PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 4)

Ada tiga tahap penyelenggaraan event yang harus dilalui, baik oleh perusahaan maupun oleh EO. Ketiganya adalah :

TAHAP KERJA : Pre-Event

PEKERJAAN antara lain
• Perencanaan, penyusunan kerangka acuan (term-of-reference), pra-proposal dan proposal akhir, yang kemudian menjadi Pedoman Kerja
• Menghubungi dan menjalin komitmen/kerja sama dengan pihak-pihak pendukung penyelenggaraan event (pihak terkait)
• Promosi dan publikasi yang ditujukan untuk membangun public awareness
• Pada penyelenggaraan pameran, promosi dan publikasi di tahap ini disebut juga tahap ExProm (exhibitor’s promotion – promosi untuk mendapatkan peserta pameran) dan VisProm (visitors promotion – promosi untuk mengupayakan kehadiran pengunjung pameran)
• Pengusahaan dan pengupayaan keikut sertaan sponsor pun dilakukan di tahap ini
• Apabila diperlukan pembicara (pada conventions), maka upaya mendapatkan konfirmasi darinya diperlukan sedini mungkin di tahap ini
• Pemesanan tempat untuk hotel, board & lodging, transportasi dan yang sejenisnya juga dilakukan di tahap ini, mengingat kemungkinan adanya peak-season
• Hampir semua pembiayaan awal (advance payment) dilakukan di tahap ini, sementara pendapatan dana (revenue/incoming fund) belum tentu bisa diperoleh cepat
• Persetujuan, komitmen dan kesepakatan mendasar harus mantap dan tidak mudah berubah di tahap ini – baik dari dalam tim pelaksana maupun dari pimpinan perusahaan
• Di tahap ini pulalah, sebaiknya ditentukan dan dipastikan, event akan dikerjakan oleh siapa – sendiri atau EO?
• Praktis di tahap ini, diperlukan kemampuan perencanaan, mental, teamwork, dan ‘otak’ – “Failing to prepare means prepare to fail”

TAHAP KERJA : Event Period

PEKERJAAN antara lain
• Di tahap ini praktis stamina dan kondisi fisik lebih diutamakan, karena semua pekerjaan harus dilaksanakan berdasarkan Pedoman Kerja
• Tahap ini sebetulnya dimulai 24 jam sebelum acara dimulai – karena 24 jam tersebut adalah masa kristis. Tidak banyak perubahan yang bisa dikerjakan apabila harus terjadi
• Pada penyelenggaraan pameran, promosi dan publikasi di tahap ini disebut juga tahap PaS (promotion-at-show)
• Teamwork dan leadership sangat diperlukan
• Manajemen Operasional memegang peran penting
• Pembagian tugas perlu dilaksanakan secara konsekwen dan konsisten
• Diperlukan Person-In-Charge atau Project Coordinator yang trampil
• Sebaiknya semua pekerjaan diperiksa dengan menggunakan check list sheet (lembar Daftar Periksa)
• Ketepatan waktu (on-time performance) sangat penting, agar tidak terjadi efek bola salju (snow ball effect) yang buruk

TAHAP KERJA : Post Event

PEKERJAAN antara lain
• Tahap evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk kelancaran acara, penyelenggaraan, sponsor, kerja sama dengan pihak-pihak terkait, kepesertaan, dlsb.
• Simak apa saja yang berhasil diperoleh dari penyelenggaraan event ini – financial profit, portfolio/reference, network & database, endorsement, satisfactory, memorable & phenomenal, atau apa?
• Rapikan semua dokumentasi – foto, video, dokumen
• Siapkan laporan tertulis terperinci dan sistematis
• Kalau ada pemberitaan di media, maka penyusunan clipping juga perlu dilakukan
• Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang
• Sampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih secara tertulis atau kunjungan kepada semua pihak yang mendukung dan membantu sehingga event ini terselenggara dengan baik dan lancar
• Kalau event berkala, praktis tahap ini sekaligus adalah tahap pre-event untuk event berikutnya

Secara ringkas, dasar-dasar event management selalu berlandaskan pada :
• Perencanaan (planning) yang teliti, seksama dan sedini mungkin adalah kunci keberhasilan
• Penjadualan kerja (scheduling) yang terperinci dan sistematis, sebaiknya dijadikan unsur pedoman kerja
• Pembagian tugas (job description) yang sesuai dengan ketrampilan dan kemampuan setiap personil akan bermanfaat
• Kepemimpinan (leadership) yang baik akan menghasilkan tim kerja yang kokoh/kompak (solid) dan penuh dedikasi
• Kebijaksanaan (policy) yang tepat mampu mencegah complaint yang berkepanjangan.

(BERSAMBUNG)