Corporate Event Management (7)

PRESS CONFERENCE, PRESS GATHERING, PRESS TOUR, PRESS VISIT – keempat acara ini mirip, karena semuanya mempunyai target audience yang terarah jelas (directive) …. yakni para media/pers terkait (related/relevant media/press).

Kalau di perusahaan ada Public Relations Dept./Bagian Humas, maka acara ini adalah tanggung jawab mereka. Bagi perusahaan yang menggunakan jasa PR Firm/Consultant, maka ini adalah kerja “bareng”.

Nah, bagi perusahaan yang tidak mempunyai PR Dept. dan tidak menggunakan jasa PR Firm/Consultant, maka disarankan agar acara ini dipercayakan pelaksanaannya kepada sebuah PR Firm/Consultant atau Media Relations Agency/Specialist atau Advertising Agency yang mempunyai bagian media relations services.

Mengapa begitu? Menyampaikan sebuah pesan bagi kalangan media/pers memiliki suatu tata cara tersendiri. Apalagi kalau pesan ini adalah pesan komersial. Media/pers akan mempunyai kriteria tersendiri tentang pesan mana yang akan didahulukan pemberitaannya. Di mata kita seringkali kita anggap sebuah berita itu sudah memenuhi syarat, tetapi bagi media/pers bisa saja dianggap belum dan harus “mengalah” dibandingkan berita lain yang bagi mereka lebih aktual dan mempunyai news value.

Nah, yang paling memahami cara fikir media/pers adalah kalangan praktisi public relations dan media relations.

Para praktisi inilah yang bisa memberikan saran terbaik bagi kita untuk menetapkan:

·      Apakah kita memang memerlukan penyelenggaraan sebuah press conference?

·      Atau cukup hanya dengan mengirimkan press release/news release saja? Atau harus disertai pemuatan advertorial?

·      Atau bahkan kita perlu menyelenggarakan sebuah press gathering yang bersifat lebih bebas dan penuh keakraban, disertai makan siang/makan malam bersama?

·      Siapa yang akan menjadi moderator di press conference tersebut? Karena harus ada seseorang yang mampu mengendalikan suasana agar semua pertanyaan yang terkait dengan tujuan acara terjawab dengan baik

·      Media/pers mana saja yang perlu diundang? Dan yang harus menerima undangan apakah Pemimpin Redaksi nya, atau cukup ke wartawannya saja?

·      Bagaimana dengan media elektronik seperti radio dan televisi? Siapa yang harus diundang?

·      Sebetulnya berapa orang yang diharapkan hadir dari setiap media?

Masih banyak pertanyaan yang sebetulnya bisa diajukan kepada praktisi media relations yang menguasai dengan baik konsep penyelenggaraan acara ini.

Pertimbangan tentang waktu (jam dan hari) acara pun harus dengan seksama direncanakan, karena terkait dengan kapan berita tersebut akan dimuat/ditayangkan.

Sementara press tour dan press visit agak sedikit berbeda. Di press tour, perusahaan mengundang beberapa media/pers tertentu untuk mengunjungi sebuah objek yang terkait dengan kepentingan perusahaan tersebut, mis. pabrik, site office, dll. Press visit mirip sekali dengan hal ini, tetapi prakarsanya datang justeru dari kalangan media/pers yang ingin mengunjungi perusahaan untuk keperluan peliputan yang lebih luas.

Ada satu hal yang amat penting untuk difahami dalam penyelenggaraan acara² bagi media/pers ini – jangan pernah memberikan amplop yang berisi uang tunai kepada media/pers! Baik dari sisi ketentuan dan peraturan, maupun dari tata krama, hal ini dianggap tabu untuk dilakukan. Meskipun harus pula disadari bahwa “tradisi” ini pernah menjadi semacam kelaziman di era terdahulu; tetapi kemudian lahirlah kecenderungan negatif dari kelaziman tadi, yakni … “pemuatan berita bisa dibeli”!

Di awal tahun 2010, Kementerian Komunikasi dan Informasi (KemKomInfo) pernah menyelenggarakan acara dan kemudian membagikan telepon seluler kepada para media/pers yang hadir. Telepon seluler ini disponsori oleh salah satu merk terkenal. Dalam waktu singkat, kejadian ini menjadi bahan celaan dan kritik keras dari berbagai kalangan. Bahkan beberapa media meminta agar wartawan mereka yang menerimanya mengembalikan telepon seluler tadi.

