaian anggaran > sangat terasa pada corporate event (menggunakan anggaran perusahaan), wedding (keterbatasan anggaran kedua mempelai) dan non-commercial event (karena tidak ada yang dijual).
• Kalau untuk keperluan commercial event, jelas anggaran sangat penting, karena terkait dengan kelangsungan perusahaan penyelenggara sebagai badan hukum yang harus membiayai segala sesuatunya
• Buatlah anggaran serinci mungkin – berlaku untuk format apapun – untuk menghindari ‘biaya tak terduga’ yang berkelebihan > pisahkan biaya tetap dan biaya tidak tetap, dengan jelas.

BUDGET COMPONENT
(in general/basic terms – not valid for all events)

Venue & facilities
(lokasi/ruang & fasilitas)

~ Beberapa lokasi (venue) menggunakan standar US Dollar
~ Perlu diperhatikan biaya sewa lokasi sudah termasuk apa saja
~ Di hotel-hotel pada umumnya tidak ada biaya sewa ruangan secara khusus, karena pembebanan biaya sudah dimasukkan ke dalam biaya per orang (pax), termasuk food & beverage
~ Di kebanyakan lokasi, biaya sewa masih akan ditambah Ppn 10% dan Service Charge 11% (dikenal dengan istilah “++”)
~ Beberapa lokasi memberlakukan biaya sewa berbeda untuk pemakaian ruangan saat persiapan dan pemakaian ruangan saat acara berlangsung
~ Mengingat padatnya jadual kegiatan yang ada (khususnya di kota-kota besar seperti Jakarta, Bandung, Surabaya dll.), maka sebaiknya melakukan reservation sedini mungkin

Licenses & Permits
(lisensi, perijinan)

~ Semua event memerlukan ijin, kecuali internal event yang bersifat terbatas (minimal ijin keramaian dari pihak kepolisian)
~ Apabila diselenggarakan di hotel, seringkali bisa mendapat bantuan pihak manajemen hotel untuk pengurusannya
~ Perijinan untuk commercial event atau event yang bersifat internasional biasanya lebih pelik (mis. untuk pameran dagang internasional, konvensi internasional dll.)
~ Salah satu faktor yang memudahkan proses perijinan adalah apabila keabsahan bisnis perusahaan EO itu sendiri sudah ada (sulit mendapatkan ijin2 apabila EO nya perorangan)


Construction works
(pekerjaan konstruksi)

~ Pembangunan gerai (booth) di pameran, pentas/panggung (stage) di konvensi dan corporate anniversary, entrance gate di international conference, registration desk di pameran dagang, dll. adalah hasil kerja para Event Contractor (Event Construction Provider)
~ Ada yang harus dipesan (purchased) dan ada yang bisa disewa saja (rental basis)
~ Faktor desain juga turut berpengaruh pada biaya konstruksi
~ Ada beberapa lokasi yang sudah menyediakan beberapa keperluan konstruksi, mis. movable stage, entrance gate dari balon, pelaminan untuk wedding occasion, dll.
~ Tidak semua event memerlukan pekerjaan konstruksi
~ Event yang tidak ingin menggunakan public hall atau hotel, tetapi ingin diadakan di area terbuka, memerlukan kerja konstruksi yang tidak kecil ( tenda ber AC dll.)


F&B / Catering
(jasa boga)

~ Biaya catering biasanya dihitung per kepala/orang (pax) dan sangat tergantung pada set menu yang dipilih – bahkan di hotel2 berbintang lima juga tergantung pada cara penyajiannya (served atau buffet)
~ Di beberapa lokasi, biaya catering masih akan ditambah 10% PPn dan 11% service charge (disebut 21% Tax & Service atau “++”)

Promotion
(promosi)

~ Komponen penting bagi commercial event
~ Jenis media meliputi media cetak, elektronik, luar ruang dll.
~ Lokasinya bisa outdoor maupun indoor
~ Destinasi bisa di dalam dan di luar negeri
~ Promosi kadangkala menjadi komponen biaya terbesar di sebuah event, disamping komponen biaya space/venue
~ Bagi non-commercial event, komponen biaya ini bisa ditiadakan
~ Beberapa barang promosi memerlukan proses dari desain, produksi, distribusi, pemasangan, pajak promosi dlsb.

