Corporate Event Management (9)

MUSYAWAH NASIONAL dan sejenisnya – ada MUNAS, MUKERDA, MUSDA, RAPIMNAS, RAKERNAS, RAKERDA, KONGRES, MUKTAMAR dll. Begitu banyak istilah (dalam bentuk singkatan) yang dipopulerkan di Indonesia. Pada dasarnya ini termasuk salah satu convention event (lihat BASIC EVENT MANAGEMENT). Tetapi karena kepentingannya melibatkan sebuah organisasi/perusahaan (besar), maka juga dimasukkan ke dalam kelompok corporate event sebagai pelengkap.

Frekuensi penyelenggaraan biasanya tergantung pada masa bakti kepengurusan (di dalam masa bakti tersebut, setiap tahun biasanya ada Rapat Kerja Tahunan atau Rapat Pimpinan Nasional dan sejenisnya)

Tingkat kesulitan MUNAS (dan sejenisnya ini) adalah pada elemen kepesertaan (banyak, berasal dari berbagai daerah), akomodasi (untuk peserta), pengambilan suara (peralatan, waktu, besar ruangan, prosedur voting), jumlah ruangan untuk pertemuan paripurna (plenary) dan pertemuan komisi/bidang (break out) & penanganan materi, tanda pengenal, keamanan, jasa boga, kebersihan, parkir dlsb.

Itupun sangat tergantung pada jenis organisasi yang menjadi Host-nya. Dari pengalaman, akan sangat membantu apabila organisasi berasal dari kalangan non-politisi, swasta, organisasi profesi dll. Mereka sangat kooperatif. Tetapi kalau dengan kalangan politisi, sangat birokratif dan rumit. Bahkan tidak jarang, ada kejadian terlalu banyak “kapten dalam satu kapal”.

Tingkat kesulitan tinggi. Sektor operasional bekerja “24/7” (24 jam sehari, 7 hari seminggu … alias non-stop), karena seringnya perubahan teknis. Anggaran cukup besar, bahkan di kalangan organisasi politik bisa besar sekali. Tetapi yang menjadi masalah, hampir semua dana keperluan anggaran penyelenggaraan tidak berasal dari induk organisasi (kebanyakan dari sponsor, sumbangan dan mitra). Sehingga dana seringkali datang tidak tepat pada waktu diperlukan.

Banyak penyelenggara (sebagian adalah EO) yang terpaksa melakukan pre-financing, sebuah tindakan yang mengandung resiko tinggi. Kesulitan tindakan ini adalah jaminan penggantian dana yang sudah dikeluarkan. Untuk itu memang sangat disarankan agar ada perjanjian terperinci sedini mungkin secara resmi dan kuat dasar hukumnya, supaya penyelenggara/EO tidak dirugikan.

Disarankan pula, pada saat acara sudah dimulai, semua proses pembayaran sudah selesai, kecuali beberapa elemen kecil. Ini perlu menjadi perhatian agar tidak terjadi kasus “bubar jalan” alias “bubar ngilang” (sudah beberapa kali terjadi). Hubungan EO dengan para mitra akan terusik apabila Host (klien) tidak bertanggung jawab.

Corporate Event adalah salah satu jenis event yang penuh tantangan. Tingkat kesulitan yang seringkali cukup tinggi, waktu persiapan yang biasanya sangat singkat, ketersediaan anggaran yang kadangkala terbatas (termasuk tidak mudahnya menghadirkan sponsor), dan budaya perusahaan yang selalu harus dijadikan acuan paling mendasar.

Di sisi lain corporate event tetap memikat. Karena ada beberapa EO yang hanya melayani beberapa perusahaan, tetapi dalam kontrak kerja bertahun-tahun. EO tersebut bisa “hidup” dengan tenang dari captive customers ini (tentunya juga captive revenue). Dan itu merupakan bukti bahwa EO spesialis akhirnya memang diperlukan.

Semoga semua masukan ini bermanfaat dan terima kasih sudah mempercayakan tugas ini kepada saya untuk turut menambah pengetahuan anda di bidang event management.

Selamat bekerja dan … BE CREATIVE, BE COMMITED, BE PROFESSIONAL!

Corporate Event Management (8)

WORKSHOP, IN-HOUSE SEMINAR, CONVENTION/CONGRESS (ORGANIZATION), SYMPOSIUM – beberapa perusahaan besar yang bergerak di jenis industri tertentu kadangkala menyelenggarakan workshop untuk keperluan karyawan, dan juga melibatkan mitra kerjanya. Atau bahkan in-house seminar (hanya untuk karyawan) yang mengundang beberapa pembicara ahli dari luar perusahaan. Ini termasuk kalangan perminyakan, industri besar, dll.

Di kalangan organisasi dan institusi tertentu, mereka juga menyelenggarakan konvensi atau kongres, bahwa di organisasi profesi kalangan kedokteran dan farmasi nama symposium sudah begitu akrabnya. Di Indonesia saja hampir tiap bulan ada symposium dari kalangan ini yang dihadiri oleh para dokter, paramedis, dan ahli farmasi.

Secara teknis operasional, acara ini 90% sama dengan jenis convention event. Beberapa kelainan yang ada hanyalah faktor pendanaan (non-commercial, dana perusahaan), pembicara (spesifik sesuai kebutuhan perusahaan), topik bahasan (sangat spesifik sesuai bidang industri/bisnis perusahaan) dan lokasi (beberapa perusahaan yang sudah mempunyai ruangan untuk pendidikan & pelatihan lebih suka menyelenggarakannya di kantor supaya tidak mengeluarkan biaya terlalu besar untuk keperluan venue).

Tingkat kesulitannya tidak terlampau tinggi dan persiapannya cukup sederhana – apalagi kalau perusahaan yang rutin menyelenggarakannya setiap beberapa bulan. Acara ini juga merupakan bagian dari peran dan fungsi adanya Diklat di sebuah perusahaan. Beberapa EO sudah memperoleh kepercayaan sebagai penyelenggara acara ini, tentunya dengan salah satu syarat yang paling mendasar yakni, EO harus memahami betul kebutuhan industri terkait.

OPEN HOUSE – jangan diasumsikan bahwa ini adalah ‘open house’ yang dilakukan oleh kepala negara atau pejabat-pejabat ketika menerima tamu di hari raya keagamaan, atau sejenisnya.

Open House yang akan diulas di sini adalah sebuah acara yang banyak diselenggarakan oleh lembaga pendidikan. Acara ini merupakan suatu multi collaboration event yang unik, menarik, mampu menyerap banyak pengunjung kalau dikelola dan diolah dengan baik, dan bahkan dinantikan oleh beberapa kalangan karena kepentingannya.

