Corporate Event Management (5)

DETAILS OF CORPORATE EVENT TYPES

Tercatat lebih dari 20 jenis corporate (and organization purpose) events yang saat ini berkembang dengan pesat. Beberapa di antaranya juga dikenal di dalam kelompok event lainnya, mis. corporate in-house seminar yang juga mirip dengan seminar lainnya, pameran tunggal perusahaan yang menggunakan dasar² penyelenggaraan sebuah pameran, corporate religious event yang juga tercatat di dalam kelompok social events, sebuah MUNAS atau RAKERNAS yang mempergunakan dasar² penyelenggaraan conference/conventions dst.

Atau beberapa single corporate event yang berkolaborasi menjadi sebuah multi corporate event (ada seminar-nya, ada press conference-nya, ada pameran tunggal-nya, ada donor darah-nya dst.)

Hampir semua corporate events dapat digolongkan ke non-commercial events. Biasanya perusahaan / organisasi sudah mencadangkan / mengalokasikan sejumlah anggaran tahunan untuk keperluan tsb. Sehingga pihak penyelenggara/pelaksana dalam menyusun anggaran agak sulit mengajukannya dalam format “A-ke-Z”, dan harus menghitungnya dengan format “Z-ke-A” (hitung mundur berdasarkan ketersediaan dana). Beberapa corporate event masih bisa didukung oleh keberadaan sponsor, sepanjang tidak berbenturan dengan budaya perusahaan dan kebijakan perusahaan pemilik event tsb (host of the event).

Tantangan lain yang dihadapi oleh pihak penyelenggara/pelaksana adalah apabila corporate event itu juga mempunyai tujuan charity. Maka penyusunan anggaran akan semakin pelik dan diperlukan kehati-hatian yang tinggi.

Tingkat kesulitan penyelenggaraan/pelaksanaan sebuah corporate event sangat tergantung pada corporate policy & culture. Hal yang sama juga dirasakan di events untuk keperluan organisasi. Sangat berbeda dengan tingkat kesulitan di commercial events yang mencermati keseimbangan antara revenue dan expenditure penyelenggaraan event tsb.

SHAREHOLDER MEETING – juga dikenal dengan istilah RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham). Istilah ini lebih melekat pada perusahaan yang sudah go-public (sudah berstatus Terbuka – Tbk). Dalam kondisi tertentu malah, ada RUPST (tertutup) dan RUPSLB (luar biasa). Bagi perusahaan yang belum ‘Tbk’, rapat pemegang saham (pemilik) biasanya berlangsung tertutup dan dibatasi hanya untuk yang berkepentingan saja. Sementara di RUPS perusahaan2 ‘Tbk’, acara dilangsungkan secara terbuka (kecuali RUPST dan RUPSLB), dihadiri oleh semua pemilik saham, bahkan diliput oleh media/pers.

Tingkat kesulitannyapun berbeda. RUPS perusahaan ‘Tbk’ memerlukan persiapan yang sangat cermat, proses pelaporan dan perijinan (di Indonesia melibatkan Kementerian Keuangan, BAPEPAM, akuntan publik dlsb.)

Di Jakarta ada beberapa EO yang sangat menguasai prosedur ini dan mereka kebanyakan hanya berbisnis di kalangan perusahaan ‘Tbk’, BAPEPAM, Kementerian Keuangan dll (spesialisasi).

Frekuensinya tahunan (kecuali dalam keadaan tertentu/emergency situation).

Sangat disarankan bagi EO yang ingin menekuni sektor ini, untuk menguasai prosedur RUPS berdasarkan ketentuan2 yang berlaku (bisa ditanyakan ke Kementerian Keuangan, BAPEPAM dll.); dan sekaligus harus mempunyai tenaga ahlinya, yang menjadi Project Coordinator saat pelaksanaan event.

Persiapannya mungkin akan lebih baik kalau sudah dimulai beberapa bulan sebelumnya.

Di sebuah organisasi, tidak ada RUPS. Yang mirip dengannya adalah sebuah pertemuan tingkat pimpinan (atau founder)yang akan mengambil keputusan tentang kebijakan organisasi … Musyawarah Nasional (MUNAS), Musyawarah Besar (MUBES), Kongres, Rapat Pimpinan Nasional (RAPIMNAS) dan sejenisnya.

Di lembaga atau institusi Pemerintah, RUPS hanya terjadi di kalangan BUMN/BUMD, termasuk Rapat Dewan Komisaris.

Lembaga/institusi yang bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan Negara/Pemerintahan (Presiden, Perdana Menteri), biasanya mempunyai pertemuan dengan para pejabat terkait.

Tingkat kesulitannya mirip, apalagi kalau sudah melibatkan pejabat pemerintah pusat/daerah. Baik dalam hal birokrasi, penyusunan acara, prosedur protokol yang tidak bisa dihindari, keterbatasan anggaran yang tersedia dan faktor keamanan (simak Event Risk Management).

Organisasi yang tidak mempunyai fasilitas ruang pertemuan besar (di kantor mereka) biasanya memilih venue yang netral dan independent seperti hotel berbintang atau convention center yang memenuhi syarat.

Sementara lembaga/institusi pemerintah biasanya sudah dilengkapi dengan ruangan untuk keperluan ini di kantor pusat mereka.

BOARD MEETING – atau Rapat Dewan Direksi. Mirip dengan RUPS, tingkat kesulitan di perusahaan berstatus ‘Tbk’ lebih tinggi daripada rapat direksi perusahaan biasa atau perusahaan keluarga. Skalanya dan jumlah orang yang terlibat mungkin lebih kecil, tetapi kesiapan, pengadaan materi dlsb. cukup menuntut kecermatan kerja.

Board Meeting biasanya masih diselenggarakan sendiri oleh perusahaan; pihak yang terlibat a.l. biasanya Corporate Secretary, Biro Hukum, kadangkala Public Relations, bagian keuangan (sudah pasti!), General Affair.

Penyusunan agenda rapat, pemeriksaan perlengkapan rapat termasuk kondisi venue atau ruangan yang dipergunakan, sistem pembuatan notulen/risalah rapat/Minutes-of-Meeting (ada yang manual dan ada yang direkam), jeda dan makan siang/malam, kesemuanya adalah elemen penyelenggaraan yang perlu mendapat perhatian seksama.

Persiapannya tidak terlalu lama.

Di organisasi, lembaga dan institusi pemerintah, prosesnya mirip dengan RUPS tersebut di atas. Hanya saja mungkin pejabat yang hadir tidak dalam posisi setinggi sebelumnya.

Di BUMN/BUMD (State Owned Companies), Rapat Dewan Direksi diatur oleh ketentuan yang baku, sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang ada.

Di forum ASEAN kita mengenal Summit Meeting (KTT) yang dihadiri oleh para kepala negara/kepala pemerintahan, lalu didahului oleh Ministerial Meeting yang dihadiri oleh para Menteri Luar Negeri dan diawali dengan Senior Officers Meeting yang diikuti oleh para Direktur Jenderal dan setingkat mereka.