Corporate Event Management (6)

ANNUAL MEETING – Rapat Kerja Tahunan, juga populer dengan singkatan RKT. Biasanya dengan alasan2 tertentu, seperti kebisingan, rutinitas atau gangguan telepon dlsb., pertemuan antar bagian di sebuah perusahaan dalam kurun waktu sekali setahun ini diselenggarakan di luar kota. Sebuah lokasi yang memiliki fasilitas pertemuan (tidak harus meeting room, karena kadangkala suasana pertemuan dibuat tidak resmi), fasilitas penginapan, dan fasilitas kegiatan outdoor (kolam renang, lapangan), cukup memadai. Banyak perusahaan Jakarta yang memanfaatkan berbagai fasilitas di kawasan Puncak-Cipanas dan sekitarnya, Anyer, Bogor dll. sebagai pilihan venue.

Yang menjadi ‘tantangan’ bagi penyelenggara RKT adalah:

·      Pengaturan penginapan bagi jumlah peserta yang (biasanya) tidak sedikit – jumlah kamar, siapa tidur dengan siapa dlsb.

·      Pengaturan transportasi menuju ke lokasi maupun transportasi kembali (terutama kalau lokasi RKT berada cukup jauh dari kota asal)

·      Pengaturan jadual kegiatan dan ketaatan maupun kepatuhan peserta terhadap jadual tersebut, baik kegiatan inti (RKT itu sendiri) maupun acara tambahan (hiburan, outing kecil²an, “sambung rasa” antara manajemen dan staf) – ini memerlukan kreativitas yang baik

·      Menyusun menu harian selama berada di lokasi, terutama kalau RKT berlangsung lebih dari 2 hari (ada RKT yang memerlukan 3 hari)

·      Pengaturan peralatan yang diperlukan, terutama kalau sudah harus menggunakan berbagai peralatan elektronik maupun IT.

Yang sangat harus disadari oleh penyelenggara (baik oleh internal maupun apabila dikerjakan oleh EO/eksternal) adalah kepentingan corporate policy & culture, end-target/end-result, objective/goals dari RKT tsb, keseimbangan antara meeting-pressure (RKT kadangkala bisa dimulai jam 7-8 pagi sampai jauh tengah malam) dengan pleasure maupun entertaining occasion, upaya menghindari kesenjangan hospitality antara pimpinan dan staf yang terlampau berkelebihan, dan tentunya ……… besar anggaran yang tersedia atau yang bisa dialokasikan oleh perusahaan.

Survey lokasi, penyampaian paparan (presentation) rencana susunan acara maupun mekanisme pelaksanaan, harus dibuat sebaik mungkin dan (bahkan) serinci mungkin. Persiapannya membutuhkan waktu yang cukup panjang agar bisa melengkapi semua aspek kebutuhan dengan benar. Makin terperinci, makin cukup waktu yang tersedia, makin mudah menyusun anggaran!

Organisasi dan lembaga/institusi juga mengenal Rapat Kerja Tahunan. Biasanya di RKT konten pertemuan lebih membahas soal pelaksanaan kebijakan yang sudah ditetapkan oleh pertemuan tingkat tinggi.

Di BUMN/BUMD, RKT jarang sekali dipublikasikan.

DEALERS/DISTRIBUTORS MEETING – perusahaan yang banyak mengandalkan kegiatan pemasaran, terutama perusahaan yang terkait dengan produk konsumen (consumer products), dan dalam menjalankan program pemasaran banyak tergantung pada jaringan di seluruh pelosok dan berbagai kota - baik melalui kantor cabang, dealer, distributor maupun agen – seringkali mengadakan acara ini.

Bahkan beberapa perusahaan mengadakan acara ini lebih dari satu kali di dalam kurun waktu setahun. Bisa diselenggarakan berdasarkan wilayah pemasaran, bisa berdasarkan jenis marketing network (ada cabang, ada dealer, ada distributor, ada agen), dan bisa juga berdasarkan kurun waktu (tiap kuartal, tiap semester).