Mengapa?

Coba kita simak, acara apa saja yang diolah secara multi collaboration event ini:

Ada seminar tentang lembaga pendidikan terkait atau tentang salah satu topik di dunia pendidikan maupun profesi yang menarik, dengan menghadirkan pembicara yang andal, terkenal dan populer

Ada pameran kecil yang menampilkan karya pada siswa/i maupun lulusan lembaga pendidikan terkait (bahkan apabila ada jurusan desain busana, maka juga diselenggarakan acara pagelaran busana/fashion show, ada pameran maket oleh jurusan arsitektur dlsb.)

Ada coaching programme bagi pengunjung yang ingin mengenal salah satu jurusan dengan lebih terperinci

Ada 1-on-1 counseling desk, dimana pengunjung bisa berdiskusi dengan para ahli/mentor tentang jurusan yang diminatinya

Ada hiburan dan gerai-gerai makanan ringan maupun minuman bagi pengunjung

Dan … tentunya ada meja penerimaan siswa baru!

Apabila diolah dengan baik, maka acara ini bisa semarak mirip dengan PENSI (pentas seni) para siswa/i – bedanya PENSI menitik beratkan konten acara pada hiburan kesenian, sementara Open House menitik beratkannya pada penerimaan siswa baru dan pagelaran hasil studi siswa yang sudah ada.

Beberapa lembaga pendidikan menyelenggarakan acara ini selama 1,5 hari. Pada hari kedua, acara dititik beratkan pada acara yang statis (penerimaan siswa baru, pameran, 1-on-1 counseling desk).

Di Indonesia baru ada segelintir lembaga pendidikan yang bersedia mempercayakan acara ini ke EO. Alasan yang selalu dikemukakan adalah biaya atau besar anggaran yang dibutuhkan. Mereka lebih suka mengerahkan organisasi siswa/i atau membuat panitia khusus (ad hoc).

Dari berbagai informasi yang terkumpul, diperoleh kabar bahwa lembaga pendidikan masih belum “berani” menghadirkan sponsor di acara ini. Ada semacam kekhawatiran bahwa publik maupun kementerian terkait di pemerintah akan menganggap bahwa mereka sudah meng-komersial-kan acara tersebut.

Sementara itu sebuah perguruan tinggi swasta yang pernah mempercayakan acara ini (dalam skala yang besar) kepada sebuah EO, bahkan berhasil mengerahkan beberapa sponsor yang baik dan juga terkait dengan dunia pendidikan secara langsung – ada sebuah bank dengan program tabungan berbea-siswa, ada perusahaan asuransi jiwa berbea-siswa, ada penerbit yang sekaligus pemilik toko buku besar, ada produsen alat tulis, ada distributor peranti lunak komputer, dan unit usaha lembaga pendidikan tersebut yang bergerak di dalam bidang kursus spesialisasi.

Acara ini memang sebaiknya direncanakan dan dikonsep jauh-jauh hari. Tingkat kesulitannya tidak terlampau tinggi. Kejelian mencari dan mengusahakan sponsor yang tepat membutuhkan ketekunan kerja.

RELIGIOUS EVENT – acara Berbuka Puasa Bersama, Halal Bihalal, Natal Bersama, Paskah Bersama, termasuk dalam religious event. Belum banyak perusahaan yang mempercayakan penyelenggaraan religious event kepada kalangan EO. Wajar saja, karena acara ini masih dianggap sebagai acara internal yang memiliki beberapa keterbatasan, termasuk keterbatasan anggaran, jumlah audience yang juga tidak terlampau banyak, dan lain sebagainya.

Meskipun demikian, religious event meninggalkan beberapa catatan teknis yang perlu memperoleh perhatian dari penyelenggara (siapapun), a.l.:

·      Harus dipisahkan mata acara ibadah dan hiburan, agar undangan/tamu yang bukan beragama sama tetap dapat menghadiri perayaan ini, di saat mata acara hiburan

·      Susunan acara yang monotone perlu mendapatkan peningkatan kreativitas penyelenggara

·      Seringkali penyelenggara yang berbentuk panitia khusus (ad hoc) melibatkan jumlah orang yang tidak sedikit, sehingga terjadi ‘tumpang tindih’ di pembagian tugas dan tanggung jawab.

Ketiga hal ini patut memperoleh perhatian, agar ‘warna’ religious event benar-benar berbobot dan tidak lagi terasa membosankan.

Tingkat kesulitannya tidak terlalu tinggi, dan persiapannya pun tidak terlalu lama. Yang menjadi ‘tantangan’ bagi penyelenggara adalah waktu penyelenggaraan yang tidak boleh terlampau jauh dari hari raya terkait, sehingga penyelenggara memang harus bekerja ekstra gesit.

SOCIAL CORPORATE EVENT – sebelum CSR (corporate social responsibility) dikenal di Indonesia, sebetulnya social corporate event sudah sering dilaksanakan, mis. donor darah bersama, pengumpulan dan penyerahan sumbangan ke rumah-rumah yatim piatu maupun wisma lansia, dan beragam kegiatan sosial lainnya. Sehingga dasar pemahaman acara ini sudah cukup disadari dan menjadi sebagian budaya perusahaan.

Sejak CSR dikenal dan kemudian semakin populer di Indonesia, maka perusahaan semakin menyadari kegiatan sosial apa saja yang sebetulnya mampu memberikan manfaat bagi masyarakat. Jenisnya pun mulai bertambah. Beberapa perusahaan besar menyisihkan keuntungan yang diraihnya untuk berbagai kegiatan sosial. Bahkan kini dana untuk CSR sudah dianggarkan setiap tahunnya.

Ikut serta menyerahkan Qurban di Hari Raya Idul Adha, membangun atau memperbaiki gedung-gedung sekolah (kebanyakan di daerah), turut membangun fasilitas umum (perbaikan jalan, MCK bersama dll.), maupun fasilitas khusus (rumah ibadah) sudah dikenal baik.

Di dalam public relations, berbagai kegiatan ini dikaitkan dengan community relations – secara makro (generasi, bangsa) maupun mikro (lingkungan, komunitas). Mulai dari bantuan bagi karyawan dan keluarganya yang mengalami musibah (mikro), memberikan beasiswa kepada anak karyawan (mikro) sampai pada bantuan bagi korban bencana alam (makro), pembangunan irigasi dan instalasi air bersih di daerah terpencil (makro), turut menanam bibit pohon di kawasan tertentu untuk mencegah erosi dan banjir (makro).

Ada kalimat yang sering dikumandangkan untuk kegiatan sosial seperti ini – “Mana yang lebih bermanfaat, memberikan alat pancing (joran) atau memberikan ikan hasil pancingan?”

