Corporate Event Management (8)

WORKSHOP, IN-HOUSE SEMINAR, CONVENTION/CONGRESS (ORGANIZATION), SYMPOSIUM – beberapa perusahaan besar yang bergerak di jenis industri tertentu kadangkala menyelenggarakan workshop untuk keperluan karyawan, dan juga melibatkan mitra kerjanya. Atau bahkan in-house seminar (hanya untuk karyawan) yang mengundang beberapa pembicara ahli dari luar perusahaan. Ini termasuk kalangan perminyakan, industri besar, dll.

Di kalangan organisasi dan institusi tertentu, mereka juga menyelenggarakan konvensi atau kongres, bahwa di organisasi profesi kalangan kedokteran dan farmasi nama symposium sudah begitu akrabnya. Di Indonesia saja hampir tiap bulan ada symposium dari kalangan ini yang dihadiri oleh para dokter, paramedis, dan ahli farmasi.

Secara teknis operasional, acara ini 90% sama dengan jenis convention event. Beberapa kelainan yang ada hanyalah faktor pendanaan (non-commercial, dana perusahaan), pembicara (spesifik sesuai kebutuhan perusahaan), topik bahasan (sangat spesifik sesuai bidang industri/bisnis perusahaan) dan lokasi (beberapa perusahaan yang sudah mempunyai ruangan untuk pendidikan & pelatihan lebih suka menyelenggarakannya di kantor supaya tidak mengeluarkan biaya terlalu besar untuk keperluan venue).

Tingkat kesulitannya tidak terlampau tinggi dan persiapannya cukup sederhana – apalagi kalau perusahaan yang rutin menyelenggarakannya setiap beberapa bulan. Acara ini juga merupakan bagian dari peran dan fungsi adanya Diklat di sebuah perusahaan. Beberapa EO sudah memperoleh kepercayaan sebagai penyelenggara acara ini, tentunya dengan salah satu syarat yang paling mendasar yakni, EO harus memahami betul kebutuhan industri terkait.

OPEN HOUSE – jangan diasumsikan bahwa ini adalah ‘open house’ yang dilakukan oleh kepala negara atau pejabat-pejabat ketika menerima tamu di hari raya keagamaan, atau sejenisnya.

Open House yang akan diulas di sini adalah sebuah acara yang banyak diselenggarakan oleh lembaga pendidikan. Acara ini merupakan suatu multi collaboration event yang unik, menarik, mampu menyerap banyak pengunjung kalau dikelola dan diolah dengan baik, dan bahkan dinantikan oleh beberapa kalangan karena kepentingannya.

Mengapa?

Coba kita simak, acara apa saja yang diolah secara multi collaboration event ini:

Ada seminar tentang lembaga pendidikan terkait atau tentang salah satu topik di dunia pendidikan maupun profesi yang menarik, dengan menghadirkan pembicara yang andal, terkenal dan populer

Ada pameran kecil yang menampilkan karya pada siswa/i maupun lulusan lembaga pendidikan terkait (bahkan apabila ada jurusan desain busana, maka juga diselenggarakan acara pagelaran busana/fashion show, ada pameran maket oleh jurusan arsitektur dlsb.)

Ada coaching programme bagi pengunjung yang ingin mengenal salah satu jurusan dengan lebih terperinci

Ada 1-on-1 counseling desk, dimana pengunjung bisa berdiskusi dengan para ahli/mentor tentang jurusan yang diminatinya

Ada hiburan dan gerai-gerai makanan ringan maupun minuman bagi pengunjung

Dan … tentunya ada meja penerimaan siswa baru!

Apabila diolah dengan baik, maka acara ini bisa semarak mirip dengan PENSI (pentas seni) para siswa/i – bedanya PENSI menitik beratkan konten acara pada hiburan kesenian, sementara Open House menitik beratkannya pada penerimaan siswa baru dan pagelaran hasil studi siswa yang sudah ada.

Beberapa lembaga pendidikan menyelenggarakan acara ini selama 1,5 hari. Pada hari kedua, acara dititik beratkan pada acara yang statis (penerimaan siswa baru, pameran, 1-on-1 counseling desk).