Corporate event ini tidak sepenuhnya bisa disebut sebagai internal event, karena kadangkala di sebuah dealers/distributors meeting dihadirkan pula beberapa mitra kerja, seperti advertising agency, media langganan, dll (dan ini bisa membaur dengan sebutan kolaborasi dealers/distributor meeting dengan marketing gathering).

Tingkat kesulitannya cukup tinggi pada aspek operasional. Karena melibatkan jumlah peserta yang tidak sedikit, apalagi kalau ada peserta yang berasal dari luar kota/berbeda pulau (di Indonesia), kebutuhan venue yang memenuhi syarat, transportasi, apa saja yang ditanggung oleh perusahaan induk (pusat) dan apa saja yang harus ditanggung sendiri oleh peserta, penginapan (board & lodging) dan akomodasi dll.

Pengaturan jadual dan susunan acara juga harus teliti dan seksama, karena di samping tujuan utama acara, yakni pertemuan bagi semua dealer / distributor / agent, biasanya juga harus disediakan waktu bagi mereka untuk berbelanja keperluan cindera mata/oleh-oleh.

Luangkan pula waktu untuk acara bebas, agar bagi mereka yang mempunyai kerabat/keluarga di kota tempat acara diselenggarakan bisa berkunjung.

Lokasi venue tidak selalu harus berada di kota kantor pusat. Beberapa perusahaan malah menjadikan acara ini sekaligus semacam dealers & distributors gathering dan “jalan-jalan”.

Jelas bahwa persiapannya harus direncanakan sedini mungkin. Venue reservation, transportation reservation, hotel dll memerlukan persiapan yang matang – hindari peak season di lokasi tujuan!

Anggaran harus disusun dengan ketat dan sangat terperinci.

Ada perusahaan yang menyelenggarakan acara ini di kota lokasi kantor pusat, dan sekaligus menyelenggarakan pameran tunggal atau product launching. Boleh saja tentunya. Untuk beberapa alasan, kadangkala kolaborasi seperti ini malah bisa menghemat biaya. Tentunya kalau memang waktunya bisa bertepatan dan tetap sesuai dengan corporate policy & culture.

Yang dapat dipastikan, organisasi tidak menyelenggarakan dealers / distributors meeting. Tetapi beberapa BUMN/BUMD (mis. Pertamina, Garuda Indonesia, PT Pupuk Sriwijaya dll.) mengadakan pertemuan dengan para penyalur (setingkat dealer/distributor) secara berkala dan diselenggarakan sesuai ketentuan baku yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.

PRODUCT LAUNCHING – kegagalan acara product launching bukan hanya akan “menewaskan” produk itu sendiri, bahkan lebih fatal lagi akan mengancam perusahaan (produsen) yang “melahirkannya”. Tetapi terlampau hati-hati merancang konsep acara secara detail dan strategi promosi maupun pemasaran yang sangat cermat juga akan menghabiskan waktu dan enerji secara berkelebihan. Timing dan business momentum nya akan terlanjur lewat. Tanpa konsep? Itu nekad dan siap-siap menghadapi trial & error yang high risk. Persiapan yang matang, terperinci, sigap, strategic, jeli, cermat, antisipatif, dilengkapi dengan survey yang matang, analisis terhadap market trend, user need, competitor maupun customer potential, sangat diperlukan.

Penyelenggara product launching kalau dikerjakan oleh EO (eksternal) mungkin terlihat lebih ringan, karena EO hanya menjadi pelaksana penyelenggaraan acara dan tidak terlibat di dalam complete concept-nya. Tetapi apabila acara ini diselenggarakan sendiri oleh perusahaan (internal), maka resiko yang dihadapinya cukup tinggi. Penyelenggara internal terlibat dengan marketing strategy, promotion concept, dlsb. – seringkali juga melibatkan advertising agency atau PR Firm/Consultant yang terikat kontrak dengan perusahaan.

