Corporate Event Management (2)

SIFAT CORPORATE EVENT, AUDIENCE ………

Sebagaimana sudah diketahui, corporate events memang diperuntukkan bagi kepentingan perusahaan/organisasi (dan sejenisnya), sehingga kepentingan perusahaan/organisasi lah yang menjadi kepentingan utama. Budaya perusahaan/organisasi menjadi faktor yang sangat berpengaruh, di samping beberapa faktor lainnya.

Dengan demikian corporate event akhirnya harus menyandang beberapa sifat yang sangat terkait dengan kepentingan tersebut.

·      PREVENTIVE - event yang diselenggarakan untuk keperluan pencegahan; mis. in-house training tentang peningkatan pelayanan bagi customer (in-house training nya bagian event, peningkatan pelayanannya bagian customer relations dan marketing), yang bertujuan untuk mencegah terjadinya complaints

·      CURATIVE - event yang diselenggarakan untuk penanggulangan; mis. press conference terhadap suatu peristiwa/bencana/musibah yang dialami oleh perusahaan

·      EVALUATIVE - event yang diselenggarakan untuk menilai/evaluasi; mis. appreciation reward event bagi karyawan yang berprestasi

·      SPECIAL - event yang diselenggarakan untuk peristiwa-peristiwa khusus; mis. Halal Bihalal, Natal bersama, perayaan corporate anniversary, product launching.

Kadangkala ada corporate event yang menyandang lebih dari 1 sifat. Sebuah corporate anniversary event, apabila melibatkan seluruh karyawan, mengundang mitra dan rekanan, akan menyandang misi dari sifat-sifat “special” (karena acara khusus tahunan), dan “evaluative” (karena sekaligus merupakan visualisasi evaluasi masa kerja tahun terdahulu).

SIAPA saja yang sebenarnya terlibat di dalam perusahaan/organisasi atas terselenggaranya sebuah event?

·      Salah seorang pimpinan puncak (dari Board-of-Directors atau sejenisnya), karena diperlukan kecepatan pengambilan keputusan pada beberapa hal tertentu

·      Apabila di perusahaan/organisasi tersebut ada Public Relations Dept. atau Bagian Humas, maka mereka juga akan terlibat banyak

·      Perusahaaan/organisasi yang tidak memiliki PR/Humas, seringkali menyisipkan pekerjaan ini kepada Corporate Secretary (di perusahaan) atau Sekretariat Jenderal (di organisasi)

·      General Affair (di perusahaan) atau Bagian Umum/Rumah Tangga (di organisasi) sering terlibat karena kebutuhan pemakaian barang2 inventaris, dukungan logistik dll.

·      Di beberapa perusahaan, bagian pemasaran (Marketing Dept) seringkali terlibat untuk kepentingan tertentu (marketing gathering, product launching, dll)

·      Dan terakhir … yang tidak dapat dikesampingkan sama sekali, adalah … bagian keuangan (Finance Dept di perusahaan)!!

Tentunya keterlibatan bagian2 lain akan sangat tergantung pada jenis event yang diselenggarakan. Dan itupun akan sangat tergantung pada beberapa faktor lainnya:

·      Sesering apakah sebuah event diselenggarakan oleh/untuk perusahaan/organisasi tersebut? Kalau sering (di atas 8 kali per tahun), lebih baik serahkan event tertentu kepada penyelenggara yang profesional

·      Besar atau kecilnya skala bisnis perusahaan tersebut, atau skala kegiatan organisasi – semakin besar skalanya, semakin besar pula resiko yang akan dihadapi

·      Luas atau tidaknya jaringan perusahaan atau organisasi tersebut – perusahaan atau organisasi yang memiliki banyak cabang akan semakin pelik dan rumit mekanismenya

·      Apakah perusahaan/organisasi sudah mencadangkan anggaran tetap setiap tahunnya untuk berbagai event tersebut? Kalau sudah, maka diperlukan ketrampilan personil untuk mengelolanya dengan baik.

Dengan demikian, maka perusahaan/organisasi harus menetapkan, diselenggarakan sendiri atau diserahkan kepada penyelenggara profesional? Lalu apa untung ruginya?

MENGERJAKAN SENDIRI mendatangkan keuntungan:

·      Pengendalian dan pengawasan anggaran maupun jadual pekerjaan lebih mudah, karena semuanya melibat personil sendiri;

·      Kreativitas sesuai dengan kebutuhan;

·      Perubahan2 lebih fleksibel, karena bisa diatur melalui mekanisme yang sudah ada di perusahaan/organisasi;

… dan kerugiannya:

·      Pengerahan staf/tenaga kerja terasa membebani seluruh perusahaan/organisasi karena kadangkala melibatkan bagian2 lain;

·      Kadangkala mengganggu tanggung jawab dan pekerjaan rutin para karyawan/staf di dalam kehidupan kerja sehari-hari.

Bagamana kalau dipercayakan saja ke sebuah EO? Keuntungannya, a.l.:

·      Perusahaan tidak perlu mengerahkan staf/tenaga kerja untuk pelaksanaan event, karena EO sudah mengerahkan stafnya sendiri;

·      Perusahaan tidak perlu berurusan dengan para pemasok kebutuhan event, mis. kontraktor, transportasi, dll.

Lalu kerugiannya?

·      Perusahaan harus mengawasi pekerjaan EO, karena EO tidak hanya melayani 1-2 klien;

·      Perusahaan harus membayar biaya pelaksanaan plus professional fee / management fee EO.

MANA YANG TEBAIK? Saya selalu mengatakannya …. TIDAK ADA YANG TERBAIK dari kedua pilihan tersebut di atas. Keduanya sama baiknya dan sama tidak baiknya!

