PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 5)

Masalah lain yang penting dalam penyelenggaraan event adalah masalah anggaran (budgeting). Memang setiap perusahaan mempunyai dua pilihan : ‘A-ke-Z’ atau ‘Z-ke-A’ ? Artinya, bikin konsep baru bicara soal biaya, atau konsep dibuat berdasarkan ketersediaan dana. Apa yang penting perlu diperhatikan kalau kita membahas soal budgeting ?

• Penting, bukan hanya untuk prakiraan laba rugi penyelenggaraan event, tetapi juga untuk mengukur efisiensi dan efektivitas pemakaian anggaran > sangat terasa pada corporate event (menggunakan anggaran perusahaan), wedding (keterbatasan anggaran kedua mempelai) dan non-commercial event (karena tidak ada yang dijual).
• Kalau untuk keperluan commercial event, jelas anggaran sangat penting, karena terkait dengan kelangsungan perusahaan penyelenggara sebagai badan hukum yang harus membiayai segala sesuatunya
• Buatlah anggaran serinci mungkin – berlaku untuk format apapun – untuk menghindari ‘biaya tak terduga’ yang berkelebihan > pisahkan biaya tetap dan biaya tidak tetap, dengan jelas.

BUDGET COMPONENT
(in general/basic terms – not valid for all events)

Venue & facilities
(lokasi/ruang & fasilitas)

~ Beberapa lokasi (venue) menggunakan standar US Dollar
~ Perlu diperhatikan biaya sewa lokasi sudah termasuk apa saja
~ Di hotel-hotel pada umumnya tidak ada biaya sewa ruangan secara khusus, karena pembebanan biaya sudah dimasukkan ke dalam biaya per orang (pax), termasuk food & beverage
~ Di kebanyakan lokasi, biaya sewa masih akan ditambah Ppn 10% dan Service Charge 11% (dikenal dengan istilah “++”)
~ Beberapa lokasi memberlakukan biaya sewa berbeda untuk pemakaian ruangan saat persiapan dan pemakaian ruangan saat acara berlangsung
~ Mengingat padatnya jadual kegiatan yang ada (khususnya di kota-kota besar seperti Jakarta, Bandung, Surabaya dll.), maka sebaiknya melakukan reservation sedini mungkin

Licenses & Permits
(lisensi, perijinan)

~ Semua event memerlukan ijin, kecuali internal event yang bersifat terbatas (minimal ijin keramaian dari pihak kepolisian)
~ Apabila diselenggarakan di hotel, seringkali bisa mendapat bantuan pihak manajemen hotel untuk pengurusannya
~ Perijinan untuk commercial event atau event yang bersifat internasional biasanya lebih pelik (mis. untuk pameran dagang internasional, konvensi internasional dll.)
~ Salah satu faktor yang memudahkan proses perijinan adalah apabila keabsahan bisnis perusahaan EO itu sendiri sudah ada (sulit mendapatkan ijin2 apabila EO nya perorangan)


Construction works
(pekerjaan konstruksi)

~ Pembangunan gerai (booth) di pameran, pentas/panggung (stage) di konvensi dan corporate anniversary, entrance gate di international conference, registration desk di pameran dagang, dll. adalah hasil kerja para Event Contractor (Event Construction Provider)
~ Ada yang harus dipesan (purchased) dan ada yang bisa disewa saja (rental basis)
~ Faktor desain juga turut berpengaruh pada biaya konstruksi
~ Ada beberapa lokasi yang sudah menyediakan beberapa keperluan konstruksi, mis. movable stage, entrance gate dari balon, pelaminan untuk wedding occasion, dll.
~ Tidak semua event memerlukan pekerjaan konstruksi
~ Event yang tidak ingin menggunakan public hall atau hotel, tetapi ingin diadakan di area terbuka, memerlukan kerja konstruksi yang tidak kecil ( tenda ber AC dll.)


F&B / Catering
(jasa boga)

~ Biaya catering biasanya dihitung per kepala/orang (pax) dan sangat tergantung pada set menu yang dipilih – bahkan di hotel2 berbintang lima juga tergantung pada cara penyajiannya (served atau buffet)
~ Di beberapa lokasi, biaya catering masih akan ditambah 10% PPn dan 11% service charge (disebut 21% Tax & Service atau “++”)

Promotion
(promosi)

~ Komponen penting bagi commercial event
~ Jenis media meliputi media cetak, elektronik, luar ruang dll.
~ Lokasinya bisa outdoor maupun indoor
~ Destinasi bisa di dalam dan di luar negeri
~ Promosi kadangkala menjadi komponen biaya terbesar di sebuah event, disamping komponen biaya space/venue
~ Bagi non-commercial event, komponen biaya ini bisa ditiadakan
~ Beberapa barang promosi memerlukan proses dari desain, produksi, distribusi, pemasangan, pajak promosi dlsb.

