Corporate Event Management (9)

MUSYAWAH NASIONAL dan sejenisnya – ada MUNAS, MUKERDA, MUSDA, RAPIMNAS, RAKERNAS, RAKERDA, KONGRES, MUKTAMAR dll. Begitu banyak istilah (dalam bentuk singkatan) yang dipopulerkan di Indonesia. Pada dasarnya ini termasuk salah satu convention event (lihat BASIC EVENT MANAGEMENT). Tetapi karena kepentingannya melibatkan sebuah organisasi/perusahaan (besar), maka juga dimasukkan ke dalam kelompok corporate event sebagai pelengkap.

Frekuensi penyelenggaraan biasanya tergantung pada masa bakti kepengurusan (di dalam masa bakti tersebut, setiap tahun biasanya ada Rapat Kerja Tahunan atau Rapat Pimpinan Nasional dan sejenisnya)

Tingkat kesulitan MUNAS (dan sejenisnya ini) adalah pada elemen kepesertaan (banyak, berasal dari berbagai daerah), akomodasi (untuk peserta), pengambilan suara (peralatan, waktu, besar ruangan, prosedur voting), jumlah ruangan untuk pertemuan paripurna (plenary) dan pertemuan komisi/bidang (break out) & penanganan materi, tanda pengenal, keamanan, jasa boga, kebersihan, parkir dlsb.

Itupun sangat tergantung pada jenis organisasi yang menjadi Host-nya. Dari pengalaman, akan sangat membantu apabila organisasi berasal dari kalangan non-politisi, swasta, organisasi profesi dll. Mereka sangat kooperatif. Tetapi kalau dengan kalangan politisi, sangat birokratif dan rumit. Bahkan tidak jarang, ada kejadian terlalu banyak “kapten dalam satu kapal”.

Tingkat kesulitan tinggi. Sektor operasional bekerja “24/7” (24 jam sehari, 7 hari seminggu … alias non-stop), karena seringnya perubahan teknis. Anggaran cukup besar, bahkan di kalangan organisasi politik bisa besar sekali. Tetapi yang menjadi masalah, hampir semua dana keperluan anggaran penyelenggaraan tidak berasal dari induk organisasi (kebanyakan dari sponsor, sumbangan dan mitra). Sehingga dana seringkali datang tidak tepat pada waktu diperlukan.

Banyak penyelenggara (sebagian adalah EO) yang terpaksa melakukan pre-financing, sebuah tindakan yang mengandung resiko tinggi. Kesulitan tindakan ini adalah jaminan penggantian dana yang sudah dikeluarkan. Untuk itu memang sangat disarankan agar ada perjanjian terperinci sedini mungkin secara resmi dan kuat dasar hukumnya, supaya penyelenggara/EO tidak dirugikan.

Disarankan pula, pada saat acara sudah dimulai, semua proses pembayaran sudah selesai, kecuali beberapa elemen kecil. Ini perlu menjadi perhatian agar tidak terjadi kasus “bubar jalan” alias “bubar ngilang” (sudah beberapa kali terjadi). Hubungan EO dengan para mitra akan terusik apabila Host (klien) tidak bertanggung jawab.

Corporate Event adalah salah satu jenis event yang penuh tantangan. Tingkat kesulitan yang seringkali cukup tinggi, waktu persiapan yang biasanya sangat singkat, ketersediaan anggaran yang kadangkala terbatas (termasuk tidak mudahnya menghadirkan sponsor), dan budaya perusahaan yang selalu harus dijadikan acuan paling mendasar.

Di sisi lain corporate event tetap memikat. Karena ada beberapa EO yang hanya melayani beberapa perusahaan, tetapi dalam kontrak kerja bertahun-tahun. EO tersebut bisa “hidup” dengan tenang dari captive customers ini (tentunya juga captive revenue). Dan itu merupakan bukti bahwa EO spesialis akhirnya memang diperlukan.

Semoga semua masukan ini bermanfaat dan terima kasih sudah mempercayakan tugas ini kepada saya untuk turut menambah pengetahuan anda di bidang event management.

Selamat bekerja dan … BE CREATIVE, BE COMMITED, BE PROFESSIONAL!