Occasions/Ceremonies
(upacara/acara)

~ Termasuk Opening/Closing Ceremony, Press Gathering, Buyers Night, Welcome Dinner, Social/Spouse Programme, Courtessy Call, Event Launching dll. kalau ada
~ Beberapa occasion memiliki nilai dan kepentingan (value & purpose) ganda > news & promotion value/purpose
~ Harap diingat bahwa occasions/ceremonies juga memerlukan biaya (anggaran terpisah/sub-anggaran), meskipun ada occasion yang bisa disponsori
~ Di beberapa negara, jumlah occasion sudah banyak dikurangi untuk commercial event

Printing Materials
(barang cetakan)

~ Biaya melibatkan seluruh proses pengadaannya - desain, produksi/pencetakan, distribusi dan kelengkapan
~ Jenisnya termasuk undangan (untuk berbagai keperluan), tanda masuk/pengenal (entrance ticket, admission pass, ID-badges), site/floor plan, directory (buku panduan), newsletter (kalawarta), proceedings (makalah), pamphlets, poster, flyer, leaflet, folder dlsb.
~ Termasuk penggandaan makalah (hand-out) dll.
~ Jumlah produksi (tiras) sangat berpengaruh pada biaya

Public Relations
(kehumasan)

~ Termasuk berbagai kegiatan keperluan Media/Press Relations, a.l. pengadaan press/news release, press kit, penyelenggaraan press conference, pengadaan lokasi untuk Press Center dengan berbagai fasilitasnya (mirip business center) dan press souvenirs, pemuatan advertorial dll.
~ PERHATIAN: sesuai peraturan yang ada, dilarang memberikan uang tunai kepada press/media ! Kecuali untuk keperluan produksi acara atau produksi tambahan yang bersifat resmi. Anggarkan saja pembuatan souvenirs atau usable goods bagi keperluan press
~ Untuk event yang besar atau commercial, lebih baik dikerjakan oleh PR firm/consultant yang profesional, dan mereka yang harus mengajukan anggarannya kepada perusahaan pemesan

Operation
(operasional)

~ Termasuk untuk lodging (penginapan untuk organizer personnel yang dekat dengan venue), security di dalam dan luar event, cleaning service sebelum dan selama event, gudang (storage room) yang harus disewa, supplies/stationeries & documentation items (sejak pre-event sampai post-event), transportation cost sejak pre-event sampai post-event
~ Sebagian besar biaya Operation adalah biaya tidak tetap (yang bisa berubah sewaktu-waktu)
~ Beberapa diantaranya dikenakan PPn 10%
~ Sebagian besar biaya Operation bersifat “estimated”

Properties (props)
(peralatan/perlengkapan)

~ Hampir semua property sifat pengadaannya disewa (rental base)
~ Lighting (tata lampu), sound system (tata suara), stage (pentas / panggung), costume (kostum), decoration (dekorasi) dll.
~ Di entertainment event, convention dan outdoor event, komponen biaya property akan terasa cukup besar
~ Biaya sewa seringkali sudah termasuk dengan biaya tenaga kerja (operator/engineer/technician), dlsb. > mis. sewa copying machine
~ Ada property yang disewa berdasarkan per jam (hourly base), tetapi ada juga yang per hari (daily base) atau paket (package base)
~ Pemasoknya bisa dari pihak event contractor atau kadangkala dari pihak venue management
~ Kalau internal corporate event, praktis menggunakan property yang sudah dimiliki (inventory)
~ ATK (office stationery & supplies) termasuk di kelompok komponen ini

Professional Fees
(honorarium profesional)

~ Convention, entertainment event, beberapa corporate event, dan beberapa event lainnya memerlukan para profesional di bidangnya masing-masing, seperti Master-of-Ceremony (MC), artis / musisi / penyanyi / model, performer, temporary staff, usher/runner, penerjemah, dlsb.
~ Professional Fee bagi mereka sering juga disebut honorarium profesional
~ Ada EO yang sudah memiliki hak memungut PPh (pajak penghasilan) dari para performer
~ Semua Professional Fee sebaiknya dilunasi sebelum acara dimulai
~ Kadangkala para performer juga memerlukan fasilitas lainnya (mis. board & lodging)

Commissions & Royalty
(komisi & royalty)

~ Komisi diberikan hanya kepada pihak-pihak terkait (bisa perorangan atau perusahaan) yang langsung membantu penyelenggaraan event, mis. sales commission kepada sales force sebuah commercial exhibition (ada kesepakatan besar persentase yang diberikan)
~ Royalty diberikan kepada pihak-pihak (a.l. organisasi) yang juga membantu kelancaran event atau mendukung event tsb.
~ Besar commission atau royalty tergantung pada kesepakatan / perjanjian antara EO dan pihak-pihak terkait

Management / Handling Fee & Taxes
(honorarium penyelenggara dan pajak-pajak)

~ Termasuk biaya lembur, berbagai macam pajak yang harus dibayar EO, handling fee bagi EO (tidak ada standar resmi, tetapi berkisar antara 7-15% pada umumnya - sangat tergantung pada tingkat kesulitan, ketersediaan waktu pekerjaan, jumlah account keseluruhan, ketersediaan anggaran awal dari klien/sponsor dan hubungan dengan klien)
~ Kalau ada dana yang mau disumbangkan (donation/charity), maka juga harus dianggarkan di komponen ini
~ Biaya Tak Terduga (Contingency) bervariasi dari 2,5 sampai 10% - beberapa perusahaan sudah mulai menghindari komponen ini
~ Disamping PPn 10% yang sudah kita temui di komponen-komponen anggaran lainnya, maka penyelenggaraan event juga sering terlibat dengan pajak-pajak penghasilan perorangan dan perusahaan, pajak hiburan/tontonan, pajak reklame, dlsb.