Keterlibatan EO lebih banyak pada puncak acara peresmian kegiatan sosial itu sendiri. Belum banyak perusahaan yang melibatkan EO dalam kegiatan sosial seperti ini. Karena kegiatan sosial komunitas yang bersifat makro biasanya membutuhkan waktu lama, sementara yang mikro bisa dilaksanakan sendiri oleh perusahaan.

Anggaran memang sulit diukur seberapa besarnya, kesemuanya itu tergantung pada kegiatan sosial apa yang akan dilaksanakan.

Sementara tingkat kesulitannya juga sangat tergantung pada kegiatan itu sendiri.

EXHIBITION/TRADE SHOW – perusahaan pabrikan (manufacturer) dan produsen, maupun distributor barang impor skala besar, lebih mampu menyelenggarakan pameran tunggal. Pertama, karena varian produk mereka yang luas/banyak (mis. Unilever, Sinar Mas, Astra Group, Indo Group, OT Group, FMM). Dan kedua, karena perusahaan sejenis ini memang berkemampuan untuk melakukannya demi kepentingan pemasaran mereka.

Bagi perusahaan yang biasa-biasa saja, mereka lebih memilih menjadi peserta sebuah pameran terkait. Harus kita sadari bahwa ada banyak sekali alasan keikut sertaan sebuah perusahaan di pameran (pameran penjualan, pameran dagang dll.).

Apabila perusahaan menyelenggarakan sendiri pameran tunggal, maka besar sekali kemungkinan ada PEO (professional exhibition organizer) atau EO (event organizer) yang terlibat di dalam acara tsb. karena tingkat kesulitan penyelenggaraan sebuah pameran memang cukup tinggi.

Di dalam sebuah pameran tunggal, maka PEO atau EO yang dipercaya tadi, harus menyusun dan menata seluruh prosedur dan proses kegiatan secara baik dan terencana.

Beberapa perusahaan yang berpameran tunggal bahkan melakukan kolaborasi event ini dengan peringatan tertentu keperluan perusahaan.

Unilever dalam memperingati kehadirannya di Indonesia, bahkan menyelenggarakan pameran tunggal besar-besaran, yang merupakan salah satu kegiatan mereka selama beberapa hari – sebuah multi collaboration event yang sangat terencana dengan baik.

Anggaran tentunya cukup besar bagi pameran tunggal.

Sangat berbeda apabila perusahaan hanya menjadi peserta di sebuah pameran. Maka di dalam kegiatan seperti ini EO tidak pernah dilibatkan, karena konsentrasi pelaksanaannya merupakan tanggung jawab Marketing  Dept. perusahaan yang bekerja sama dengan PR Dept (kalau ada), advertising agency rekanan (kalau terikat pada kerja sama) dan bagian-bagian lain di perusahaan yang mampu mendukung keikut sertaan tsb.

Khusus mengenai pameran (exhibition) ada paket program terpisah.

OUTING/OUTBOUND, TEA WALK – termasuk beberapa outdoor sport event lainnya (bersepeda bersama, jalan sehat di Minggu pagi), termasuk event yang bisa dimanfaatkan untuk melestarikan budaya perusahaan. Melalui event seperti ini jalinan kerja sama antar karyawan, kebersamaan dan kekeluargaan, fisik yang sehat dan produktif, dll bisa dijadikan aspek manfaatnya.

Ada yang bisa diselenggarakan sebagai salah satu regular activity (jalan sehat Minggu pagi) tiap sebulan sekali, atau bahkan ada juga yang diselenggarakan berkaitan dengan corporate anniversary (bersepeda bersama), atau digabungkan dengan employee/family gathering (tea walk, outing/outbound).

Kalau sudah digabungkan dengan corporate anniversary atau employee/family gathering, biasanya EO mulai terlibat atau dipercaya untuk menjadi pelaksananya.

Khusus untuk outing/outbound, di Indonesia sudah banyak berdiri outdoor activities event organizer. Mereka memang specializing di sektor ini. Bahkan termasuk tea walk, ecotourism maupun voluntourism. Mereka bukan hanya bertindak selaku organizer/executor, tetapi juga menyediakan instructor dll.

Tingkat kesulitan tidak terlampau tinggi bagi organizer yang memang specializing di sektor ini, tetapi tentunya akan cukup menyulitkan bagi EO biasa yang tidak memahaminya secara baik. Anggaran sangat tergantung pada jumlah peserta, lokasi, keragaman mata acara dan akomodasi yang diperlukan.

Kerja sama antara EO yang menjadi penyelenggara acara pokok dengan specializing organizer bisa saja dilakukan agar tujuan event ini tercapai.

APPRECIATION REWARD, ACHIEVEMENT REWARD – seringkali kita menyaksikan iklan berwarna sehalaman penuh di salah satu media cetak ibukota yang memuat banyak foto karyawan sebuah perusahaan. Di iklan tersebut mereka masing-masing memperoleh “gelar” atas keberhasilan mereka (prestasi kerja). Perusahaan yang seringkali menampilkan iklan seperti ini adalah dari kalangan bisnis property dan asuransi. Sales & Marketing force mereka memang bekerja dengan target yang tidak kecil dan benar-benar membutuhkan ketrampilan (selling skill) dan motivasi yang baik. Atas keberhasilan mereka maka perusahaan memberikan apresiasi dalam bentuk penghargaan (beragam bentuknya, di samping financial incentive, dan “gelar” tadi, kadangkala mereka juga menerima bonus lain lagi). Sebuah iklan sehalaman penuh ditayangkan dan foto mereka menghiasi iklan tersebut. Publik yang menjadi klien mereka turut bangga atas keberhasilan ini.

Acara puncak biasanya diselenggarakan secara khusus di sebuah hotel berbintang lima atau di convention center yang megah.

Acara seperti ini tingkat kesulitannya sedang-sedang saja. Barangkali yang harus menjadi pertimbangan adalah :  tujuan acara sejalan dengan budaya perusahaan, biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan kebutuhan, intinya bukan soal mewah dan “heboh” tetapi pesan perusahaan sebagai apresiasi bisa diterima oleh karyawan dengan baik.

PERESMIAN KANTOR/CABANG BARU – ini adalah salah satu dari official corporate event - acara2 perusahaan yang bersifat resmi. Tingkat kesulitannya rendah. Anggaran biasanya terbatas, sesuai kebutuhan saja. Kecuali peresmian gedung kantor pusat yang baru, yang biasanya diselenggarakan dengan sangat meriah dan memerlukan anggaran tidak kecil. Faktor protokol peresmian lebih mendominasi konsentrasi penyelenggara. Kreativitas atas bentuk peresmiannya sendiri juga diperlukan dengan benar, menarik, memikat, dan bisa menjadi bahan publikasi.