Penting untuk kita sadari bahwa :

·      Tiap perusahaan/organisasi menyelenggarakan berbagai event, sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya masing²

·      Tiap perusahaan/organisasi mempunyai keterbatasan (dana, personil, pengetahuan/ketrampilan), kebutuhan (beragam) dan budaya kerja yang berbeda satu dengan yang lain, sehingga pola kerjanya tidak semua sama;

·      Tiap perusahaan/organisasi mempunyai pilihan ... KERJAKAN SENDIRI atau ... MINTA BANTUAN EO ..., pilihan ini juga tergantung kesiapan personil, kesiapan anggaran, dan kesiapan-kesiapan lainnya.

Kalau akhirnya kita memutuskan untuk menggunakan jasa EO, maka:

Event manakah yang bisa diserahkan kepada EO? Apakah weekly meeting saja harus dikerjakan oleh EO? EO berspesifikasi apa yang tepat? Adakah EO yang spesialisasi corporate event? Kapan mulai melibatkan EO sebaiknya? Termasuk konsep dan perencanaan kerjanya?

Corporate Event Management (1)

CORPORATE EVENT MANAGEMENT adalah pengetahuan/ketrampilan (skill) tentang manajemen (pengelolaan) penyelenggaraan acara-acara (events) keperluan korporat/perusahaan (corporate), termasuk organisasi, institusi, lembaga dan sejenisnya.

Di International Dictionary of Event Management yang diterbitkan oleh John Wiley & Sons Inc., corporate event didefinisikan sebagai “suatu acara (event) yang disponsori/diprakarsai oleh perusahaan untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran tertentu, seperti menyenangkan pelanggan, memperkenalkan, dan mempromosikan produk atau jasa baru, memberikan insentif atau pelatihan untuk karyawan, serta kegiatan perusahaan lainnya.”

Masih banyak EO (event organizer) yang menganggap bahwa corporate event itu mudah dikerjakannya; sama seperti events lainnya, hanya saja non-commercial. Padahal ada banyak aspek dan faktor yang seringkali terlewatkan oleh para EO, dan bahkan tidak mereka sadari dan kuasai dengan baik.

Corporate Events seringkali diremehkan para penyelenggaranya dan dianggap mudah pelaksanaannya. Padahal ada tanggung jawab yang sangat beresiko di sana ... yakni citra (image) perusahaan/organisasi yang menjadi host/owner acara tersebut. Penyelenggara bertanggung jawab menjaga citra tersebut tanpa terkecuali. Siapapun yang menjadi penyelenggara acara tersebut !

Di samping itu masih ada aspek-aspek budaya perusahaan (corporate culture), nilai bersama kelompok (community collective values), budaya kerja personil perusahaan (working culture), jejaring perusahaan di dalam industri (corporate & business network), dan aspek yang sangat perlu memperoleh perhatian … apa saja program korporat yang diperlukan (corporate program).

Budaya perusahaan mempengaruhi cara orang berfikir dan proses kerja mereka sehari-hari, maupun cara mereka berhubungan dengan orang lain. Memperkuat budaya perusahaan yang sudah ada atau menciptakan yang baru membutuhkan dedikasi dari senior management, didukung dengan top-down approach pada semua aspek kehidupan perusahaan. Corporate event digunakan untuk mengkomunikasikan dan memperkuat falsafah tersebut melalui berbagai kegiatan/acara seperti pelatihan (in-house training), penghargaan bagi karyawan (appreciation reward), maupun anniversaries.

Tidak semua perusahaan setuju dengan falsafah “work hard, play hard”. Karena budaya perusahaan melibatkan nilai-nilai, lingkungan, ritual, jaringan dan kepribadian. Karena corporate event yang baik akan memperkuat dan melegitimasi budaya perusahaan yang ada, dan sebaliknya keberhasilan corporate event tergantung pada kendala dan peluang yang ada di dalam budaya perusahaan.

EO atau penyelenggara wajib merancang sebuah corporate event yang dapat memenuhi dan mencakup semua tujuan kepentingan klien (perusahaan/organisasi/lembaga/institusi) dan sesuai/sejalan dengan budaya korporat tersebut. Tolong diingat bahwa perusahaan memanfaatkan event tersebut sebagai sarana mengkomunikasikan pesan perusahaan. Dan ketika “pesan” tersebut sampai dengan tepat ke semua karyawan (dan keluarga mereka) maupun mitra bisnis perusahaan, maka tanpa disadari event tersebut telah memperluas employee’s pride, ambitious, ego dan bahkan productivity motivation mereka.

Peran dan lingkup corporate event sangat bervariasi, mulai dari single-event sampai multi-event di bawah satu tema yang memayunginya. Untuk dapat mengevaluasi keberhasilan sebuah corporate event, harus ada pernyataan tujuan yang terukur. Tujuan tersebut harus dievaluasi terus menerus pada setiap tahapan perencanaan event (pre-event period/event planning period) untuk memastikan apakah tujuan awalnya tetap tidak bergeser.

Corporate programme biasanya:

·      Dibuat berdasarkan berbagai kebutuhan internal & eksternal perusahaan/organisasi

·      Event adalah salah satu jenis Corporate Promotion & Public Relations Programme (below-the-line / direct approach)

·      Event diusulkan berdasarkan temuan2 perusahaan/organisasi melalui SWOT Analysis yang memerlukan program below-the-line, atau perpaduan program non-event dengan event

·      Disusun tahunan untuk kebutuhan penyusunan anggaran perusahaan dll.