SEASC 2009

Apa yang unik dalam tahap persiapan penyelenggaraan SEASC 2009?

Pertama - waktu yang tersedia. Praktis kegiatan yang sesungguhnya baru dimulai sejak 4-Feb-2009. Setelah sebelumnya di tahun 2008 saya membantu persiapan penyusunan term-of-reference nya. Tetapi hasil proses pelelangannya tidak mampu memenuhi seluruh harapan. Sehingga sejak 4-Feb-2009, sebuah konsep penyelenggaraan yang baru harus disiapkan. 4-Feb ke 4-Aug-2009 ... hanya 6 bulan, untuk sebuah international event yang terdiri dari sebuah kongress untuk 500 orang dari sekitar 20 negara selama 3 hari, 24 technical session selama 3 hari penuh, 3 hari pameran untuk sekitar 49 space/booths, 2 additional meetings/seminar/workshop dengan jumlah orang sekitar 250 di 3 ruangan yang terpisah, 4 special occasion (welcome party, opening ceremony, gala dinner, closing ceremony), hospitality dlsb.

Kedua - keterbatasan dana kerja. Karena seluruh anggaran yang tersedia sudah disalurkan sesuai prosedur yang ada ke pemenang lelang, maka praktis konsep pembaharuan ini harus mulai bekerja tanpa dukungan ketersediaan dana yang memadai. Scratch from the bottom.

Ketiga - jumlah personil yang mengelola persiapan. Untuk sebuah international event seperti ini sebetulnya dibutuhkan jumlah personil yang cukup banyak, disertai pembagian tugas pekerjaan yang merata. Tetapi berpijak pada kenyataan yang ada dan ketersediaan personil yang siap menjalankan tugasnya, maka personil inti yang terlibat aktif hanya 9 orang. Itupun tidak kesemuanya bisa full-task, karena pekerjaan rutin dan tanggung jawab lainnya yang sudah ada sebelum ini. Di luar yang 9 ini, memang tenaga bantuan yang sifatnya tidak mengikat dan tidak rutin tetap ada, tetapi bukan dalam kapasitas terlibat langsung di konsep persiapan penyelenggaraan.

Seru kan? Itulah keunikan yang saya rasakan. Kadangkala harus diakui bahwa banyak hal tidak bisa berpedoman hanya pada buku (by-the book). Kejelian, kecermatan, kegesitan, tanggap, inisiatif, mobilitas, 'tahan-banting', disertai teamwork spirit memang mampu menghasilkan sesuatu yang luar biasa. Di keadaan seperti inilah banyak teori bisa tersingkirkan tanpa disadari. Professional experience menjadi tumpuan pola kerja. Individul skill menjadi andalan. Tentunya semua harus didukung dengan kemauan yang sangat keras, demi objek utama pekerjaan ... yakni event itu sendiri.

Thank you for being so cooperative, dear colleagues at SS ...