Acara ini juga kadang² diimbuhi dengan beberapa acara tambahan lainnya, mis. press conference atau pameran sederhana. Lokasi dan daftar undangan turut menentukan kemeriahan acara.

Beberapa EO sudah pernah menerima pekerjaan ini.

SERAH TERIMA JABATAN, PELANTIKAN – (hand-over ceremony, inauguration ceremony) official corporate event lainnya. Sifatnya bahkan lebih internal. Di kalangan BUMN/BUMD atau kantor pemerintah, acara ini bersifat sangat resmi. Standing atau seating arrangement dan tata cara protokol yang penting dikuasai dengan baik oleh penyelenggara. Anggaran terbatas. Tingkat kesulitan cukup rendah.

Daftar undangan biasanya juga terbatas. Susunan acara sangat mengikat karena kepentingan protokol. Peliputan media/pers juga ada, kadang2 disertai dengan press conference.

Di perusahaan swasta, acara ini jarang diselenggarakan secara besar2an, kecuali pada perusahaan yang besar/multinasional atau sudah Tbk.

Masih jarang dipercayakan ke EO, karena sifat internalnya tadi.

PENANDA-TANGANAN KERJA SAMA/PERJANJIAN – (official signing ceremony of agreement/MOU and such of) masih official corporate event. Mirip dengan acara Serah Terima Jabatan/Pelantikan, acara ini juga biasanya bersifat internal. Keterlibatan eksternal biasanya hanya pada peliputan media/pers yang disertai dengan press conference.

Penanda-tanganan kerja sama/perjanjian yang melibatkan BUMN/BUMD, kantor dan lembaga pemerintah biasanya sangat resmi, penuh dengan tata cara protokol. Daftar undangan sangat berperan, apalagi kalau penanda-tangannya dihadiri kepala negara atau pejabat tinggi lainnya.

Tingkat kesulitan dan ketersediaan anggaran mirip dengan Serah Terima. EO juga masih sangat jarang menerima pekerjaan seperti ini, karena faktor internal yang sangat berpengaruh di acara ini.

Saya berkesempatan menangani acara ini sebanyak 2 kali – yang pertama adalah di perusahaan swasta asing, dan yang satu kali lagi di sebuah kementerian, dimana penanda-tangan perjanjian adalah Direktur Jenderal terkait dan Duta Besar negara sahabat terkait.

IPO (Initial Public Offering) EXPOSE – salah satu corporate event yang tersulit. Membutuhkan persiapan yang sangat cermat, teliti, terperinci, lama, dan menguras enerji. Acara ini hanya diselenggarakan ketika sebuah perusahaan akan ‘go public’. Perusahaan diwajibkan untuk mempersiapkan semua elemen yang penting. Mis. auditing, due diligence, publication, promotion, annual corporate report, kerja sama dengan Kementerian Keuangan, BAPEPAM, ISX (Indonesia Stock Exchange), dlsb. itu adalah alasan mengapa acara ini harus dipersiapkan sejak lama. Salah satu bank pemerintah yang melakukan merger dan kemudian ‘go public’ beberapa tahun lalu, mempersiapkannya lebih dari 1 tahun.

Di Jakarta ada beberapa EO yang spesialisasi dalam penyelenggaraan acara ini. Mereka sudah sangat faham seluruh lika-liku dan proses pengerjaannya. Kebanyakan di antara mereka sering bisa ditemui di BAPEPAM atau melalui beberapa pejabat di Kementerian Keuangan.

Tingkat kesulitannya tinggi. Anggaran cukup besar (bahkan di beberapa perusahaan tertentu, anggaran yang disediakan besar sekali). Prosedur dan proses pengerjaannya sangat mengikat. Keterkaitan berbagai pihak sangat kuat. Faktor budaya perusahaan menjadi faktor penentu. Peraturan pemerintah dan ketentuan lainnya menjadi elemen referensi yang sangat penting. Pemilihan venue harus cukup seksama. Keterlibatan media/pers di press conference maupun peliputan sangat penting.

Protokol sering tidak bisa diabaikan karena kehadiran beberapa pejabat pemerintah.

Corporate Event Management (7)

PRESS CONFERENCE, PRESS GATHERING, PRESS TOUR, PRESS VISIT – keempat acara ini mirip, karena semuanya mempunyai target audience yang terarah jelas (directive) …. yakni para media/pers terkait (related/relevant media/press).

Kalau di perusahaan ada Public Relations Dept./Bagian Humas, maka acara ini adalah tanggung jawab mereka. Bagi perusahaan yang menggunakan jasa PR Firm/Consultant, maka ini adalah kerja “bareng”.

Nah, bagi perusahaan yang tidak mempunyai PR Dept. dan tidak menggunakan jasa PR Firm/Consultant, maka disarankan agar acara ini dipercayakan pelaksanaannya kepada sebuah PR Firm/Consultant atau Media Relations Agency/Specialist atau Advertising Agency yang mempunyai bagian media relations services.

Mengapa begitu? Menyampaikan sebuah pesan bagi kalangan media/pers memiliki suatu tata cara tersendiri. Apalagi kalau pesan ini adalah pesan komersial. Media/pers akan mempunyai kriteria tersendiri tentang pesan mana yang akan didahulukan pemberitaannya. Di mata kita seringkali kita anggap sebuah berita itu sudah memenuhi syarat, tetapi bagi media/pers bisa saja dianggap belum dan harus “mengalah” dibandingkan berita lain yang bagi mereka lebih aktual dan mempunyai news value.

Nah, yang paling memahami cara fikir media/pers adalah kalangan praktisi public relations dan media relations.

Para praktisi inilah yang bisa memberikan saran terbaik bagi kita untuk menetapkan:

·      Apakah kita memang memerlukan penyelenggaraan sebuah press conference?

·      Atau cukup hanya dengan mengirimkan press release/news release saja? Atau harus disertai pemuatan advertorial?

·      Atau bahkan kita perlu menyelenggarakan sebuah press gathering yang bersifat lebih bebas dan penuh keakraban, disertai makan siang/makan malam bersama?

·      Siapa yang akan menjadi moderator di press conference tersebut? Karena harus ada seseorang yang mampu mengendalikan suasana agar semua pertanyaan yang terkait dengan tujuan acara terjawab dengan baik

·      Media/pers mana saja yang perlu diundang? Dan yang harus menerima undangan apakah Pemimpin Redaksi nya, atau cukup ke wartawannya saja?