Di Indonesia baru ada segelintir lembaga pendidikan yang bersedia mempercayakan acara ini ke EO. Alasan yang selalu dikemukakan adalah biaya atau besar anggaran yang dibutuhkan. Mereka lebih suka mengerahkan organisasi siswa/i atau membuat panitia khusus (ad hoc).

Dari berbagai informasi yang terkumpul, diperoleh kabar bahwa lembaga pendidikan masih belum “berani” menghadirkan sponsor di acara ini. Ada semacam kekhawatiran bahwa publik maupun kementerian terkait di pemerintah akan menganggap bahwa mereka sudah meng-komersial-kan acara tersebut.

Sementara itu sebuah perguruan tinggi swasta yang pernah mempercayakan acara ini (dalam skala yang besar) kepada sebuah EO, bahkan berhasil mengerahkan beberapa sponsor yang baik dan juga terkait dengan dunia pendidikan secara langsung – ada sebuah bank dengan program tabungan berbea-siswa, ada perusahaan asuransi jiwa berbea-siswa, ada penerbit yang sekaligus pemilik toko buku besar, ada produsen alat tulis, ada distributor peranti lunak komputer, dan unit usaha lembaga pendidikan tersebut yang bergerak di dalam bidang kursus spesialisasi.

Acara ini memang sebaiknya direncanakan dan dikonsep jauh-jauh hari. Tingkat kesulitannya tidak terlampau tinggi. Kejelian mencari dan mengusahakan sponsor yang tepat membutuhkan ketekunan kerja.

RELIGIOUS EVENT – acara Berbuka Puasa Bersama, Halal Bihalal, Natal Bersama, Paskah Bersama, termasuk dalam religious event. Belum banyak perusahaan yang mempercayakan penyelenggaraan religious event kepada kalangan EO. Wajar saja, karena acara ini masih dianggap sebagai acara internal yang memiliki beberapa keterbatasan, termasuk keterbatasan anggaran, jumlah audience yang juga tidak terlampau banyak, dan lain sebagainya.

Meskipun demikian, religious event meninggalkan beberapa catatan teknis yang perlu memperoleh perhatian dari penyelenggara (siapapun), a.l.:

·      Harus dipisahkan mata acara ibadah dan hiburan, agar undangan/tamu yang bukan beragama sama tetap dapat menghadiri perayaan ini, di saat mata acara hiburan

·      Susunan acara yang monotone perlu mendapatkan peningkatan kreativitas penyelenggara

·      Seringkali penyelenggara yang berbentuk panitia khusus (ad hoc) melibatkan jumlah orang yang tidak sedikit, sehingga terjadi ‘tumpang tindih’ di pembagian tugas dan tanggung jawab.

Ketiga hal ini patut memperoleh perhatian, agar ‘warna’ religious event benar-benar berbobot dan tidak lagi terasa membosankan.

Tingkat kesulitannya tidak terlalu tinggi, dan persiapannya pun tidak terlalu lama. Yang menjadi ‘tantangan’ bagi penyelenggara adalah waktu penyelenggaraan yang tidak boleh terlampau jauh dari hari raya terkait, sehingga penyelenggara memang harus bekerja ekstra gesit.

SOCIAL CORPORATE EVENT – sebelum CSR (corporate social responsibility) dikenal di Indonesia, sebetulnya social corporate event sudah sering dilaksanakan, mis. donor darah bersama, pengumpulan dan penyerahan sumbangan ke rumah-rumah yatim piatu maupun wisma lansia, dan beragam kegiatan sosial lainnya. Sehingga dasar pemahaman acara ini sudah cukup disadari dan menjadi sebagian budaya perusahaan.

Sejak CSR dikenal dan kemudian semakin populer di Indonesia, maka perusahaan semakin menyadari kegiatan sosial apa saja yang sebetulnya mampu memberikan manfaat bagi masyarakat. Jenisnya pun mulai bertambah. Beberapa perusahaan besar menyisihkan keuntungan yang diraihnya untuk berbagai kegiatan sosial. Bahkan kini dana untuk CSR sudah dianggarkan setiap tahunnya.