(BERSAMBUNG)

Yaa Allah! berilah aku petunjuk menuju kepada keridloan- MU. Dan janganlah Engkau beri jalan kepada setan untuk menguasaiku. Jadikanlah sorga bagiku sebagai tempat tinggal dan peristirahatan, Wahai Pemenuh keperluan orang- orang yang meminta.

INDUK KESUKSESAN

Dalam percakapan sehari-hari, kata ''induk'' kerap digunakan untuk menyebut segala yang pokok, yang menjadi asal, dan paling utama dari segala sesuatu. Nabi Muhammad SAW menyebut, ''Induk (ummahat) itu ada empat: induk obat, induk ibadah, induk etika, dan induk cita-cita.''

Induk obat, artinya yang paling utama dari segala obat adalah sedikit makan. Beliau memberi petunjuk, ''Tidak ada pekerjaan anak Adam mengisi penuh suatu bejana yang lebih jelek daripada mengisi penuh perutnya. Cukup kiranya beberapa suap untuk meluruskan punggungnya. Jika tidak boleh tidak harus diisi, isilah sepertiga untuk makanan, sepertiga untuk minuman dan sepertiga untuk bernafas.'' (HR Tirmidzi, Ahmad, Ibnu Majah, dan Hakim).

Sabda Rasulullah jauh sebelum kemajuan ilmu kedokteran itu ternyata mirip pernyataan Karl Alexis, ahli bedah dan psikiater -- pemenang hadiah Nobel bidang kedokteran. Ia mengemukakan, ''Sungguh, makan banyak dan berlebihan itu dapat merusak fungsi (pencernaan) makanan. Padahal makan itu besar fungsinya bagi kelangsungan hidup. Karena itu perlu ada pengaturan pengurangan makanan.''

Induk ibadah adalah sedikit dosa. Dosa bisa menghilangkan nilai ibadah. Apalagi dosa terhadap sesama manusia. Banyak hadis dan ayat Alquran yang menyebutkan bahwa dosa karena tidak mengerjakan kewajiban sosial dapat menghilangkan makna ibadah mahdhoh (ibadah murni kepada Allah seperti salat), bahkan dapat meniadakan iman seseorang. Salah satu hadis itu berbunyi, ''Tidaklah beriman seseorang yang kenyang sementara tetangganya kelaparan.''

Hal itu mengisyaratkan bahwa dosa sosial berdampak lebih besar bagi stabilitas, keamanan, dan kesejahteraan manusia dalam berbagai sektor kehidupan. Negeri kita pernah dilanda kenaikan beberapa bahan pokok yang kemudian menimbulkan gejolak sosial, dan kekuatan politik pemerintah tidak bisa menanggulanginya. Salah satu sebabnya adalah karena dosa konglomerasi perdagangan yang berjalan jauh dari prinsip-prinsip demokrasi yang rasional.

Induk etika adalah sedikit bicara. Bahkan dalam hadis lain Rasulullah menyebut, ''Diam itu ibadah paling tinggi'' (HR Ad-Dailami), ''Diam itu bijaksana'', serta ''Diam itu hiasan cendekiawan dan tirai bagi orang bodoh'' (HR Abu as-Syaikh). Tentu saja, itu maksudnya dalam konteks menjaga kewibawaan kebenaran ilmu agar tidak dibicarakan sembarangan. Bahkan Rasulullah menggelitik kita yang selalu doyan berbicara panjang: ''Diam itu bijaksana tetapi sedikit sekali yang mau melakukan'' (HR. Qana'ie dari Anas dan Ad-Dailami). Sudah tentu yang dimaksud adalah dalam soal yang tidak ada gunanya.

Dan terakhir, induk cita-cita adalah sabar. Kesabaran adalah tulang punggung dan basis utama bagi tercapainya cita-cita. Penelitian komparatif di Amerika antara anak-anak yang memiliki daya tahan emosi (baca: sabar) dengan anak yang memiliki kepandaian dan kecerdasan yang baik (baca: IQ) membuktikan bahwa -- 15 tahun kemudian (setelah anak-anak itu dewasa) -- ternyata anak-anak yang memiliki daya tahan emosi lebih berhasil menjalankan karier hidupnya daripada mereka yang memiliki IQ tinggi. Karena itu Allah menganjurkan. ''Mintalah kamu pertolongan dari sabar dan salat!'' (Al-Baqoroh: 45) Kembali, ajaran agama kita terbukti kebenarannya secara ilmiah. Mari kita coba! - ahi

(Sumber: Syarqawi Dhofir)

LAPANG DADA

Istilah lapang dada, secara simbolik digunakan Allah SWT untuk menunjuk orang-orang yang kepadanya Ia berkenan memberi petunjuk atau hidayah, terutama hidayah iman dan Islam. Karena itu, seperti dituturkan Muhammad Ghazali dalam bukunya Khuluq al-Muslim, tak ada nikmat dan anugerah yang amat besar selain nikmat bersih hati dan lapang dada. 