·      Bagaimana dengan media elektronik seperti radio dan televisi? Siapa yang harus diundang?

·      Sebetulnya berapa orang yang diharapkan hadir dari setiap media?

Masih banyak pertanyaan yang sebetulnya bisa diajukan kepada praktisi media relations yang menguasai dengan baik konsep penyelenggaraan acara ini.

Pertimbangan tentang waktu (jam dan hari) acara pun harus dengan seksama direncanakan, karena terkait dengan kapan berita tersebut akan dimuat/ditayangkan.

Sementara press tour dan press visit agak sedikit berbeda. Di press tour, perusahaan mengundang beberapa media/pers tertentu untuk mengunjungi sebuah objek yang terkait dengan kepentingan perusahaan tersebut, mis. pabrik, site office, dll. Press visit mirip sekali dengan hal ini, tetapi prakarsanya datang justeru dari kalangan media/pers yang ingin mengunjungi perusahaan untuk keperluan peliputan yang lebih luas.

Ada satu hal yang amat penting untuk difahami dalam penyelenggaraan acara² bagi media/pers ini – jangan pernah memberikan amplop yang berisi uang tunai kepada media/pers! Baik dari sisi ketentuan dan peraturan, maupun dari tata krama, hal ini dianggap tabu untuk dilakukan. Meskipun harus pula disadari bahwa “tradisi” ini pernah menjadi semacam kelaziman di era terdahulu; tetapi kemudian lahirlah kecenderungan negatif dari kelaziman tadi, yakni … “pemuatan berita bisa dibeli”!

Di awal tahun 2010, Kementerian Komunikasi dan Informasi (KemKomInfo) pernah menyelenggarakan acara dan kemudian membagikan telepon seluler kepada para media/pers yang hadir. Telepon seluler ini disponsori oleh salah satu merk terkenal. Dalam waktu singkat, kejadian ini menjadi bahan celaan dan kritik keras dari berbagai kalangan. Bahkan beberapa media meminta agar wartawan mereka yang menerimanya mengembalikan telepon seluler tadi.

Di beberapa event besar, termasuk international events, baik di penyelenggaraan conference, congress, trade exhibition, sport events dan lain sebagainya, seringkali penyelenggara menyediakan sebuah Press Center bagi kalangan media/pers. Di Press Center yang lengkap biasanya tersedia:

Berbagai sarana komunikasi – telepon sambungan internasional (IDD), pengiriman dan penerimaan facsimile, internet termasuk untuk keperluan email, peralatan computers, termasuk printers, dlsb.

Di international sport event dan international conference, bahkan ada ruangan besar yang berisi meja-meja kerja bagi para media/pers internasional, yang sudah dilengkapi dengan berbagai keperluan pemberitaan – juga tersedia ruangan bagi para juru foto dan juru kamera untuk mengerjakan hasil peliputan mereka.

Kadang tersedia ruangan yang bisa dipinjam/dipakai untuk wawancara radio/televisi dengan backdrop logo event tersebut.

Ada rak yang berisi press release/news release, foto2 yang boleh diambil oleh media/pers untuk dimuat, dan printing promotion & publication materials lainnya.

Kantin bagi para wartawan/media/pers beristirahat dan menikmati makanan/minuman.

Dan kesemuanya itu adalah fasilitas gratis bagi kalangan media/pers yang terdaftar (Registered Press). Jadi tidak untuk sembarang media/pers. Bagian Humas (PR Section of the event) sudah menyusun daftar media/pers berdasarkan pendaftaran resmi yang dilakukan sebelum event dimulai. Dengan demikian hanya wartawan/media/pers yang mempunyai tanda pengenal resmi yang bisa memanfaatkan semua fasilitas di Press Center.

Kongres organisasi berskala besar biasanya juga menyediakan sebuah Press Center yang berukuran lebih sederhana. Bahkan pernah ada yang cuma menyediakan ruangan kosong berikut meja kursi saja.

Bagi berbagai corporate event, keperluan media/pers ini sebaiknya direncanakan sedini mungkin, karena kecermatan terhadap elemen2 kecil perlu disiapkan dengan baik.

MARKETING GATHERING – event ini adalah sebuah corporate event yang “bermuka dua” – ada sisi kepentingan internal dan ada sisi kepentingan eksternal perusahaan. Bagi perusahaan yang mempunyai sales force berjumlah banyak, marketing department yang besar, maupun marketing & distribution network yang luas, corporate event ini merupakan ajang pertemuan mereka yang tidak terlampau sering bisa terjadi. Di sini, mereka berkesempatan untuk saling bertukar informasi, mis. tentang suasana pemasaran di daerah masing², berita² terbaru tentang pesaing mereka dll. Dan itulah sebabnya sebuah marketing gathering juga sangat mempunyai kepentingan internal yang kuat (bagi perusahaan tertentu).

Di kepentingan eksternal, acara ini seringkali pula menghadirkan mitra bisnis perusahaan dan rekanan, mis. advertising agency maupun media yang selama ini membantu/mendukung perusahaan dalam keperluan promosi, agents dll. Beberapa perusahaan  sudah mempercayakan penyelenggaraannya kepada EO.

Suasana acara biasanya tidak telalu formil, bahkan beberapa di antaranya menyisipkan pembicara tamu sebagai nara sumber perkembangan bisnis yang ditekuni perusahaan. Salah sebuah radio swasta niaga bahkan pernah menyelenggarakan marketing gathering di sebuah diskotik.

Pada dasarnya tingkat kesulitan event ini tidak telalu tinggi, dan persiapannya tetap memerlukan waktu yang cukup (mulai dari konsep acara, penyebaran undangan sampai akhir acara).

CORPORATE ANNIVERSARY – memperingati dan merayakan hari ulang tahun perusahaan/organisasi memang merupakan event yang menarik. Dari yang paling sederhana, cuma tumpengan di kantor saat makan siang, sampai corporate anniversary yang menghabiskan ratusan juta rupiah di sebuah convention center atau hotel berbintang lima yang fenomenal dan megah.

Sebagaimana sudah dikemukakan, corporate event yang satu ini mempunyai beberapa sifat – evaluatif dan khusus.

Tema, tujuan dan sasaran event harus mampu dijabarkan dalam berbagai mata acara. Harus diupayakan agar acara tidak didominasi dengan hiburan saja. Makna sebuah peringatan bukan di aspek hiburannya saja.

EO atau penyelenggara yang menangani acara ini harus sangat kreatif dalam menyusun konsep dan menciptakan mata acara yang menarik.

Jumlah audience akan berpengaruh pada pemilihan venue/lokasi, site/floor plan/seating arrangement, anggaran dlsb., karena seringkali sebuah corporate anniversary juga mengundang pihak eksternal, termasuk beberapa pejabat terkait.