Keduanya sama saja, karena keduanya harus tetap mempertahankan tujuan akhir acara ini (yang bukan hanya “hura-hura”), yakni kepentingan pemasaran produk dan kelangsungan hidup perusahaan.

Organisasi tidak mengenal acara ini. BUMN/BUMD sudah mulai menerapkan ‘gaya swasta’ untuk beberapa produk/jasa mereka. Pertamina dan Garuda Indonesia, maupun PT Telkom sudah berkali-kali menyelenggarakan product launching yang megah. Beberapa tahun yang lalu Telkom meluncurkan pelayanan sambungan langsung internasional 007 dengan konsep yang megah, mahal dan fenomenal. Tetapi sayangnya tidak ditindak lanjuti dengan pola pemasaran yang baik, sehingga tetap saja tertinggal di belakang SLI 001 nya Indosat.

Nokia ketika meluncurkan Communicator (beberapa tahun y.l. di Jakarta) bahkan melakukan kolaborasi yang menarik – ada product launching, ada market launching, ada product display dan dilengkapi dengan press conference dan direct sales launch pada hari yang sama dan di tempat yang sama. Direct sales nya berlangsung meriah, dan hari itu semua stock habis terjual dengan harga khusus. Bahkan masih tertinggal sebuah waiting list yang cukup panjang di sore hari.

Sebagai sebuah corporate event memang product launching tampak sebagai sebuah single event. Tetapi pada kenyataannya, sebuah product launching melibatkan banyak sekali aspek terkait lainnya. Mulai dari tahap perencanaan konsep yang harus sejalan dengan strategi pemasaran perusahaan, sifat dan watak produk yang akan diluncurkan, target audience yang akan dijadikan sasaran, konsep event itu sendiri, pola kerja sama parallel dengan kegiatan promosi dan periklanan maupun publikasi, sampai pada konsep tindak lanjutnya dst.

Beberapa EO di Jakarta memilih menjadi pelaksana lapangan saja dan tidak mau (enggan) terlibat di konsep. Hal ini wajar saja, karena EO tersebut tidak memiliki marketing knowledge yang cukup untuk memahami misi dan makna sebuah product launching; atau tidak cukup menguasai product knowledge terkait.

(product) Launching is to bring a new product into the market, with publicity and promotion. Jadi bukan cuma sekedar sebuah corporate event biasa. Ada misi, ada tujuan, ada proses dan ada strategi yang harus dilalui. Oleh karena itu, (new) product launching bukan menjadi tujuan akhir, sebab sebuah produk baru ‘dilahirkan’ (istilah yang terasa lebih tepat daripada ‘diluncurkan’) dengan muatan berbagai konsep sinerji dari semua bagian/departemen dalam sebuah perusahaan.

Coba simak – Kacang Garuda itu ‘makanan kecil’, tetapi untuk me-launching Kacang Garuda bukanlah pekerjaan dan perkara kecil! Kita sering terjebak dengan gemerlapnya acara launching sebuah mobil atau handphone, tetapi sulit membayangkan launching produk amplas logam mulia yang terbaru!

Ada beberapa comment tentang product launching oleh para tokoh bisnis Indonesia:

·      The right timing, marketing effort and creativity … is like a golden apple on a silver plate!

·      Keep moving …. you’ll win the competition!

·      Product launching is not the finish line, it just started!

·      Value, not only volume!

·      Passion! Minimized risk!

·      Point of no return!

·      Core benefit! Be focus and understand the product characteristic.

·      It’s not only a promotion. It brings the product to the customer’s mind!

Itulah sebabnya apabila kita mengamati sebuah acara product launching yang ditayangkan di media televisi, kita sering ‘terjebak’ oleh padatnya mata acara hiburan dan product launching momentum-nya sendiri memperoleh porsi yang teramat kecil.

Memperhatikan semua informasi di atas, bisa disimpulkan bahwa penyelenggaraan product launching event membutuhkan waktu persiapan yang cukup (panjang), enerji dan kreativitas, anggaran yang tidak kecil – kalau mau jadi corporate event yang baik!