Di beberapa event besar, termasuk international events, baik di penyelenggaraan conference, congress, trade exhibition, sport events dan lain sebagainya, seringkali penyelenggara menyediakan sebuah Press Center bagi kalangan media/pers. Di Press Center yang lengkap biasanya tersedia:

Berbagai sarana komunikasi – telepon sambungan internasional (IDD), pengiriman dan penerimaan facsimile, internet termasuk untuk keperluan email, peralatan computers, termasuk printers, dlsb.

Di international sport event dan international conference, bahkan ada ruangan besar yang berisi meja-meja kerja bagi para media/pers internasional, yang sudah dilengkapi dengan berbagai keperluan pemberitaan – juga tersedia ruangan bagi para juru foto dan juru kamera untuk mengerjakan hasil peliputan mereka.

Kadang tersedia ruangan yang bisa dipinjam/dipakai untuk wawancara radio/televisi dengan backdrop logo event tersebut.

Ada rak yang berisi press release/news release, foto2 yang boleh diambil oleh media/pers untuk dimuat, dan printing promotion & publication materials lainnya.

Kantin bagi para wartawan/media/pers beristirahat dan menikmati makanan/minuman.

Dan kesemuanya itu adalah fasilitas gratis bagi kalangan media/pers yang terdaftar (Registered Press). Jadi tidak untuk sembarang media/pers. Bagian Humas (PR Section of the event) sudah menyusun daftar media/pers berdasarkan pendaftaran resmi yang dilakukan sebelum event dimulai. Dengan demikian hanya wartawan/media/pers yang mempunyai tanda pengenal resmi yang bisa memanfaatkan semua fasilitas di Press Center.

Kongres organisasi berskala besar biasanya juga menyediakan sebuah Press Center yang berukuran lebih sederhana. Bahkan pernah ada yang cuma menyediakan ruangan kosong berikut meja kursi saja.

Bagi berbagai corporate event, keperluan media/pers ini sebaiknya direncanakan sedini mungkin, karena kecermatan terhadap elemen2 kecil perlu disiapkan dengan baik.

MARKETING GATHERING – event ini adalah sebuah corporate event yang “bermuka dua” – ada sisi kepentingan internal dan ada sisi kepentingan eksternal perusahaan. Bagi perusahaan yang mempunyai sales force berjumlah banyak, marketing department yang besar, maupun marketing & distribution network yang luas, corporate event ini merupakan ajang pertemuan mereka yang tidak terlampau sering bisa terjadi. Di sini, mereka berkesempatan untuk saling bertukar informasi, mis. tentang suasana pemasaran di daerah masing², berita² terbaru tentang pesaing mereka dll. Dan itulah sebabnya sebuah marketing gathering juga sangat mempunyai kepentingan internal yang kuat (bagi perusahaan tertentu).

Di kepentingan eksternal, acara ini seringkali pula menghadirkan mitra bisnis perusahaan dan rekanan, mis. advertising agency maupun media yang selama ini membantu/mendukung perusahaan dalam keperluan promosi, agents dll. Beberapa perusahaan  sudah mempercayakan penyelenggaraannya kepada EO.

Suasana acara biasanya tidak telalu formil, bahkan beberapa di antaranya menyisipkan pembicara tamu sebagai nara sumber perkembangan bisnis yang ditekuni perusahaan. Salah sebuah radio swasta niaga bahkan pernah menyelenggarakan marketing gathering di sebuah diskotik.

Pada dasarnya tingkat kesulitan event ini tidak telalu tinggi, dan persiapannya tetap memerlukan waktu yang cukup (mulai dari konsep acara, penyebaran undangan sampai akhir acara).

CORPORATE ANNIVERSARY – memperingati dan merayakan hari ulang tahun perusahaan/organisasi memang merupakan event yang menarik. Dari yang paling sederhana, cuma tumpengan di kantor saat makan siang, sampai corporate anniversary yang menghabiskan ratusan juta rupiah di sebuah convention center atau hotel berbintang lima yang fenomenal dan megah.

Sebagaimana sudah dikemukakan, corporate event yang satu ini mempunyai beberapa sifat – evaluatif dan khusus.

Tema, tujuan dan sasaran event harus mampu dijabarkan dalam berbagai mata acara. Harus diupayakan agar acara tidak didominasi dengan hiburan saja. Makna sebuah peringatan bukan di aspek hiburannya saja.