Persiapan sebaiknya dimulai beberapa bulan sebelum tanggal acara. Tingkat kesulitan sangat tergantung pada besar kecilnya acara, jumlah undangan, venue/lokasi, dan tentunya … anggaran yang tersedia.

Dan karena ini adalah sebuah peringatan ulang tahun perusahaan, maka faktor budaya perusahaan tidak bisa diabaikan. Program perusahaan di tahun mendatang bisa dijadikan masukan untuk dijadikan dasar pertimbangan dan pemikiran kreativitas konsep acara.

Faktor usia juga sering dijadikan alasan besar kecilnya perayaan (tradisi di Indonesia). Ulang tahun pertama, ketiga, kelima, kedelapan, kesepuluh, keduapuluhlima, sering dijadikan alasan ukuran perayaan (bahkan untuk peringatan tertentu bisa memperbesar anggaran yang disediakan).

Dan EO yang dipercaya untuk menjadi penyelenggara acara ini harus mendalami seluruh budaya perusahaan secara baik termasuk misi dan tujuan yang ingin dicapai dengan perayaan ini.

Di organisasi, biasanya ini juga dikaitkan dengan kongres tingkat nasional atau musyawarah nasional, yang sekaligus merupakan ajang pergantian kepengurusan tingkat pusat. Di lembaga pendidikan, peringatan ini juga sangat dihargai dengan perayaan yang meriah. Di lembaga lain, bahkan kadangkala ada hari peringatannya sekaligus, mis. Hari Koperasi, Hari Angkatan Bersenjata, Hari Bahari dlsb.

EMPLOYEE GATHERING, FAMILY GATHERING – keduanya praktis sama. Perbedaannya hanya di faktor kepesertaan. Employee gathering memang hanya diperuntukan bagi karyawan, sementara family gathering memberikan kesempatan bagi karyawan untuk membawa serta keluarganya (anak isteri).

Ada beberapa hal yang cukup penting untuk diperhatikan, antara lain:

Perlu survey lokasi dengan cermat agar memenuhi kebutuhan mata acara yang diadakan, termasuk masalah air bersih, keamanan dan kenyamanan, penginapan apabila ada lebih dari 1 hari, logistik termasuk urusan makanan dan minuman

Perencanaan tema, tujuan dan sasaran yang seksama bisa memberi makna dan arti yang berbobot – seringkali perusahaan hanya berslogan “untuk menjalin komunikasi dan mengurangi kesenjangan vertikal antara atasan bawahan”, tetapi pada kenyataannya ketika acara dilaksanakan, kesenjangan itu tetap ada.

Penetapan waktu sangat penting agar tidak mengganggu rutinitas perusahaan, terutama bagi perusahaan yang kehidupannya bersandarkan pada kapasitas produksi (pabrik tidak bisa berhenti bekerja hanya karena mau acara employee gathering!)

Tidak wajib diselenggarakan setiap tahun.

Perencanaan sebaiknya dibuat/disusun sedini mungkin, karena acara ini betul2 mengandalkan ketersediaan anggaran perusahaan. Meskipun demikian bukan berarti bahwa tidak ada perusahaan yang bersedia menyisihkan anggaran besar untuk acara ini. Pernah ada pabrik yang menyelenggarakan acara employee gathering (tanpa keluarga) sehari penuh untuk 3400 karyawannya (hari itu pabrik berhenti produksi dan hanya dijaga oleh keamanan) dengan anggaran yang ratusan juta. Door prize tersedia sebanyak 150 buah, dari yang paling sederhana (mis. rice cooker, iPod, handphone di bawah 1 juta rupiah) sampai sepeda motor. Karyawan petugas keamanan yang tidak bisa ikut serta diberi kompensasi dalam bentuk dana tunai.

Pada intinya acara ini lebih mengutamakan kesegaran mata acara untuk menghibur karyawan (kadang termasuk keluarganya), memberikan penghargaan, menanamkan rasa kekeluargaan, dan pleasure purpose.

EO sudah banyak yang dipercaya untuk penyelenggaraan acara ini. Tingkat kesulitannya lebih banyak pada teknis operasional.

Corporate Event Management (6)

ANNUAL MEETING – Rapat Kerja Tahunan, juga populer dengan singkatan RKT. Biasanya dengan alasan2 tertentu, seperti kebisingan, rutinitas atau gangguan telepon dlsb., pertemuan antar bagian di sebuah perusahaan dalam kurun waktu sekali setahun ini diselenggarakan di luar kota. Sebuah lokasi yang memiliki fasilitas pertemuan (tidak harus meeting room, karena kadangkala suasana pertemuan dibuat tidak resmi), fasilitas penginapan, dan fasilitas kegiatan outdoor (kolam renang, lapangan), cukup memadai. Banyak perusahaan Jakarta yang memanfaatkan berbagai fasilitas di kawasan Puncak-Cipanas dan sekitarnya, Anyer, Bogor dll. sebagai pilihan venue.

Yang menjadi ‘tantangan’ bagi penyelenggara RKT adalah:

·      Pengaturan penginapan bagi jumlah peserta yang (biasanya) tidak sedikit – jumlah kamar, siapa tidur dengan siapa dlsb.

·      Pengaturan transportasi menuju ke lokasi maupun transportasi kembali (terutama kalau lokasi RKT berada cukup jauh dari kota asal)

·      Pengaturan jadual kegiatan dan ketaatan maupun kepatuhan peserta terhadap jadual tersebut, baik kegiatan inti (RKT itu sendiri) maupun acara tambahan (hiburan, outing kecil²an, “sambung rasa” antara manajemen dan staf) – ini memerlukan kreativitas yang baik

·      Menyusun menu harian selama berada di lokasi, terutama kalau RKT berlangsung lebih dari 2 hari (ada RKT yang memerlukan 3 hari)

·      Pengaturan peralatan yang diperlukan, terutama kalau sudah harus menggunakan berbagai peralatan elektronik maupun IT.

Yang sangat harus disadari oleh penyelenggara (baik oleh internal maupun apabila dikerjakan oleh EO/eksternal) adalah kepentingan corporate policy & culture, end-target/end-result, objective/goals dari RKT tsb, keseimbangan antara meeting-pressure (RKT kadangkala bisa dimulai jam 7-8 pagi sampai jauh tengah malam) dengan pleasure maupun entertaining occasion, upaya menghindari kesenjangan hospitality antara pimpinan dan staf yang terlampau berkelebihan, dan tentunya ……… besar anggaran yang tersedia atau yang bisa dialokasikan oleh perusahaan.