Allah berfirman, ''Siapa-siapa yang Allah menghendaki akan memberikan kepadanya petunjuk, maka Dia melapangkan dadanya. Dan siapa-siapa yang dikehendaki Allah kesesatannya, maka Allah menjadikan dadanya sesak dan sempit'' (Q. S. 6: 125).

Nabi Muhammad SAW sendiri, disebut Allah SWT sebagai orang yang telah dilapangkan dadanya (Q. S. 94: 1). Menurut Muhammad Ali al-Shabuni dalam buku tafsirnya Shafwat al-Tafasir, yang dimaksud dengan dilapangkan dadanya ialah bahwa hati Nabi SAW telah dipenuhi dengan iman, diterangi dengan cahaya kebajikan dan kebenaran, serta disucikan dari berbagai kotoran dan dosa-dosa. Di dalam dada yang lapang dan hati yang bersih itulah bersemayam iman dan takwa. ''Tempat takwa itu di sini!'' sabda Nabi Muhammad SAW, sambil menunjuk ke dadanya.

Dalam suatu riwayat disebutkan bahwa Abdullah bin 'Amr dibikin penasaran oleh ''keistimewaan' ' salah seorang Anshar. Pasalnya, setiap kali melihat orang itu, Nabi SAW selalu berkata, ''Ini dia calon penghuni surga!'' Setelah diteliti dan diselidiki, Abdullah menjadi tahu keistimewaan orang itu. Dia adalah orang yang bersih hati dan lapang dada. (H.R. Ahmad).

Orang yang bersih hati dan lapang dada, seperti dikemukakan di atas, tak lain adalah orang-orang yang mampu menekan secara maksimal kecenderungan- kecenderungan buruk yang ada dalam dirinya, seperti rasa benci, dengki, iri hati, dan dendam kusumat. Sebaliknya, ia juga mampu dan berhasil mengembangkan potensi-potensi baik yang ada dalam dirinya menjadi kualitas-kualitas moral (akhlaq al-karimah) yang nyata dan aktual dalam kehidupannya.

Hanya orang yang lapang dada dan bersih hati seperti itu mampu dan sanggup mencintai saudaranya seperti mencintai dirinya sendiri, seperti dianjurkan oleh Nabi SAW. Juga hanya orang seperti itu yang dapat merasa senang dan gembira apabila melihat saudaranya mendapat kebaikan dan anugerah dari Allah SWT. 

Orang yang demikian itu pula yang kelak akan mendapat perlindungan dari Allah SWT. Firman-Nya, ''(Ingatlah) pada hari di mana harta dan anak-anak laki-laki tidak berguna, kecuali orang-orang yang menghadap Allah dengan hati yang bersih dan lapang.'' (Q.S. 26:89). Semoga kita menjadi orang yang selalu berlapang dada. - ahi

(Sumber: A. Ilyas Ismail, MA)

There are three types of people in this world : those who make things happen, those who watch things happen and those who wonder what happened. We all have a choice. You can decide which type of person you want to be. I have always chosen to be in the first group (Mary Kay Ash)

Every man's work, whether it is literature or music or pictures or architecture or anything else, is always a portrait of himself (Samuel Butler)

Productive work is the central purpose of a rational man's life, the central value that integrates and determines the hierarchy of all his other values (Ayn Rand)

Be of a good cheer. Do not think of today's failures, but of the success that may come tomorrow. You have set yourselves a difficult task, but you will succeed if you persevere; and you will find a joy in overcoming obstacles. Remember, no effort that we make to attain something beautiful is ever lost (Hellen Keller)

QUESTIONS ARE THE ANSWERS - The important thing is not to stop questioning. Curiosity has its own reason for existing. One can't help but be in awe when he contemplates the mysteries of eternity, of life, of the marvelous structure of reality. It's enough if one tries merely to comprehend a little of this mystery every day. Never lose a holy curiousity (Albert Einstein)

BERSYUKUR dan BERSABAR ...

Pada zaman khalifah al-Manshur, salah seorang menterinya, Al-Ashma'i, melakukan perburuan. Karena keasyikan mengejar buruannya, ia terpisah dari kelompoknya. Ia tersesat dalam padang sahara.