Ikut serta menyerahkan Qurban di Hari Raya Idul Adha, membangun atau memperbaiki gedung-gedung sekolah (kebanyakan di daerah), turut membangun fasilitas umum (perbaikan jalan, MCK bersama dll.), maupun fasilitas khusus (rumah ibadah) sudah dikenal baik.

Di dalam public relations, berbagai kegiatan ini dikaitkan dengan community relations – secara makro (generasi, bangsa) maupun mikro (lingkungan, komunitas). Mulai dari bantuan bagi karyawan dan keluarganya yang mengalami musibah (mikro), memberikan beasiswa kepada anak karyawan (mikro) sampai pada bantuan bagi korban bencana alam (makro), pembangunan irigasi dan instalasi air bersih di daerah terpencil (makro), turut menanam bibit pohon di kawasan tertentu untuk mencegah erosi dan banjir (makro).

Ada kalimat yang sering dikumandangkan untuk kegiatan sosial seperti ini – “Mana yang lebih bermanfaat, memberikan alat pancing (joran) atau memberikan ikan hasil pancingan?”

Keterlibatan EO lebih banyak pada puncak acara peresmian kegiatan sosial itu sendiri. Belum banyak perusahaan yang melibatkan EO dalam kegiatan sosial seperti ini. Karena kegiatan sosial komunitas yang bersifat makro biasanya membutuhkan waktu lama, sementara yang mikro bisa dilaksanakan sendiri oleh perusahaan.

Anggaran memang sulit diukur seberapa besarnya, kesemuanya itu tergantung pada kegiatan sosial apa yang akan dilaksanakan.

Sementara tingkat kesulitannya juga sangat tergantung pada kegiatan itu sendiri.

EXHIBITION/TRADE SHOW – perusahaan pabrikan (manufacturer) dan produsen, maupun distributor barang impor skala besar, lebih mampu menyelenggarakan pameran tunggal. Pertama, karena varian produk mereka yang luas/banyak (mis. Unilever, Sinar Mas, Astra Group, Indo Group, OT Group, FMM). Dan kedua, karena perusahaan sejenis ini memang berkemampuan untuk melakukannya demi kepentingan pemasaran mereka.

Bagi perusahaan yang biasa-biasa saja, mereka lebih memilih menjadi peserta sebuah pameran terkait. Harus kita sadari bahwa ada banyak sekali alasan keikut sertaan sebuah perusahaan di pameran (pameran penjualan, pameran dagang dll.).

Apabila perusahaan menyelenggarakan sendiri pameran tunggal, maka besar sekali kemungkinan ada PEO (professional exhibition organizer) atau EO (event organizer) yang terlibat di dalam acara tsb. karena tingkat kesulitan penyelenggaraan sebuah pameran memang cukup tinggi.

Di dalam sebuah pameran tunggal, maka PEO atau EO yang dipercaya tadi, harus menyusun dan menata seluruh prosedur dan proses kegiatan secara baik dan terencana.

Beberapa perusahaan yang berpameran tunggal bahkan melakukan kolaborasi event ini dengan peringatan tertentu keperluan perusahaan.

Unilever dalam memperingati kehadirannya di Indonesia, bahkan menyelenggarakan pameran tunggal besar-besaran, yang merupakan salah satu kegiatan mereka selama beberapa hari – sebuah multi collaboration event yang sangat terencana dengan baik.

Anggaran tentunya cukup besar bagi pameran tunggal.

Sangat berbeda apabila perusahaan hanya menjadi peserta di sebuah pameran. Maka di dalam kegiatan seperti ini EO tidak pernah dilibatkan, karena konsentrasi pelaksanaannya merupakan tanggung jawab Marketing  Dept. perusahaan yang bekerja sama dengan PR Dept (kalau ada), advertising agency rekanan (kalau terikat pada kerja sama) dan bagian-bagian lain di perusahaan yang mampu mendukung keikut sertaan tsb.