Survey lokasi, penyampaian paparan (presentation) rencana susunan acara maupun mekanisme pelaksanaan, harus dibuat sebaik mungkin dan (bahkan) serinci mungkin. Persiapannya membutuhkan waktu yang cukup panjang agar bisa melengkapi semua aspek kebutuhan dengan benar. Makin terperinci, makin cukup waktu yang tersedia, makin mudah menyusun anggaran!

Organisasi dan lembaga/institusi juga mengenal Rapat Kerja Tahunan. Biasanya di RKT konten pertemuan lebih membahas soal pelaksanaan kebijakan yang sudah ditetapkan oleh pertemuan tingkat tinggi.

Di BUMN/BUMD, RKT jarang sekali dipublikasikan.

DEALERS/DISTRIBUTORS MEETING – perusahaan yang banyak mengandalkan kegiatan pemasaran, terutama perusahaan yang terkait dengan produk konsumen (consumer products), dan dalam menjalankan program pemasaran banyak tergantung pada jaringan di seluruh pelosok dan berbagai kota - baik melalui kantor cabang, dealer, distributor maupun agen – seringkali mengadakan acara ini.

Bahkan beberapa perusahaan mengadakan acara ini lebih dari satu kali di dalam kurun waktu setahun. Bisa diselenggarakan berdasarkan wilayah pemasaran, bisa berdasarkan jenis marketing network (ada cabang, ada dealer, ada distributor, ada agen), dan bisa juga berdasarkan kurun waktu (tiap kuartal, tiap semester).

Corporate event ini tidak sepenuhnya bisa disebut sebagai internal event, karena kadangkala di sebuah dealers/distributors meeting dihadirkan pula beberapa mitra kerja, seperti advertising agency, media langganan, dll (dan ini bisa membaur dengan sebutan kolaborasi dealers/distributor meeting dengan marketing gathering).

Tingkat kesulitannya cukup tinggi pada aspek operasional. Karena melibatkan jumlah peserta yang tidak sedikit, apalagi kalau ada peserta yang berasal dari luar kota/berbeda pulau (di Indonesia), kebutuhan venue yang memenuhi syarat, transportasi, apa saja yang ditanggung oleh perusahaan induk (pusat) dan apa saja yang harus ditanggung sendiri oleh peserta, penginapan (board & lodging) dan akomodasi dll.

Pengaturan jadual dan susunan acara juga harus teliti dan seksama, karena di samping tujuan utama acara, yakni pertemuan bagi semua dealer / distributor / agent, biasanya juga harus disediakan waktu bagi mereka untuk berbelanja keperluan cindera mata/oleh-oleh.

Luangkan pula waktu untuk acara bebas, agar bagi mereka yang mempunyai kerabat/keluarga di kota tempat acara diselenggarakan bisa berkunjung.

Lokasi venue tidak selalu harus berada di kota kantor pusat. Beberapa perusahaan malah menjadikan acara ini sekaligus semacam dealers & distributors gathering dan “jalan-jalan”.

Jelas bahwa persiapannya harus direncanakan sedini mungkin. Venue reservation, transportation reservation, hotel dll memerlukan persiapan yang matang – hindari peak season di lokasi tujuan!

Anggaran harus disusun dengan ketat dan sangat terperinci.

Ada perusahaan yang menyelenggarakan acara ini di kota lokasi kantor pusat, dan sekaligus menyelenggarakan pameran tunggal atau product launching. Boleh saja tentunya. Untuk beberapa alasan, kadangkala kolaborasi seperti ini malah bisa menghemat biaya. Tentunya kalau memang waktunya bisa bertepatan dan tetap sesuai dengan corporate policy & culture.

Yang dapat dipastikan, organisasi tidak menyelenggarakan dealers / distributors meeting. Tetapi beberapa BUMN/BUMD (mis. Pertamina, Garuda Indonesia, PT Pupuk Sriwijaya dll.) mengadakan pertemuan dengan para penyalur (setingkat dealer/distributor) secara berkala dan diselenggarakan sesuai ketentuan baku yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.

PRODUCT LAUNCHING – kegagalan acara product launching bukan hanya akan “menewaskan” produk itu sendiri, bahkan lebih fatal lagi akan mengancam perusahaan (produsen) yang “melahirkannya”. Tetapi terlampau hati-hati merancang konsep acara secara detail dan strategi promosi maupun pemasaran yang sangat cermat juga akan menghabiskan waktu dan enerji secara berkelebihan. Timing dan business momentum nya akan terlanjur lewat. Tanpa konsep? Itu nekad dan siap-siap menghadapi trial & error yang high risk. Persiapan yang matang, terperinci, sigap, strategic, jeli, cermat, antisipatif, dilengkapi dengan survey yang matang, analisis terhadap market trend, user need, competitor maupun customer potential, sangat diperlukan.

Penyelenggara product launching kalau dikerjakan oleh EO (eksternal) mungkin terlihat lebih ringan, karena EO hanya menjadi pelaksana penyelenggaraan acara dan tidak terlibat di dalam complete concept-nya. Tetapi apabila acara ini diselenggarakan sendiri oleh perusahaan (internal), maka resiko yang dihadapinya cukup tinggi. Penyelenggara internal terlibat dengan marketing strategy, promotion concept, dlsb. – seringkali juga melibatkan advertising agency atau PR Firm/Consultant yang terikat kontrak dengan perusahaan.

Keduanya sama saja, karena keduanya harus tetap mempertahankan tujuan akhir acara ini (yang bukan hanya “hura-hura”), yakni kepentingan pemasaran produk dan kelangsungan hidup perusahaan.

Organisasi tidak mengenal acara ini. BUMN/BUMD sudah mulai menerapkan ‘gaya swasta’ untuk beberapa produk/jasa mereka. Pertamina dan Garuda Indonesia, maupun PT Telkom sudah berkali-kali menyelenggarakan product launching yang megah. Beberapa tahun yang lalu Telkom meluncurkan pelayanan sambungan langsung internasional 007 dengan konsep yang megah, mahal dan fenomenal. Tetapi sayangnya tidak ditindak lanjuti dengan pola pemasaran yang baik, sehingga tetap saja tertinggal di belakang SLI 001 nya Indosat.

Nokia ketika meluncurkan Communicator (beberapa tahun y.l. di Jakarta) bahkan melakukan kolaborasi yang menarik – ada product launching, ada market launching, ada product display dan dilengkapi dengan press conference dan direct sales launch pada hari yang sama dan di tempat yang sama. Direct sales nya berlangsung meriah, dan hari itu semua stock habis terjual dengan harga khusus. Bahkan masih tertinggal sebuah waiting list yang cukup panjang di sore hari.