Ketika rasa haus mencekamnya, dalam kejauhan ia melihat sebuah kemah. Terasing dan sendirian. Ia memacu kudanya ke arah sana dan menemukan penghuni yang memukau: perempuan muda dan jelita. Ia meminta air. Perempuan itu berkata, "Ada air sedikit, tetapi aku persiapkan hanya untuk suamiku. Ada sisa minumanku. Kalau engkau mau, ambillah."

Tiba-tiba wajah perempuan itu tampak siaga. Ia memandang kepulan debu dari kejauhan. "Suamiku datang," katanya. Wanita itu kemudian menyiapkan air minum dan kain pembersih.

Lelaki yang datang itu lebih mudah disebut bekas manusia. Seorang tua yang jelek dan menakutkan. Mulutnya tidak henti-hentinya menghardik istrinya. Tidak satupun perkataan keluar dari mulut perempuan itu. Ia membersihkan kaki suaminya, menyerahkan minuman dengan khidmat, dan menuntunnya dengan mesra masuk ke kemahnya.

Sebelum pergi, Al-Ashma'i bertanya, "Engkau muda, cantik, dan setia. Kombinasi yang jarang sekali terjadi.  Mengapa engkau korbankan dirimu untuk melayani lelaki tua yang berakhlak buruk."

Jawaban perempuan itu mengejutkan, "Rasulullah Muhammad SAW bersabda, agama itu terdiri dari dua bagian: syukur dan sabar. Aku bersyukur karena Tuhan telah menganugerahkan kepadaku kemudaan, kecantikan, dan perlindungan. Ia membimbingku untuk berakhlak baik. Aku telah melaksanakan setengah agamaku. Karena itu, aku ingin melengkapi agamaku dengan setengahnya lagi, yakni bersabar."

Boleh jadi kisah ini bias jender dilihat dari satu perspekif. Tetapi, kisah ini menunjukkan keputusan rohaniah ketika menetapkan pilihan, dari perspektif yang lain.

Ia memilih menyempurnakan agamanya, dengan menambahkan sabar setelah syukur.

Bersyukur adalah belajar memperhatikan anugerah, yang sebetulnya jauh lebih banyak dan lebih bernilai ketimbang musibah.

(dari Renungan Idul Fitri, oleh Jalaluddin Rakhmat - beberapa tahun silam)

LESS TALK, DO MORE ...

For the last few weeks, I have to admit that I'm very disappointed, seeing people around me are wasting time for unproductive attitudes. Formerly, I expect them to have the same commitment to work and reach the highest productivity value. But unfortunately, I'm wrong. They are not the type I expected. They are hard-workers, but they are also people who puts pleasure first on top of all duties.

Since June 22 and 24, I tried to 'canalized' my feelings by working like hell. I 'pushed' myself and proofed that in my old days, I still can keep my commitment, I still can work to meet deadlines, and I still can be productive. I know, this is the type of a perfectionist. So, what?

It's not wrong at all. It's not a mistake or taboo. I know very well, that I'm not able to reach 100, because I'm only a common human. But if I'm working seriously, full of concentration, full of commitment and integrity, full of dedication to my duties, I'll reach at least the nearest point to 100, whatever it is.

That's why I loved the commercial jargon ... TALK LESS DO MORE. I like also the quote: "What it is that stands higher than words? Action. What is it that stands higher than action? Silence ..." 

For the last four days, I proofed myself that I can reach something, by working without 'too much talk'. I'm trying to muse the meaning of "True silence really means going deep within yourself to that place where nothing is happening, where you transcend time and space. ... Silence is the ultimate reality"

"I don't know the key to success, but the key to failure is trying to please everybody", and I don't want to please everybody only for their sake.

"The world would be happier if men had the same capacity to be silent that they have to speak" ... that's why, I don't want to be a man with 'big mouth', 'haughty', 'full with arrogance'. or ... being a 'prig'.

Fourth of July ...

Let eagle shriek from lofty peak
The never-ending watchword of our land;
Let summer breeze waft through the trees
The echo of the chorus grand.
Sing out for liberty and light,
Sing out for freedom and the right.
Sing out for Union and its might,
O patriotic sons.

(part of The Stars and Stripes Forever, by John Philip Sousa, 1897)

PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 4)

Ada tiga tahap penyelenggaraan event yang harus dilalui, baik oleh perusahaan maupun oleh EO. Ketiganya adalah :

