Corporate Event Management (4)

PROJECT MANAGEMENT FOR CORPORATE EVENT

Konsep tentang perencanaan dasar dan siklus hidup sebuah event project merupakan hal yang penting untuk diperhatikan oleh para praktisi event management, khususnya corporate events.

Tidak seperti manajemen administratif, maka project management diharapkan menguasai aspek-aspek perencanaan, penganggaran, program dan proses pengembangannya. Sama seperti sebuah project, maka sebuah corporate event juga harus menjalani siklus yang sama. Contohnya, sejumlah event sangat terkait dengan anggarannya. Pada umumnya para penyelenggara harus jeli dan taktis dalam mengatur siasat agar anggaran (dan ketersediaannya) tidak banyak mempengaruhi tujuan penyelenggaraan sebuah corporate event dan tujuan perusahaan menyelenggarakannya. Proses pengembangan harus dihadapi dengan strategi yang tepat. Perubahan (selama bukan perubahan pada tujuan penyelenggaraan dan melanggar budaya perusahaan) bisa diterima (ditolerir), agar tujuan tetap terjaga. Seringkali ada perubahan yang harus diterima kenyataannya, mempertimbangkan aspek-aspek yang muncul.

Beragam ide yang muncul di awal perencanaan perlu diakomodir dengan kedewasaan dalam penerimaan yang tulus terhadap ide tersebut. Tidak perlu disela dengan tanggapan² yang memojokkan terlebih dahulu. Di Basic Event Management bagian ini adalah bagian awal sebuah proses terjadinya sebuah event.

Tentunya tidak salah apabila kemudian ada pertanyaan: “Apakah ide ini mungkin untuk dilaksanakan?” Jawabannya dikembalikan kepada konsep itu, dan yang mungkin masih perlu dikembangkan lebih lanjut. Jika konsep sudah dianggap layak untuk dilaksanakan, maka kegiatan perencanaan dapat segera dimulai. Ini bukanlah sebuah model linear dan mekanis. Selama proses perencanaan, mungkin akan muncul sejumlah peluang atau resiko sehingga konsep awal corporate event tsb perlu dimodifikasi. Dan harus pula difahami, bahwa sebuah resiko akan selalu (tetap) ada dari setiap langkah yang diambil. Ini berarti bahwa rencana/konsep sebuah corporate event adalah sebuah dokumen yang tidak statis. Sebagaimana diketahui dan dijelaskan di Basic Event Management, setelah Term-of-Reference selesai, maka akan ada proses penyempurnaan / perbaikan / perubahan sebelum menjadi sebuah Preliminary Proposal. Dan begitu pula selanjutnya ketika akan menuju ke Final Proposal.

Satu hal yang pasti adalah bahwa dalam sebuah rencana corporate event akan selalu ada perubahan. Perubahan apapun yang terjadi, event berlangsung dalam batasan/koridor yang ditetapkan oleh klien – budaya perusahaan, tujuan penyelenggaraan, target audience, dlsb.

Mengapa project management begitu erat hubungannya dengan corporate event management? Coba simak 6 karakteristik berikut ini, lalu hubungkan dengan sebuah corporate event.

·      Proyek berbasis waktu, setiap aspek dari sebuah proyek selalu mempunyai hambatan/tantangan soal waktu;

·      Proyek adalah unik dan mencakup penggunaan sumber daya baru serta mengggunakan sumber daya standar dalam sebuah kombinasi baru;

·      Proyek mempunyai tanggal mulai dan selesai;

·      Proyek mencakup ketidaklaziman yang dapat dipertimbangkan dan kemungkinan resiko yang tak terduga;

·      Tingkat kegiatan proyek selalu berbeda, berdasarkan lamanya proyek berjalan;

·      Proyek merupakan sebuah sistem yang dinamis dan menjadi sasaran perubahan, dengan memanfaatkan sumber² internal maupun eksternal.

Sudah bisa ditemukan kolom parallel keduanya? Antara sebuah proyek dan sebuah corporate event?

Mari kita lengkapi informasi ini dengan yang berikut:

·      konsep utama dari sebuah basic plan dan life cycle corporate event management adalah pertimbangan yang diperlukan untuk seorang corporate event planner;

·      basic plan creativity memungkinkan corporate event planner untuk mengenali dan mengontrol berbagai perubahan yang terjadi;

·      corporate event plan adalah alat komunikasi dan project database yang menjadi pedoman untuk mengukur perjalanan sebuah event;

·      menanggapi (response) perubahan dan membuat keputusan yang dinamis adalah faktor penentu keberhasilan dalam corporate event management;

·      event management organization mengembangkan apa yang harus dilengkapi dan mendistribusikannya ke unit-unit yang dikelolanya, menugaskan sumber daya yang ada atau yang baru dan menjadwalkan unit kerja secara efisien;

·      accountable & systematic approach sangat dibutuhkan di corporate event management, karena faktor2 ukuran, tingkat kesulitan/kerumitan, keuangan, tanggung jawab, resiko, aturan, budaya dll;

·      project management yang diterapkan pada corporate event management menerapkan pola kerja sebuah teamwork yang solid, cooperative, flexible, accountable, controllable, balance, full of individual skill, professionalism dll;

·      sebuah contact-sheet atau client-request-sheet akan sering membantu seluruh team untuk memahami tujuan corporate event tersebut dan keinginan klien (perusahaan);

·      semakin dekat dengan D-Day (Hari-H), volume, duration dan frequency pekerjaan bisa semakin ditingkatkan, disesuaikan dengan kebutuhan yang mengacu pada jadwal kerja yang sudah disepakati (scope creep action);

·      batasan waktu (deadline) untuk setiap tugas harus diperkirakan dan dipantau terus menerus. Milestone merupakan kelengkapan dari suatu tugas yang penting;

·      tidak ada “superman”, jadi biasakanlah menyusun struktur pembagian kerja yang terurai ke unit-unit kerja yang lebih kecil, sehingga mudah diawasi jalannya dan dipantau langkahnya – tetapi ini bukan berarti bahwa sebuah corporate event organization harus besar dan meluas kemana-mana;

·      manfaatkan seluruh dan segala macam alat bantu, baik yang berbentuk sebagai hardware (peralatan, perlengkapan, grafik, diagram, lembar isian dll.) maupun software (skill, aplikasi, sistem, metode dll.).