EO atau penyelenggara yang menangani acara ini harus sangat kreatif dalam menyusun konsep dan menciptakan mata acara yang menarik.

Jumlah audience akan berpengaruh pada pemilihan venue/lokasi, site/floor plan/seating arrangement, anggaran dlsb., karena seringkali sebuah corporate anniversary juga mengundang pihak eksternal, termasuk beberapa pejabat terkait.

Persiapan sebaiknya dimulai beberapa bulan sebelum tanggal acara. Tingkat kesulitan sangat tergantung pada besar kecilnya acara, jumlah undangan, venue/lokasi, dan tentunya … anggaran yang tersedia.

Dan karena ini adalah sebuah peringatan ulang tahun perusahaan, maka faktor budaya perusahaan tidak bisa diabaikan. Program perusahaan di tahun mendatang bisa dijadikan masukan untuk dijadikan dasar pertimbangan dan pemikiran kreativitas konsep acara.

Faktor usia juga sering dijadikan alasan besar kecilnya perayaan (tradisi di Indonesia). Ulang tahun pertama, ketiga, kelima, kedelapan, kesepuluh, keduapuluhlima, sering dijadikan alasan ukuran perayaan (bahkan untuk peringatan tertentu bisa memperbesar anggaran yang disediakan).

Dan EO yang dipercaya untuk menjadi penyelenggara acara ini harus mendalami seluruh budaya perusahaan secara baik termasuk misi dan tujuan yang ingin dicapai dengan perayaan ini.

Di organisasi, biasanya ini juga dikaitkan dengan kongres tingkat nasional atau musyawarah nasional, yang sekaligus merupakan ajang pergantian kepengurusan tingkat pusat. Di lembaga pendidikan, peringatan ini juga sangat dihargai dengan perayaan yang meriah. Di lembaga lain, bahkan kadangkala ada hari peringatannya sekaligus, mis. Hari Koperasi, Hari Angkatan Bersenjata, Hari Bahari dlsb.

EMPLOYEE GATHERING, FAMILY GATHERING – keduanya praktis sama. Perbedaannya hanya di faktor kepesertaan. Employee gathering memang hanya diperuntukan bagi karyawan, sementara family gathering memberikan kesempatan bagi karyawan untuk membawa serta keluarganya (anak isteri).

Ada beberapa hal yang cukup penting untuk diperhatikan, antara lain:

Perlu survey lokasi dengan cermat agar memenuhi kebutuhan mata acara yang diadakan, termasuk masalah air bersih, keamanan dan kenyamanan, penginapan apabila ada lebih dari 1 hari, logistik termasuk urusan makanan dan minuman

Perencanaan tema, tujuan dan sasaran yang seksama bisa memberi makna dan arti yang berbobot – seringkali perusahaan hanya berslogan “untuk menjalin komunikasi dan mengurangi kesenjangan vertikal antara atasan bawahan”, tetapi pada kenyataannya ketika acara dilaksanakan, kesenjangan itu tetap ada.

Penetapan waktu sangat penting agar tidak mengganggu rutinitas perusahaan, terutama bagi perusahaan yang kehidupannya bersandarkan pada kapasitas produksi (pabrik tidak bisa berhenti bekerja hanya karena mau acara employee gathering!)

Tidak wajib diselenggarakan setiap tahun.

Perencanaan sebaiknya dibuat/disusun sedini mungkin, karena acara ini betul2 mengandalkan ketersediaan anggaran perusahaan. Meskipun demikian bukan berarti bahwa tidak ada perusahaan yang bersedia menyisihkan anggaran besar untuk acara ini. Pernah ada pabrik yang menyelenggarakan acara employee gathering (tanpa keluarga) sehari penuh untuk 3400 karyawannya (hari itu pabrik berhenti produksi dan hanya dijaga oleh keamanan) dengan anggaran yang ratusan juta. Door prize tersedia sebanyak 150 buah, dari yang paling sederhana (mis. rice cooker, iPod, handphone di bawah 1 juta rupiah) sampai sepeda motor. Karyawan petugas keamanan yang tidak bisa ikut serta diberi kompensasi dalam bentuk dana tunai.

Pada intinya acara ini lebih mengutamakan kesegaran mata acara untuk menghibur karyawan (kadang termasuk keluarganya), memberikan penghargaan, menanamkan rasa kekeluargaan, dan pleasure purpose.

EO sudah banyak yang dipercaya untuk penyelenggaraan acara ini. Tingkat kesulitannya lebih banyak pada teknis operasional.