TAHAP KERJA : Pre-Event

PEKERJAAN antara lain
• Perencanaan, penyusunan kerangka acuan (term-of-reference), pra-proposal dan proposal akhir, yang kemudian menjadi Pedoman Kerja
• Menghubungi dan menjalin komitmen/kerja sama dengan pihak-pihak pendukung penyelenggaraan event (pihak terkait)
• Promosi dan publikasi yang ditujukan untuk membangun public awareness
• Pada penyelenggaraan pameran, promosi dan publikasi di tahap ini disebut juga tahap ExProm (exhibitor’s promotion – promosi untuk mendapatkan peserta pameran) dan VisProm (visitors promotion – promosi untuk mengupayakan kehadiran pengunjung pameran)
• Pengusahaan dan pengupayaan keikut sertaan sponsor pun dilakukan di tahap ini
• Apabila diperlukan pembicara (pada conventions), maka upaya mendapatkan konfirmasi darinya diperlukan sedini mungkin di tahap ini
• Pemesanan tempat untuk hotel, board & lodging, transportasi dan yang sejenisnya juga dilakukan di tahap ini, mengingat kemungkinan adanya peak-season
• Hampir semua pembiayaan awal (advance payment) dilakukan di tahap ini, sementara pendapatan dana (revenue/incoming fund) belum tentu bisa diperoleh cepat
• Persetujuan, komitmen dan kesepakatan mendasar harus mantap dan tidak mudah berubah di tahap ini – baik dari dalam tim pelaksana maupun dari pimpinan perusahaan
• Di tahap ini pulalah, sebaiknya ditentukan dan dipastikan, event akan dikerjakan oleh siapa – sendiri atau EO?
• Praktis di tahap ini, diperlukan kemampuan perencanaan, mental, teamwork, dan ‘otak’ – “Failing to prepare means prepare to fail”

TAHAP KERJA : Event Period

PEKERJAAN antara lain
• Di tahap ini praktis stamina dan kondisi fisik lebih diutamakan, karena semua pekerjaan harus dilaksanakan berdasarkan Pedoman Kerja
• Tahap ini sebetulnya dimulai 24 jam sebelum acara dimulai – karena 24 jam tersebut adalah masa kristis. Tidak banyak perubahan yang bisa dikerjakan apabila harus terjadi
• Pada penyelenggaraan pameran, promosi dan publikasi di tahap ini disebut juga tahap PaS (promotion-at-show)
• Teamwork dan leadership sangat diperlukan
• Manajemen Operasional memegang peran penting
• Pembagian tugas perlu dilaksanakan secara konsekwen dan konsisten
• Diperlukan Person-In-Charge atau Project Coordinator yang trampil
• Sebaiknya semua pekerjaan diperiksa dengan menggunakan check list sheet (lembar Daftar Periksa)
• Ketepatan waktu (on-time performance) sangat penting, agar tidak terjadi efek bola salju (snow ball effect) yang buruk

TAHAP KERJA : Post Event

PEKERJAAN antara lain
• Tahap evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk kelancaran acara, penyelenggaraan, sponsor, kerja sama dengan pihak-pihak terkait, kepesertaan, dlsb.
• Simak apa saja yang berhasil diperoleh dari penyelenggaraan event ini – financial profit, portfolio/reference, network & database, endorsement, satisfactory, memorable & phenomenal, atau apa?
• Rapikan semua dokumentasi – foto, video, dokumen
• Siapkan laporan tertulis terperinci dan sistematis
• Kalau ada pemberitaan di media, maka penyusunan clipping juga perlu dilakukan
• Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang
• Sampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih secara tertulis atau kunjungan kepada semua pihak yang mendukung dan membantu sehingga event ini terselenggara dengan baik dan lancar
• Kalau event berkala, praktis tahap ini sekaligus adalah tahap pre-event untuk event berikutnya

Secara ringkas, dasar-dasar event management selalu berlandaskan pada :
• Perencanaan (planning) yang teliti, seksama dan sedini mungkin adalah kunci keberhasilan
• Penjadualan kerja (scheduling) yang terperinci dan sistematis, sebaiknya dijadikan unsur pedoman kerja
• Pembagian tugas (job description) yang sesuai dengan ketrampilan dan kemampuan setiap personil akan bermanfaat
• Kepemimpinan (leadership) yang baik akan menghasilkan tim kerja yang kokoh/kompak (solid) dan penuh dedikasi
• Kebijaksanaan (policy) yang tepat mampu mencegah complaint yang berkepanjangan.

(BERSAMBUNG)

NAIWAN AKO SA INYO ...

Naiwan ako sa kanya, naiwan ako ng kanyang hawakan at yakapin ......... 

The same feeling came again.  Pakiramdam nag-iisa ......... it was so empty. How can I mend an empty feeling? It's so heavy for me tonight. I need somebody to talk with, to share my burden. I need her tonight. 

Siya lumipas ang layo ng anim na taon na ang nakalipas. Ito ay mabigat para sa akin upang dalhin ang lahat ng. Nawala ko ang kanya. Lahat ng nararamdaman ng mabibigat at walang laman. Sata miss namatay ang aking asawa.

This is all about you ... aking mahal huli asawa ...

Hold faithfulness and sincerity as first principles. 
Confucius (551 BC - 479 BC), The Confucian Analects

A Dialogue ... two weeks ago ...

