Bagi Event Organizer/Event Planner, memilih venue (lokasi acara) bukanlah hal yang asing dan sulit. Kecuali kalau EO tersebut harus memilih berdasarkan kemauan klien nya. Nah ini baru tantangan. Klien kadangkala tidak sepenuhnya faham, apa saja syarat utama pemilihan sebuah venue yang sesuai dengan kebutuhan acaranya. Mereka seringkali hanya "terbuai" oleh nama harum venue tersebut, atau latah ikut-ikutan dengan orang lain yang menggunakan tempat tersebut, atau bahkan ada klien yang memilih sebuah tempat hanya untuk keperluan gengsinya saja.
Berbagai faktor harus memperoleh perhatian yang seksama dan cermat. Berikut ini adalah beberapa tips yang selalu harus dicermati oleh setiap calon pemakai terhadap venue yang akan dipilihnya.
LOKASI - perhatikan lokasi venue tersebut. Apakah berada di kawasan/gedung perbelanjaan/pertokoan (di Jakarta contohnya adalah Balai Sarbini di Pusat Perbelanjaan Plaza Semanggi), berdekatan/menyatu dengan hotel (di Jakarta contohnya Balai Sidang Jakarta/Jakarta Convention Center dengan hotel The Sultan, di Bali contohnya Bali International Convention Center dengan The Westin Resort), atau bahkan di dalam hotel tersebut, berdekatan/menyatu dengan gedung/bangunan/kompleks perkantoran (di Jakarta contohnya Bidakara, dulu ada Semanggi Expo di kawasan Sudirman), atau berada di lokasi tersendiri (di Jakarta misalnya JI EXpo dahulu JITC, Balai Sudirman), dan lain sebagainya. Faktor lokasi langsung terkait dengan beberapa aspek lainnya, termasuk kemudahan transportasi, jarak, batasan kendaraan (mis. 3-in-1), akses, kesibukan/keramaian/kepadatan lokasi pada waktu tertentu (business hour crowd), perparkiran, dan lain-lain. Beberapa event memerlukan venue yang terbuka (mis. Stadion Utama Gelora Bung Karno Senayan, Danau Sunter, Bumi Perkemahan Cibubur), eksklusif (mis. hotel berbintang 5 + diamond), dan bahkan beberapa corporate event hanya memerlukan venue di dalam area perusahaan.
AKSES – kemudahan mencapai venue tersebut pun menjadi faktor pertimbangan. Sebuah seminar bisnis yang diselenggarakan di sebuah hotel di Jakarta pada hari kerja, akan menghadapi beberapa masalah eksternal. Apakah hotel tersebut termasuk di dalam kawasan 3-in-1? Apakah perparkiran hotel tersebut cukup luas? Sebuah seminar yang akan dihadiri oleh 200-300 peserta tingkat manager ke atas/pengambil keputusan perusahaan, besar sekali kemungkinan memerlukan area parkir yang luas. Kebanyakan di antara mereka akan datang menggunakan kendaraan pribadi beroda empat. Apakah akses menuju hotel tersebut harus melalui jalan-jalan yang padat lalu lintas pada jam-jam tertentu? Atau harus berputar cukup jauh sebelum mencapainya? Banyakkah kendaraan umum sebagai pilihan menuju hotel tersebut?
FASILITAS – memilih sebuah venue pun harus selalu disesuaikan dengan kebutuhan event itu sendiri. Setiap jenis event memiliki daftar kebutuhan fasilitas yang berbeda dengan event yang lain. Meskipun sama-sama berada di dalam kelompok convention, tetapi sebuah business seminar (biasanya sekitar 1-2 hari) sangat berbeda kebutuhan fasilitasnya dengan sebuah kongres tahunan organisasi maupun international conference. Sebuah pameran dagang (B2B exhibition/trade exhibition) memerlukan fasilitas tidak sama dengan sebuah bazaar/pasar murah. Sebuah ruangan (function room) yang akan dipergunakan untuk sebuah pertemuan dengan jumlah peserta lebih dari 100 orang, memerlukan beberapa prasyarat yang menentukan – ketinggian atap (ceiling height), prakiraan dan kemampuan dipakai untuk berbagai ragam seating arrangement (U-shape, class, theatre, board-shape, fishbone shape, round table meeting, etc.), ada atau tidak adanya tiang penyangga bangunan di dalam ruangan (poles), electricity power outlets (stop kontak ada dimana saja, untuk keperluan peserta yang membawa laptop dan membutuhkan aliran listrik), entrance/exit/emergency/service doors, dan lain sebagainya. Atap yang rendah (low ceiling height) akan menyulitkan peletakan projection screen apabila jumlah peserta banyak dan seating arrangement nya membujur vertical (audience yang duduk di bagian belakang tidak bisa melihat dengan jelas). Dan ini kadang kala terpaksa diatasi dengan penyediaan beberapa wide screen plasma TV di beberapa tempat untuk memudahkan audience – tetapi akibatnya, budget membengkak untuk sewa plasma TV tsb.
JENIS VENUE & TARGET AUDIENCE – sama dengan jargon “Customer is the King”, maka audience pun harus selalu memperoleh perlakuan istimewa. Audience setingkat managers-and-above (termasuk para decision makers/directors) pada umumnya enggan menghadiri seminar di hotel berbintang tiga. Entah mengapa, mungkin ‘gengsi’ atau apapun itu. Sementara pertemuan untuk supervisors level, staf pelaksana dan setingkat dengannya, sulit diselenggarakan di hotel berbintang lima. Di samping biayanya yang tidak kecil, maka masalah ‘keengganan’ juga cukup berperan. Ini hanya salah satu contoh dari begitu banyak alasan yang bisa kita kemukakan ketika membicarakan kaitan antara jenis event dengan jenis target audience.
ANGGARAN – ini barangkali salah satu faktor pertimbangan penting dalam memilih venue yang tepat untuk event yang akan diselenggarakan. Pepatah “tidak ada barang bagus tapi murah” berlaku. Penyelenggara (siapapun itu, EO, perusahaan, kepanitiaan dll.) perlu seksama dan teliti dalam menyusunnya. Sebuah international event yang mampu menghadirkan lebih dari 1.000 peserta manca negara ke sebuah venue, bisa memperoleh kesempatan untuk bernegosiasi dalam masalah anggaran dengan pihak venue management. Karena apa? Venue management tidak menilai hanya dari jumlah uang yang akan diterimanya, tetapi juga berbagai masalah lain, termasuk quantity of audience yang besar, room night stay (kalau di hotel) yang banyak, portfolio, image (kalau event nya memang mengangkat hot topic), reputasi (kalau event ini melibatkan banyak petinggi VVIP/VIP, quality of audience) dlsb. Bahkan mereka tidak segan untuk menyiapkan customized budget (berdasarkan ketersediaan anggaran).
Posts
No comments:
Post a Comment