Occasions/Ceremonies
(upacara/acara)

~ Termasuk Opening/Closing Ceremony, Press Gathering, Buyers Night, Welcome Dinner, Social/Spouse Programme, Courtessy Call, Event Launching dll. kalau ada
~ Beberapa occasion memiliki nilai dan kepentingan (value & purpose) ganda > news & promotion value/purpose
~ Harap diingat bahwa occasions/ceremonies juga memerlukan biaya (anggaran terpisah/sub-anggaran), meskipun ada occasion yang bisa disponsori
~ Di beberapa negara, jumlah occasion sudah banyak dikurangi untuk commercial event

Printing Materials
(barang cetakan)

~ Biaya melibatkan seluruh proses pengadaannya - desain, produksi/pencetakan, distribusi dan kelengkapan
~ Jenisnya termasuk undangan (untuk berbagai keperluan), tanda masuk/pengenal (entrance ticket, admission pass, ID-badges), site/floor plan, directory (buku panduan), newsletter (kalawarta), proceedings (makalah), pamphlets, poster, flyer, leaflet, folder dlsb.
~ Termasuk penggandaan makalah (hand-out) dll.
~ Jumlah produksi (tiras) sangat berpengaruh pada biaya

Public Relations
(kehumasan)

~ Termasuk berbagai kegiatan keperluan Media/Press Relations, a.l. pengadaan press/news release, press kit, penyelenggaraan press conference, pengadaan lokasi untuk Press Center dengan berbagai fasilitasnya (mirip business center) dan press souvenirs, pemuatan advertorial dll.
~ PERHATIAN: sesuai peraturan yang ada, dilarang memberikan uang tunai kepada press/media ! Kecuali untuk keperluan produksi acara atau produksi tambahan yang bersifat resmi. Anggarkan saja pembuatan souvenirs atau usable goods bagi keperluan press
~ Untuk event yang besar atau commercial, lebih baik dikerjakan oleh PR firm/consultant yang profesional, dan mereka yang harus mengajukan anggarannya kepada perusahaan pemesan

Operation
(operasional)

~ Termasuk untuk lodging (penginapan untuk organizer personnel yang dekat dengan venue), security di dalam dan luar event, cleaning service sebelum dan selama event, gudang (storage room) yang harus disewa, supplies/stationeries & documentation items (sejak pre-event sampai post-event), transportation cost sejak pre-event sampai post-event
~ Sebagian besar biaya Operation adalah biaya tidak tetap (yang bisa berubah sewaktu-waktu)
~ Beberapa diantaranya dikenakan PPn 10%
~ Sebagian besar biaya Operation bersifat “estimated”

Properties (props)
(peralatan/perlengkapan)

~ Hampir semua property sifat pengadaannya disewa (rental base)
~ Lighting (tata lampu), sound system (tata suara), stage (pentas / panggung), costume (kostum), decoration (dekorasi) dll.
~ Di entertainment event, convention dan outdoor event, komponen biaya property akan terasa cukup besar
~ Biaya sewa seringkali sudah termasuk dengan biaya tenaga kerja (operator/engineer/technician), dlsb. > mis. sewa copying machine
~ Ada property yang disewa berdasarkan per jam (hourly base), tetapi ada juga yang per hari (daily base) atau paket (package base)
~ Pemasoknya bisa dari pihak event contractor atau kadangkala dari pihak venue management
~ Kalau internal corporate event, praktis menggunakan property yang sudah dimiliki (inventory)
~ ATK (office stationery & supplies) termasuk di kelompok komponen ini

Professional Fees
(honorarium profesional)

~ Convention, entertainment event, beberapa corporate event, dan beberapa event lainnya memerlukan para profesional di bidangnya masing-masing, seperti Master-of-Ceremony (MC), artis / musisi / penyanyi / model, performer, temporary staff, usher/runner, penerjemah, dlsb.
~ Professional Fee bagi mereka sering juga disebut honorarium profesional
~ Ada EO yang sudah memiliki hak memungut PPh (pajak penghasilan) dari para performer
~ Semua Professional Fee sebaiknya dilunasi sebelum acara dimulai
~ Kadangkala para performer juga memerlukan fasilitas lainnya (mis. board & lodging)

Commissions & Royalty
(komisi & royalty)

~ Komisi diberikan hanya kepada pihak-pihak terkait (bisa perorangan atau perusahaan) yang langsung membantu penyelenggaraan event, mis. sales commission kepada sales force sebuah commercial exhibition (ada kesepakatan besar persentase yang diberikan)
~ Royalty diberikan kepada pihak-pihak (a.l. organisasi) yang juga membantu kelancaran event atau mendukung event tsb.
~ Besar commission atau royalty tergantung pada kesepakatan / perjanjian antara EO dan pihak-pihak terkait

Management / Handling Fee & Taxes
(honorarium penyelenggara dan pajak-pajak)

~ Termasuk biaya lembur, berbagai macam pajak yang harus dibayar EO, handling fee bagi EO (tidak ada standar resmi, tetapi berkisar antara 7-15% pada umumnya - sangat tergantung pada tingkat kesulitan, ketersediaan waktu pekerjaan, jumlah account keseluruhan, ketersediaan anggaran awal dari klien/sponsor dan hubungan dengan klien)
~ Kalau ada dana yang mau disumbangkan (donation/charity), maka juga harus dianggarkan di komponen ini
~ Biaya Tak Terduga (Contingency) bervariasi dari 2,5 sampai 10% - beberapa perusahaan sudah mulai menghindari komponen ini
~ Disamping PPn 10% yang sudah kita temui di komponen-komponen anggaran lainnya, maka penyelenggaraan event juga sering terlibat dengan pajak-pajak penghasilan perorangan dan perusahaan, pajak hiburan/tontonan, pajak reklame, dlsb.

(BERSAMBUNG)