>  hidup ini menurut sy tdk adil, maksudnya hidup di dunia ini
<  apa sih keadilan itu? mana ada manusia yang bisa adil?
>  maksudnya tidak seimbang
<  yg ada kan yg menang dan yg kalah; buat yg menang, itulah keadilan, tapi buat yg kalah terasa tidak adil kan?
    yg bisa adil cuma Allah atau suruhan Allah, seperti para Nabi
>  tapi lebih parah kalau sudah benar2 berusaha tapi kalah
<  maka dari itu saya tidak pernah percaya WIN WIN SOLUTION ....yg ada cuma MUTUAL BENEFIT
>  padahal dia sdh melakukan yg paling baik yg dia bisa
<  ngga apa, kalah sesdh perjuangan dan usaha maupun upaya punya nilai tambah ...nilai tambahnya adalah mengukur kemampuan diri
    gagal sifatnya relatif kok; gagal di mata siapa?
>  diri sendiri (paling parah)
<  kalau ada orang yg menganggap dirinya gagal ..., itu kebodohannya sendiri (saya pernah mengalaminya) ... 
    lha wong Allah saja belum menjatuhkan vonis kalau dia gagal kok
    gagal harus bisa bangun dan bangun lagi
    tapi kalau gagal di hal yg sama lebih dari 2 x, itu namanya kebodohan sendiri

(partly edited from an IM dialogue)

SPECIAL NOTES for a Friend ...

This is a special NOTES for a good friend at Dhoha ...

The following QUOTES (from my collection) are for you. Remember, LIFE IS TOO SWEET TO BE BITTER.

GRATEFUL and PATIENCE, plus SINCERE ... that's the key

IF WE DON'T SUCCEED, WE RUN THE RISK OF FAILURE

YOU MAY BE DISAPPOINTED IF YOU FAIL, BUT YOU ARE DOOMED IF YOU DON'T TRY

SUCCESS ISN'T PERMANENT, AND FAILURE ISN'T FATAL

Don't be discouraged by a failure. It can be a positive experience. Failure is, in a sense, the highway to success, in as much as every discovery of what is false leads us to seek earnestly after what is true, and every fresh experience points out some form of error which we shall afterwards carefully avoid

It is possible to fail in many ways...while to succeed is possible only in one way

I don't know the key to success, but the key to failure is trying to please everybody

I can't give you a sure-fire formula for success, but I can give you a formula for failure: try to please everybody all the time

If you have made mistakes, even serious ones, there is always another chance for you. What we call failure is not the falling down but the staying down

We all have a few failures under our belt. It's what makes us ready for the successes

Success is the ability to go from one failure to another with no loss of enthusiasm

Have you heard that it was good to gain the day? I also say it is good to fall, battles are lost in the same spirit in which they are won

GOOD PEOPLE ARE GOOD BECAUSE THEY'VE COME TO WISDOM THROUGH FAILURE

YOU ALWAYS PASS FAILURE ON THE WAY TO SUCCESS.

So, keep smiling ......... the world is in front of you ...

PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 3)

Ada empat kemungkinan diselenggarakannya sebuah event, dalam kaitan kepemilikan event (host atau yang punya hajat) :
• EO yang menciptakan, memiliki dan menyelenggarakan event tsb.sendiri
• EO yang menyelenggarakan sebuah event berdasarkan pesanan/penunjukan (tailor made/customized)
• EO yang menciptakan event, tetapi yang menjadi Host adalah pihak lain, agar event tsb. bisa dipasarkan secara meluas
• EO yang menyelenggarakan sebuah event karena menang dalam proses bidding/pitching, berdasarkan peluang yang ditawarkan oleh pemilik (Host) melalui Invitation-to-Bid atau Request-for-Proposal (RFP).

Keberhasilan penyelenggaraan sebuah event (apapun jenisnya dan oleh siapapun – oleh EO maupun oleh PR perusahaan), sangat tergantung pada kerja sama yang erat dan serasi dengan berbagai pihak. Berikut ini adalah daftar pihak-pihak terkait dalam penyelenggaraan sebuah event (tergantung pada jenis event).

• Pengelola Tempat (venue management)
• Pemasok Tenaga Kerja (temporary staff provider)
• Perusahaan Periklanan (advertising agency)
• Perusahaan/Konsultan PR (PR consulting firm)
• Media/Press/TV/Radio
• Pemasok jasa boga (catering provider)
• Kedutaan, kantor Pemerintah (embassy, government offices)
• Spesialis TI (IT specialist)
• Hotel, Biro Perjalanan (hotel, travel bureau)
• Transportasi (transportation, airlines)
• Spesialis dekorasi (decoration specialist)
• Penata rias (make up)
• Artis, model, musisi, penyanyi (artist, model, musician, singer)
• Juru foto (photographer)
• Kontraktor (construction provider/contractor)
• EMKU/EMKL (freight forwarder)
• Rumah Produksi, Studio Desain Grafis (production house, graphic design studio)
• Koreografer, Pemandu Acara (choreographer, Master-of-Ceremony)
• Spesialis Tata Cahaya (lighting specialist)
• Spesialis Tata Suara (audio/sound system specialist)
• Percetakan (printer), dll.