Khusus mengenai pameran (exhibition) ada paket program terpisah.

OUTING/OUTBOUND, TEA WALK – termasuk beberapa outdoor sport event lainnya (bersepeda bersama, jalan sehat di Minggu pagi), termasuk event yang bisa dimanfaatkan untuk melestarikan budaya perusahaan. Melalui event seperti ini jalinan kerja sama antar karyawan, kebersamaan dan kekeluargaan, fisik yang sehat dan produktif, dll bisa dijadikan aspek manfaatnya.

Ada yang bisa diselenggarakan sebagai salah satu regular activity (jalan sehat Minggu pagi) tiap sebulan sekali, atau bahkan ada juga yang diselenggarakan berkaitan dengan corporate anniversary (bersepeda bersama), atau digabungkan dengan employee/family gathering (tea walk, outing/outbound).

Kalau sudah digabungkan dengan corporate anniversary atau employee/family gathering, biasanya EO mulai terlibat atau dipercaya untuk menjadi pelaksananya.

Khusus untuk outing/outbound, di Indonesia sudah banyak berdiri outdoor activities event organizer. Mereka memang specializing di sektor ini. Bahkan termasuk tea walk, ecotourism maupun voluntourism. Mereka bukan hanya bertindak selaku organizer/executor, tetapi juga menyediakan instructor dll.

Tingkat kesulitan tidak terlampau tinggi bagi organizer yang memang specializing di sektor ini, tetapi tentunya akan cukup menyulitkan bagi EO biasa yang tidak memahaminya secara baik. Anggaran sangat tergantung pada jumlah peserta, lokasi, keragaman mata acara dan akomodasi yang diperlukan.

Kerja sama antara EO yang menjadi penyelenggara acara pokok dengan specializing organizer bisa saja dilakukan agar tujuan event ini tercapai.

APPRECIATION REWARD, ACHIEVEMENT REWARD – seringkali kita menyaksikan iklan berwarna sehalaman penuh di salah satu media cetak ibukota yang memuat banyak foto karyawan sebuah perusahaan. Di iklan tersebut mereka masing-masing memperoleh “gelar” atas keberhasilan mereka (prestasi kerja). Perusahaan yang seringkali menampilkan iklan seperti ini adalah dari kalangan bisnis property dan asuransi. Sales & Marketing force mereka memang bekerja dengan target yang tidak kecil dan benar-benar membutuhkan ketrampilan (selling skill) dan motivasi yang baik. Atas keberhasilan mereka maka perusahaan memberikan apresiasi dalam bentuk penghargaan (beragam bentuknya, di samping financial incentive, dan “gelar” tadi, kadangkala mereka juga menerima bonus lain lagi). Sebuah iklan sehalaman penuh ditayangkan dan foto mereka menghiasi iklan tersebut. Publik yang menjadi klien mereka turut bangga atas keberhasilan ini.

Acara puncak biasanya diselenggarakan secara khusus di sebuah hotel berbintang lima atau di convention center yang megah.

Acara seperti ini tingkat kesulitannya sedang-sedang saja. Barangkali yang harus menjadi pertimbangan adalah :  tujuan acara sejalan dengan budaya perusahaan, biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan kebutuhan, intinya bukan soal mewah dan “heboh” tetapi pesan perusahaan sebagai apresiasi bisa diterima oleh karyawan dengan baik.

PERESMIAN KANTOR/CABANG BARU – ini adalah salah satu dari official corporate event - acara2 perusahaan yang bersifat resmi. Tingkat kesulitannya rendah. Anggaran biasanya terbatas, sesuai kebutuhan saja. Kecuali peresmian gedung kantor pusat yang baru, yang biasanya diselenggarakan dengan sangat meriah dan memerlukan anggaran tidak kecil. Faktor protokol peresmian lebih mendominasi konsentrasi penyelenggara. Kreativitas atas bentuk peresmiannya sendiri juga diperlukan dengan benar, menarik, memikat, dan bisa menjadi bahan publikasi.

