LARI ... sebuah event yang menjanjikan ...

Ketika saya mencantumkan judul di atas, saya sempat merubahnya berkali-kali. Ada keraguan di hati kecil saya, apakah judul tersebut mampu mewakili isi tulisan ini. Tetapi kemudian saya menyadari, bahwa tulisan yang mudah difahami adalah tulisan yang mengandung beberapa unsur (mohon maaf kepada para penulis kondang, kalau anggapan ini keliru) - yakni, sederhana (tidak sulit dimengerti), bahasa yang wajar (tidak menggunakan istilah2 yang penuh misteri dan membingungkan), tidak terlampau banyak 'bunga2 kalimat' (less complicated) dan agak dibumbui dengan humor plus keluguan (supaya tidak membosankan).

Topik utama tulisan kali ini adalah, penyelenggaraan event yang menjanjikan dan mampu memberikan keuntungan (tidak hanya finansial) bagi berbagai pihak terkait (langsung maupun tidak langsung). Tentunya event ini harus memiliki sebuah subjek yang jelas. Dan subjek yang saya pilih kali ini adalah ... lari ...

Lari, adalah salah satu kegiatan yang sangat manusiawi. Buktinya? Kalau terburu-buru ketinggalan kendaraan, pasti kita lari. Kalau takut terlambat memenuhi janji, kita juga lari. Bahkan, kalau takut tertangkap (ini profesi maling), pasti ybs juga lari :)

Di dunia olahaga, lari, sangat beragam. Mulai dari yang paling sederhana, yakni lari 100 meter, sampai beragam jenis lomba lari yang tercatat - mis. 5K (K=kilometer), 10K, 60K, half-marathon, marathon (42.195 kilometer), ultramarathon, bagian dari duothlon dan triathlon, cross country, hashing, road running, trail running, sampai pada lari yang unik seperti Empire State Building Run (1.576 anak tangga ke lantai 86, dimulai sejak 1978, di New York). Bahkan lomba lari, ada yang indoor (tidak semua jenis) dan outdoor.

SURAMADU 10K yang baru2 ini diselenggarakan melintasi jembatan Suramadu, merupakan salah satu outdoor sport event yang turut menambah daya tarik Indonesia di mata dunia internasional. Beberapa tahun silam, Indonesia sudah mencatat event sejenis (Jakarta 10K, Bali 10K, Borobudur 10K) yang diselenggarakan oleh PB PASI. Bali 10K masih tetap diselenggarakan (terakhir pada tgl 9-Aug-2009, 5.000 peserta, dengan tema "A Run For Unity").

Suramadu International Run 10K meskipun mencatat jumlah peserta yang cukup mengangumkan, tetapi juga mencatat beberapa ketidak rapian kerja manajemen penyelenggara. Hal ini sempat membuat Wakil Gubernur Jawa Timur berang. Mulai dari ketersediaan ambulans, kondisi pengeras suara, panggung, dlsb. Demikian pemberitaan yang ada di beberapa media.

Catatan tersebut di atas adalah sebagian kecil dari 'segudang' catatan mengenai lomba LARI – salah satu jenis OUTDOOR SPORT EVENT - subjek ini saya naikkan ke permukaan dengan beberapa alasan berikut ini:

[a] – bagi lomba lari yang diselenggarakan di suatu daerah, maka pemerintah daerah terkait akan turut memperoleh beberapa financial revenue melalui berbagai sumber; bisa dari sektor pajak (macam-macam pajak), sektor bisnis bagi home industry yang ada termasuk sektor pariwisata, sektor pemanfaatan tenaga kerja lokal dlsb. Kesemuanya itu mungkin bisa juga dikategorikan ke dalam salah satu sumber PAD (pendapatan asli daerah). Belum lagi apabila event tersebut sukses, maka daerah tersebut juga akan terangkat namanya dan memberikan prospecting opportunity yang menjanjikan (sepanjang event berlangsung dengan tertib dan baik, disertai keinginan baik pemerintah daerah untuk bersikap positif).

[b] – tenaga kerja lokal jelas akan termanfaatkan, karena mendatangkan tenaga kerja dari daerah lain akan membuat anggaran membengkak. Kecuali tenaga kerja khusus (tenaga ahli) dalam bidang-bidang tertentu keperluan event tadi. Tenaga kerja yang diperlukan tidak hanya dari individu, tetapi juga dari instansi terkait (keamanan, pengaturan lalu lintas, kesehatan).

[c] – secara tidak langsung event ini bisa dijadikan ‘jembatan’ bagi pengusaha di pusat (mis. pengusaha dari Jakarta) untuk mengembangkan pasar ke daerah tersebut, tanpa harus menyelenggarakan marketing event sendiri yang akan cukup menguras biaya. Tentunya juga terbatas pada produk/jasa yang bisa dikaitkan dengan jenis event dan sesuai dengan potensi pasar di daerah tsb.

