Corporate Event Management (3)

Sebaiknya kita pilah terlebih dahulu event apa saja yang akan diselenggarakan setahun mendatang. Biasanya ada event yang hanya terkait pada kepentingan internal. Tetapi ada juga event yang terkait pada eksternal, maupun keduanya sekaligus.

RUPS sebuah perusahaan yang belum go-public tentunya bersifat internal. Sangat berbeda dengan RUPS perusahaan yang sudah go-public (Tbk), maka RUPS tersebut akan melibatkan kepentingan internal dan eksternal sekaligus.

Press Conference dan product launching, keduanya sangat bersifat eksternal.

Tetapi sebuah perayaan corporate anniversary bisa “berwajah dua” – internal (karena evaluative) dan eksternal (karena special).

Event yang menuntut kerja keras, keketatan jadual kerja, personil yang mahir, jaringan dengan pihak ketiga yang luas (pemasok, supplier, vendor dll.), jumlah staf yang tidak kecil, pengalaman yang baik ……… tentunya lebih baik diserahkan dan dipercayakan penyelenggaraannya kepada sebuah EO profesional (asal sesuai dengan spesialisasinya). Tetapi event sederhana seperti employee gathering yang hanya melibatkan 30 karyawan, cukup dikerjakan sendiri saja – kalau tidak punya bagian yang khusus menanganinya, bisa saja dibuat sebuah panitia tidak tetap (ad-hoc) untuk melaksanakannya.

Perusahaan/organisasi sebaiknya sudah merencanakan hal ini di tahun sebelum tahun penyelenggaraannya – sedini mungkin. Karena untuk beberapa jenis event yang rumit, diperlukan waktu yang cukup untuk menyusun persiapannya (pre-event period). Tidak hanya karena kebutuhan terhadap keberadaan pihak terkait, tetapi juga untuk menyusun sebuah rencana kerja yang teliti dan cermat (tidak asal²an). Pemesanan tempat (venue) tidak bisa tiba-tiba. Mengundang seorang MC terkenal tidak bisa sembarang waktu – ybs juga harus memenuhi jadwal kerjanya sendiri. Ini hanya beberapa contoh. Untuk corporate event berskala menengah ke atas, persiapan selama 8-14 bulan sebelumnya dirasakan sudah cukup ideal.

Setiap event mempunyai target audience yang tidak selalu sama. Sebuah press conference yang terencana dengan baik, akan sangat teliti memilih media yang diundang, agar sesuai dengan target audience yang diinginkan (dijadikan sasaran sebagai penerima informasi). Press conference sebuah product launching memerlukan ketelitian yang cermat, supaya product promotion message nya sampai kepada penerima yang tepat.

Target audience (khalayak sasaran) mempengaruhi peran sebuah event dan berdampak pada tujuan event tersebut serta bagaimana elemen budaya perusahaan akan diposisikan dalam event. Bagi EO profesional yang mengerjakan event tersebut, akan sangat berguna apabila mengetahui secara jelas khalayak sasaran yang dijadikan tujuan utama event tersebut. Untuk setiap target audience yang berbeda, diperlukan kreativitas konsep yang tidak sama.

Dengan demikian sebuah konsep event yang sukses di perusahaan A belum tentu sukses di perusahaan B. Keduanya tidak memiliki budaya perusahaan yang sama, belum tentu memiliki target audience yang sama, tidak memiliki sifat² event yang sama dlsb. untuk itu dibutuhkan kreativitas yang berbeda, meskipun kedua perusahaan tersebut sama-sama memerlukan jenis event yang sama. Contohnya, product launching perfume buatan domestik tidak sama kreativitasnya dengan perfume buatan luar negeri.

Di era 80-90an, keperluan penyelenggaraan corporate event pada umumnya masih didominasi oleh kalangan advertising agencies. Mengapa? Karena mereka sudah faham betul budaya perusahaan klien mereka, melalui kerja sama di bidang promosi dan periklanan. Mereka faham betul semua sifat-sifat, kebijakan, struktur perusahaan, dan itulah yang paling membekali mereka untuk mampu memenuhi harapan perusahaan dalam pelaksanaan sebuah corporate event. Lagipula beberapa corporate event juga memerlukan dukungan promosi dan periklanan, mis. product launching, press conference, corporate anniversaries dll.

Selewat akhir 90an, ketika bisnis EO mulai tumbuh “bagaikan jamur di musim hujan”, maka beberapa EO mulai berani memasuki bisnis penyelenggaraan corporate event. Modal utama mereka waktu itu a.l. jaringan pertemanan yang akrab, biaya pelaksanaan yang lebih murah dan kreativitas yang lebih modern, atraktif dan kadangkala lebih agresif.

Tetapi sebagaimana kelaziman bisnis yang terjadi, maka dari waktu ke waktu kita bisa menyimak EO mana yang terus mampu bertahan (eksis) dan mana yang kemudian hilang tenggelam. Kalau kita ingat beberapa faktor penentu yang mampu membuat sebuah perusahaan EO tetap survive (ingat BASIC EVENT MANAGEMENT), maka EO yang masih eksis saat ini di penyelenggaraan corporate event tidak banyak lagi. Bahkan beberapa advertising agency malah membuat anak perusahaan EO guna bersaing dan mempertahankan eksistensi klien mereka. Atau beberapa perusahaan/organisasi besar malah membuat EO sendiri (atau sebuah bagian yang bekerja sebagaimana layaknya sebuah EO) dengan prioritas kerja untuk keperluan perusahaan/organisasi, dan kadangkala menerima pesanan kerja dari mitra perusahaan.

Persaingan bisnis berjalan terus. Tetapi di balik itu semua, KREATIVITAS dan KOMITMEN tetap harus dipertahankan apabila mau tetap eksis di bisnis ini.