PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 3)

Ada empat kemungkinan diselenggarakannya sebuah event, dalam kaitan kepemilikan event (host atau yang punya hajat) :
• EO yang menciptakan, memiliki dan menyelenggarakan event tsb.sendiri
• EO yang menyelenggarakan sebuah event berdasarkan pesanan/penunjukan (tailor made/customized)
• EO yang menciptakan event, tetapi yang menjadi Host adalah pihak lain, agar event tsb. bisa dipasarkan secara meluas
• EO yang menyelenggarakan sebuah event karena menang dalam proses bidding/pitching, berdasarkan peluang yang ditawarkan oleh pemilik (Host) melalui Invitation-to-Bid atau Request-for-Proposal (RFP).

Keberhasilan penyelenggaraan sebuah event (apapun jenisnya dan oleh siapapun – oleh EO maupun oleh PR perusahaan), sangat tergantung pada kerja sama yang erat dan serasi dengan berbagai pihak. Berikut ini adalah daftar pihak-pihak terkait dalam penyelenggaraan sebuah event (tergantung pada jenis event).

• Pengelola Tempat (venue management)
• Pemasok Tenaga Kerja (temporary staff provider)
• Perusahaan Periklanan (advertising agency)
• Perusahaan/Konsultan PR (PR consulting firm)
• Media/Press/TV/Radio
• Pemasok jasa boga (catering provider)
• Kedutaan, kantor Pemerintah (embassy, government offices)
• Spesialis TI (IT specialist)
• Hotel, Biro Perjalanan (hotel, travel bureau)
• Transportasi (transportation, airlines)
• Spesialis dekorasi (decoration specialist)
• Penata rias (make up)
• Artis, model, musisi, penyanyi (artist, model, musician, singer)
• Juru foto (photographer)
• Kontraktor (construction provider/contractor)
• EMKU/EMKL (freight forwarder)
• Rumah Produksi, Studio Desain Grafis (production house, graphic design studio)
• Koreografer, Pemandu Acara (choreographer, Master-of-Ceremony)
• Spesialis Tata Cahaya (lighting specialist)
• Spesialis Tata Suara (audio/sound system specialist)
• Percetakan (printer), dll.

Bagi seorang praktisi PR yang bekerja di sebuah perusahaan memang ada dua pilihan … akan mengerjakan sendiri semua event perusahaan, atau menyerahkannya kepada sebuah perusahaan EO. Apa sih untung ruginya di antara kedua pilihan itu ? Atau memadukan kedua pilihan tersebut. Misalnya, event besar diserahkan kepada EO, sementara internal events dikerjakan sendiri. Pilihan ini memang bisa menjadi dilemna, apabila tidak diamati dengan seksama terlebih dahulu.

DIKERJAKAN SENDIRI .........
KEUNTUNGANNYA antara lain:
• Pengendalian dan pengawasan anggaran maupun jadual pekerjaan lebih mudah
• Kreativitas sesuai dengan kebutuhan
• Perubahan2 lebih fleksibel
KERUGIANNYA antara lain:
• Pengerahan staf/personil terasa membebani perusahaan, baik dalam hal waktu, biaya dll.
• Kadangkala malah mengganggu tanggung jawab dan pekerjaan rutin staf/personil

DISERAHKAN KE EO .........
KEUNTUNGANNYA antara lain:
• Perusahaan tidak perlu mengerahkan staf/personil untuk pelaksanaan event tsb.
• Perusahaan tidak perlu berurusan dengan para pemasok kebutuhan event
KERUGIANNYA antara lain:
• Perusahaan harus mengawasi pekerjaan EO secara teratur dan cermat
• Perusahaan harus membayar biaya pelaksanaan ditambah professional fee/management fee EO

 Pada akhirnya yang harus diingat oleh praktisi PR perusahaan adalah tiga hal yang dimiliki oleh perusahaan, yakni keterbatasan (dalam hal informasi, tenaga kerja, waktu, biaya dll.), kebutuhan (dalam hal tujuan dan sasaran event maupun goal nya) dan budaya kerja perusahaan yang tidak selalu sama dengan pihak-pihak lain (irama kerja, kebiasaan, aturan dll.). Ketiga hal ini bisa membuat penyelenggaraan event jadi lebih lancar atau malah semakin tersendat.

 Sebagai salah satu komponen manajemen perusahaan, PR harus mampu menjembatani ketiga hal tersebut. Dan harus disadari pula, bahwa event bukanlah ‘segalanya’ dalam kegiatan public relations. Event hanyalah satu di antara sekian banyak kegiatan corporate public relations. Meskipun pada kenyataannya, event sebagai media below-the-line, cukup efektif dan bersifat 3-dimensi.

(BERSAMBUNG)