[d] – berbagai jenis bisnis lokal (hotel, rumah makan, cindera mata, jasa transportasi, penerjemah untuk international event, media, photographer dlsb) juga akan turut menikmati kehadiran event tersebut (perhatikan bagaimana Singapore memanfaatkan kehadiran lomba F1 di sana).

[e] – kalau event tersebut yang semula hanya berskala lokal/nasional bisa dipertahankan konsistensinya dan dijaga mutu penyelenggaraannya, maka tidak tertutup kemungkinan suatu hari akan menjadi sebuah international event yang terdaftar di international calendar-of-event yang teratur dan memperoleh pengakuan (endorsed).

[f] – pengembangan kerja sama antar EO, termasuk kerja sama antara EO yang berdomisili di pusat (Jakarta atau ibukota propinsi) dengan EO lokal.

                                                                                        

Indonesia sudah beberapa kali menyelenggarakan event yang memiliki multiplier potential effect sebagaimana diutarakan di atas, mis. 1st Asian Beach Festival di Bali, international diving di Sulawesi Utara, rally mobil di Sumatera Selatan dlsb. Kesemuanya termasuk jenis outdoor sport event yang cukup rumit persiapannya. Tetapi … LARI …?

Rasanya tidak terlampau rumit mempersiapkan sebuah lomba lari. Tentunya semua aspek harus memperoleh perhatian seksama secara professional. Rute lari, jalan/lintasan yang akan ditempuh, fasilitas kesehatan, fasilitas keamanan (di berbagai lokasi dan rute), fasilitas konsumsi, perijinan yang lengkap, fasilitas informasi bagi semua pihak, personil lapangan yang cukup banyak dan faham terhadap tugas2nya, potensi publikasi dan promosi yang direncanakan secara seksama, adalah sebagian dari aspek-aspek tsb.

Jadi … siapa lagi yang akan lari … maksud saya, siapa lagi yang akan bikin event LARI?

MENJELANG TANDA TANGAN PERJANJIAN KERJA

Berulang kali saya mengingatkan bahwa kerja sama bisnis harus dikuatkan dengan sebuah perjanjian - apapun bentuknya, bisa surat perjanjian kerja (working agreement) apabila ada klausul tentang hak dan kewajiban yang harus diuraikan secara terperinci, termasuk masa/periode kerja, bisa cuma sekedar nota kesepahaman (MOU) apabila kerja sama hanya terbatas pada kesepakatan non-finansial, dan bisa berbagai bentuk lainnya - karena kerja sama bisnis memang memerlukan komitmen tertulis. Bukan karena ketidak percayaan, tetapi lebih kepada keterbatasan daya ingat dan daya rekam setiap orang terhadap komitmen yang disepakatinya.


Inti pembicaraan saya kali ini bukanlah tentang perjanjian itu sendiri. Tetapi justeru mengenai beberapa hal sebelum penandatanganan kerja sama tadi. Secara umum kita tahu bahwa ada pembicaraan lisan (bisa berupa pertemuan makan siang, makan malam, rapat-rapat, diskusi dlsb) sebelum pembicaraan kesepakatan tadi mencapai titik temu. Kadang kala bagi kedua belah pihak yang belum cukup saling mengenal, bahkan proses ini bisa memakan waktu yang cukup lama. Tetapi bagi pihak-pihak yang sudah mengenal, proses ini hanya merupakan formalitas supaya mencapai kesamaan pandangan dan kesepakatan hak maupun kewajiban kedua belah pihak.


Lalu ... kalau kesepakatan sudah diperoleh, termasuk semua hak dan kewajiban, serta pembiayaan yang menyertainya, bahkan draft perjanjian ini sudah disusun dan disampaikan ... apakah ada sanksi apabila tiba-tiba salah satu pihak membatalkan secara sepihak rencana perjanjian ini?


Banyak orang mengatakan hal itu bisa saja terjadi dan tidak diperlukan adanya sanksi terhadap pembatalan tadi. Tetapi sebagian lagi berpendapat lain. Pendapat yang ini mengatakan, bahwa pihak yang dirugikan (yang harus menerima pembatalan tadi) berhak menerima kompensasi atas pembatalan sepihak tersebut (meskipun belum ada kesepakatan tertulis yang ditandatangani). Karena pihak ini mungkin saja sudah menyusun jadual kerja, beberapa persiapan (bisa menyangkut pada materi dan sarana serta prasarana), sehingga dengan kejadian ini, tentunya mereka cukup dirugikan.