Bagi seorang praktisi PR yang bekerja di sebuah perusahaan memang ada dua pilihan … akan mengerjakan sendiri semua event perusahaan, atau menyerahkannya kepada sebuah perusahaan EO. Apa sih untung ruginya di antara kedua pilihan itu ? Atau memadukan kedua pilihan tersebut. Misalnya, event besar diserahkan kepada EO, sementara internal events dikerjakan sendiri. Pilihan ini memang bisa menjadi dilemna, apabila tidak diamati dengan seksama terlebih dahulu.

DIKERJAKAN SENDIRI .........
KEUNTUNGANNYA antara lain:
• Pengendalian dan pengawasan anggaran maupun jadual pekerjaan lebih mudah
• Kreativitas sesuai dengan kebutuhan
• Perubahan2 lebih fleksibel
KERUGIANNYA antara lain:
• Pengerahan staf/personil terasa membebani perusahaan, baik dalam hal waktu, biaya dll.
• Kadangkala malah mengganggu tanggung jawab dan pekerjaan rutin staf/personil

DISERAHKAN KE EO .........
KEUNTUNGANNYA antara lain:
• Perusahaan tidak perlu mengerahkan staf/personil untuk pelaksanaan event tsb.
• Perusahaan tidak perlu berurusan dengan para pemasok kebutuhan event
KERUGIANNYA antara lain:
• Perusahaan harus mengawasi pekerjaan EO secara teratur dan cermat
• Perusahaan harus membayar biaya pelaksanaan ditambah professional fee/management fee EO

 Pada akhirnya yang harus diingat oleh praktisi PR perusahaan adalah tiga hal yang dimiliki oleh perusahaan, yakni keterbatasan (dalam hal informasi, tenaga kerja, waktu, biaya dll.), kebutuhan (dalam hal tujuan dan sasaran event maupun goal nya) dan budaya kerja perusahaan yang tidak selalu sama dengan pihak-pihak lain (irama kerja, kebiasaan, aturan dll.). Ketiga hal ini bisa membuat penyelenggaraan event jadi lebih lancar atau malah semakin tersendat.

 Sebagai salah satu komponen manajemen perusahaan, PR harus mampu menjembatani ketiga hal tersebut. Dan harus disadari pula, bahwa event bukanlah ‘segalanya’ dalam kegiatan public relations. Event hanyalah satu di antara sekian banyak kegiatan corporate public relations. Meskipun pada kenyataannya, event sebagai media below-the-line, cukup efektif dan bersifat 3-dimensi.

(BERSAMBUNG)

Ya Allah, sesungguhnya aku berlindung dengan keridhaan-Mu dari kemurkaan-Mu, juga dengan ampunan-Mu dari siksaan-Mu. Dan aku berlindung kepada-Mu dari (adzab)-Mu. Aku tidak dapat memenuhi pujian pada diri-Mu, seperti yang Engkau puji diri-Mu sendiri (HR. at-Tirmidzi)

SABAR ...

Mudah mengatakannya. Tetapi tidak mudah melakukannya. Apalagi kalau kesabaran itu dibutuhkan pada saat kita sedang berada dalam posisi sulit untuk ... bersabar.

Patience is the greatest of all virtues (Brian Adams) - seandainya saja ... setiap orang mau melaksanakannya, maka betapa indahnya kehidupan di dunia ini. Dari segudang kebajikan manusia, terutama di saat tidak memiliki apa-apa, barangkali kesabaranlah yang paling bernilai. Kesabaran ternyata mampu menguatkan iman kita. Bahkan segantang otak brilian pun belum tentu mampu menandingi apa yang disebut kesabaran - a handful of patience is worth more than a bushel of brains (Dutch proverb).

Meskipun demikian, patience has its limits; take it too far, and it's cowardice, kata George Jackson (1941-1971). Kegundahan, kegelisahan, rasa was-was dan kekhawatiran yang berlebihan, perasaan kesal yang mendalam, ketidak puasan, kekecewaan, dan segudang emosi terpendam lainnya membutuhkan obat yang mujarab. Patience is the best remedy for every trouble, kata Titus Maccius Plautus (254BC-184BC). 

Have courage for the great sorrows of life and patience for the small ones; and when you have laboriously accomplished your daily task, go to sleep in peace. God is awake (Victor Hugo 1802-1885). Di balik itu semua, ada sebuah pelajaran kehidupan yang paling bernilai untuk dipelajari dengan seksama dan cermat ... KEIKHLASAN ... sincere ...

Kesabaran yang terkendali akan memberikan kita peluang untuk mempelajari tahap berikutnya tersebut.