Acara ini juga kadang² diimbuhi dengan beberapa acara tambahan lainnya, mis. press conference atau pameran sederhana. Lokasi dan daftar undangan turut menentukan kemeriahan acara.

Beberapa EO sudah pernah menerima pekerjaan ini.

SERAH TERIMA JABATAN, PELANTIKAN – (hand-over ceremony, inauguration ceremony) official corporate event lainnya. Sifatnya bahkan lebih internal. Di kalangan BUMN/BUMD atau kantor pemerintah, acara ini bersifat sangat resmi. Standing atau seating arrangement dan tata cara protokol yang penting dikuasai dengan baik oleh penyelenggara. Anggaran terbatas. Tingkat kesulitan cukup rendah.

Daftar undangan biasanya juga terbatas. Susunan acara sangat mengikat karena kepentingan protokol. Peliputan media/pers juga ada, kadang2 disertai dengan press conference.

Di perusahaan swasta, acara ini jarang diselenggarakan secara besar2an, kecuali pada perusahaan yang besar/multinasional atau sudah Tbk.

Masih jarang dipercayakan ke EO, karena sifat internalnya tadi.

PENANDA-TANGANAN KERJA SAMA/PERJANJIAN – (official signing ceremony of agreement/MOU and such of) masih official corporate event. Mirip dengan acara Serah Terima Jabatan/Pelantikan, acara ini juga biasanya bersifat internal. Keterlibatan eksternal biasanya hanya pada peliputan media/pers yang disertai dengan press conference.

Penanda-tanganan kerja sama/perjanjian yang melibatkan BUMN/BUMD, kantor dan lembaga pemerintah biasanya sangat resmi, penuh dengan tata cara protokol. Daftar undangan sangat berperan, apalagi kalau penanda-tangannya dihadiri kepala negara atau pejabat tinggi lainnya.

Tingkat kesulitan dan ketersediaan anggaran mirip dengan Serah Terima. EO juga masih sangat jarang menerima pekerjaan seperti ini, karena faktor internal yang sangat berpengaruh di acara ini.

Saya berkesempatan menangani acara ini sebanyak 2 kali – yang pertama adalah di perusahaan swasta asing, dan yang satu kali lagi di sebuah kementerian, dimana penanda-tangan perjanjian adalah Direktur Jenderal terkait dan Duta Besar negara sahabat terkait.

IPO (Initial Public Offering) EXPOSE – salah satu corporate event yang tersulit. Membutuhkan persiapan yang sangat cermat, teliti, terperinci, lama, dan menguras enerji. Acara ini hanya diselenggarakan ketika sebuah perusahaan akan ‘go public’. Perusahaan diwajibkan untuk mempersiapkan semua elemen yang penting. Mis. auditing, due diligence, publication, promotion, annual corporate report, kerja sama dengan Kementerian Keuangan, BAPEPAM, ISX (Indonesia Stock Exchange), dlsb. itu adalah alasan mengapa acara ini harus dipersiapkan sejak lama. Salah satu bank pemerintah yang melakukan merger dan kemudian ‘go public’ beberapa tahun lalu, mempersiapkannya lebih dari 1 tahun.

Di Jakarta ada beberapa EO yang spesialisasi dalam penyelenggaraan acara ini. Mereka sudah sangat faham seluruh lika-liku dan proses pengerjaannya. Kebanyakan di antara mereka sering bisa ditemui di BAPEPAM atau melalui beberapa pejabat di Kementerian Keuangan.

Tingkat kesulitannya tinggi. Anggaran cukup besar (bahkan di beberapa perusahaan tertentu, anggaran yang disediakan besar sekali). Prosedur dan proses pengerjaannya sangat mengikat. Keterkaitan berbagai pihak sangat kuat. Faktor budaya perusahaan menjadi faktor penentu. Peraturan pemerintah dan ketentuan lainnya menjadi elemen referensi yang sangat penting. Pemilihan venue harus cukup seksama. Keterlibatan media/pers di press conference maupun peliputan sangat penting.

Protokol sering tidak bisa diabaikan karena kehadiran beberapa pejabat pemerintah.