Meskipun belum ada kesepakatan tertulis, tetapi dasar kesepakatan kedua belah pihak dialaskan pada sebuah gentleman agreement commitment yang seyogianya dihormati oleh kedua belah pihak. Apalagi kalau alasan pembatalan merupakan alasan yang tidak cukup kuat, atau diragukan kebenarannya (terasa mengada-ada).


Mungkin cukup sulit menentukan bentuk kompensasi. Meskipun pada umumnya orang lalu mempertimbangkannya dengan kompensasi finansial atas kerugian tersebut. Tetapi itupun masih sulit untuk memberikan batasan besar kompensasi yang harus diberikan.


Topik ini saya kemukakan, terutama bagi rekan-rekan yang bergerak di dalam bidang bisnis penyelenggaraan acara (event organizer). Para EO memang dituntut untuk selalu menguatkan kesepakatan mereka dengan berbagai pihak, melalui berbagai bentuk dan macam perjanjian kerja (mis. perjanjian kerja periodik, perjanjian kerja bagi hasil, perjanjian kerja penunjukan, nota kesepahaman/MOU, perjanjian sewa menyewa, perjanjian kerja sponsorship dlsb).


Jadi kira-kira apa cara yang bisa kita pergunakan untuk "menguatkan" kesepakatan tadi (yang belum mencapai tahap penandatanganan perjanjian)? Ada beberapa pola yang bisa dilakukan. Pertama - usahakan agar semua kesepakatan yang semula hanya dalam bentuk lisan (verbal), kini dituangkan secara tertulis (surat, email dll), lalu sertakan semua dokumen tersebut di dalam sebuah berkas yang nantinya akan dijadikan referensi perjanjian dan berkekuatan hukum yang sama dengan perjanjian itu sendiri. Rekan-rekan perusahaan periklanan mempunyai sebuah dokumen/formulir yang sangat mendukung pola ini. Contact Report yang biasanya dikirimkan kepada klien untuk disetujui dan ditandatangani merupakan dokumen yang "kuat". Sumber isi dokumen ini berasal dari setiap pertemuan lisan.


Kedua - pola pembuatan Pre-Agreement juga bisa dilakukan. Tentunya dokumen ini belum cukup diakrabi oleh banyak kalangan. Konsepnya sederhana, lebih mengutamakan hal-hal yang sudah disepakati, tanpa mengutarakan informasi finansial untuk sementara. Jadi fungsinya mirip dengan Contact Report tadi, tetapi bentuk/formatnya mirip dengan sebuah perjanjian.


Semoga informasi ringkas ini bisa menambah perbendaharaan pengetahuan kita bersama. Selamat bekerja dan berkarya. Jangan berhenti berkreasi. Lengkapi diri anda dengan berbagai informasi yang mampu mendukung cita-cita anda.

Try not to be a man of success, but a man of value (Albert Einstein)

Thoughts and words carry little weight: action is where it's at. That raise or promotion you've been waiting for isn't going to fall in your lap. Make the case for yourself: be as assertive as you need to be.

Our bodies are given life from the midst of nothingness. Existing where there is nothing is the meaning of the phrase, "Form is emptiness." That all things are provided for by nothingness is the meaning of the phrase, "Emptiness is form." One should not think that these are two seperate things. (The Hagakure, Tsunetomo Yamamoto)

THERE IS SOME COMFORT IN THE EMPTINESS OF THE SEA, NO PAST, NO FUTURE.
TELL ME HOW HE DIED - I WILL TELL YOU HOW HE LIVED.
I LIKE TO THINK HE MAY HAVE AT LAST FOUND SOME SMALL MEASURE OF PEACE, THAT WE ALL SEEK, AND FEW OF US EVER FIND.
(The Last Samurai)

DO NOTHING WHICH IS OF NO USE.

YOU WIN BATTLES BY KNOWING THE ENEMY'S TIMING, AND USING A TIMING WHICH THE ENEMY DOES NOT EXPECT.

PERCEIVE THAT WHICH CANNOT BE SEEN WITH THE EYE.

PERCEPTION IS STRONG AND SIGHT WEAK. IN STRATEGY IT IS IMPORTANT TO SEE DISTANT THINGS AS IF THEY WERE CLOSE AND TO TAKE A DISTANCED VIEW OF CLOSE THINGS.

(The Lone Samurai; Miyamoto MUSASHI)

DESPITE EVERYTHING, I STILL BELIEVE THAT PEOPLE ARE REALLY GOOD AT HEART (Anne Frank: The Diary of a Young Girl)

A MAN CAN BE DESTROYED BUT NOT DEFEATED (The Old Man and the Sea, Ernest Hemingway)

WHEN A MAN, FOR WHATEVER REASON, HAS THE OPPORTUNITY TO LEAD AN EXTRAORDINARY LIFE, HE HAS NO RIGHT TO KEEP IT TO HIMSELF (Jacques Cousteau)