Sebagai sebuah corporate event memang product launching tampak sebagai sebuah single event. Tetapi pada kenyataannya, sebuah product launching melibatkan banyak sekali aspek terkait lainnya. Mulai dari tahap perencanaan konsep yang harus sejalan dengan strategi pemasaran perusahaan, sifat dan watak produk yang akan diluncurkan, target audience yang akan dijadikan sasaran, konsep event itu sendiri, pola kerja sama parallel dengan kegiatan promosi dan periklanan maupun publikasi, sampai pada konsep tindak lanjutnya dst.

Beberapa EO di Jakarta memilih menjadi pelaksana lapangan saja dan tidak mau (enggan) terlibat di konsep. Hal ini wajar saja, karena EO tersebut tidak memiliki marketing knowledge yang cukup untuk memahami misi dan makna sebuah product launching; atau tidak cukup menguasai product knowledge terkait.

(product) Launching is to bring a new product into the market, with publicity and promotion. Jadi bukan cuma sekedar sebuah corporate event biasa. Ada misi, ada tujuan, ada proses dan ada strategi yang harus dilalui. Oleh karena itu, (new) product launching bukan menjadi tujuan akhir, sebab sebuah produk baru ‘dilahirkan’ (istilah yang terasa lebih tepat daripada ‘diluncurkan’) dengan muatan berbagai konsep sinerji dari semua bagian/departemen dalam sebuah perusahaan.

Coba simak – Kacang Garuda itu ‘makanan kecil’, tetapi untuk me-launching Kacang Garuda bukanlah pekerjaan dan perkara kecil! Kita sering terjebak dengan gemerlapnya acara launching sebuah mobil atau handphone, tetapi sulit membayangkan launching produk amplas logam mulia yang terbaru!

Ada beberapa comment tentang product launching oleh para tokoh bisnis Indonesia:

·      The right timing, marketing effort and creativity … is like a golden apple on a silver plate!

·      Keep moving …. you’ll win the competition!

·      Product launching is not the finish line, it just started!

·      Value, not only volume!

·      Passion! Minimized risk!

·      Point of no return!

·      Core benefit! Be focus and understand the product characteristic.

·      It’s not only a promotion. It brings the product to the customer’s mind!

Itulah sebabnya apabila kita mengamati sebuah acara product launching yang ditayangkan di media televisi, kita sering ‘terjebak’ oleh padatnya mata acara hiburan dan product launching momentum-nya sendiri memperoleh porsi yang teramat kecil.

Memperhatikan semua informasi di atas, bisa disimpulkan bahwa penyelenggaraan product launching event membutuhkan waktu persiapan yang cukup (panjang), enerji dan kreativitas, anggaran yang tidak kecil – kalau mau jadi corporate event yang baik!

Corporate Event Management (5)

DETAILS OF CORPORATE EVENT TYPES

Tercatat lebih dari 20 jenis corporate (and organization purpose) events yang saat ini berkembang dengan pesat. Beberapa di antaranya juga dikenal di dalam kelompok event lainnya, mis. corporate in-house seminar yang juga mirip dengan seminar lainnya, pameran tunggal perusahaan yang menggunakan dasar² penyelenggaraan sebuah pameran, corporate religious event yang juga tercatat di dalam kelompok social events, sebuah MUNAS atau RAKERNAS yang mempergunakan dasar² penyelenggaraan conference/conventions dst.

Atau beberapa single corporate event yang berkolaborasi menjadi sebuah multi corporate event (ada seminar-nya, ada press conference-nya, ada pameran tunggal-nya, ada donor darah-nya dst.)

Hampir semua corporate events dapat digolongkan ke non-commercial events. Biasanya perusahaan / organisasi sudah mencadangkan / mengalokasikan sejumlah anggaran tahunan untuk keperluan tsb. Sehingga pihak penyelenggara/pelaksana dalam menyusun anggaran agak sulit mengajukannya dalam format “A-ke-Z”, dan harus menghitungnya dengan format “Z-ke-A” (hitung mundur berdasarkan ketersediaan dana). Beberapa corporate event masih bisa didukung oleh keberadaan sponsor, sepanjang tidak berbenturan dengan budaya perusahaan dan kebijakan perusahaan pemilik event tsb (host of the event).

Tantangan lain yang dihadapi oleh pihak penyelenggara/pelaksana adalah apabila corporate event itu juga mempunyai tujuan charity. Maka penyusunan anggaran akan semakin pelik dan diperlukan kehati-hatian yang tinggi.

Tingkat kesulitan penyelenggaraan/pelaksanaan sebuah corporate event sangat tergantung pada corporate policy & culture. Hal yang sama juga dirasakan di events untuk keperluan organisasi. Sangat berbeda dengan tingkat kesulitan di commercial events yang mencermati keseimbangan antara revenue dan expenditure penyelenggaraan event tsb.

SHAREHOLDER MEETING – juga dikenal dengan istilah RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham). Istilah ini lebih melekat pada perusahaan yang sudah go-public (sudah berstatus Terbuka – Tbk). Dalam kondisi tertentu malah, ada RUPST (tertutup) dan RUPSLB (luar biasa). Bagi perusahaan yang belum ‘Tbk’, rapat pemegang saham (pemilik) biasanya berlangsung tertutup dan dibatasi hanya untuk yang berkepentingan saja. Sementara di RUPS perusahaan2 ‘Tbk’, acara dilangsungkan secara terbuka (kecuali RUPST dan RUPSLB), dihadiri oleh semua pemilik saham, bahkan diliput oleh media/pers.

Tingkat kesulitannyapun berbeda. RUPS perusahaan ‘Tbk’ memerlukan persiapan yang sangat cermat, proses pelaporan dan perijinan (di Indonesia melibatkan Kementerian Keuangan, BAPEPAM, akuntan publik dlsb.)

Di Jakarta ada beberapa EO yang sangat menguasai prosedur ini dan mereka kebanyakan hanya berbisnis di kalangan perusahaan ‘Tbk’, BAPEPAM, Kementerian Keuangan dll (spesialisasi).

Frekuensinya tahunan (kecuali dalam keadaan tertentu/emergency situation).

Sangat disarankan bagi EO yang ingin menekuni sektor ini, untuk menguasai prosedur RUPS berdasarkan ketentuan2 yang berlaku (bisa ditanyakan ke Kementerian Keuangan, BAPEPAM dll.); dan sekaligus harus mempunyai tenaga ahlinya, yang menjadi Project Coordinator saat pelaksanaan event.

Persiapannya mungkin akan lebih baik kalau sudah dimulai beberapa bulan sebelumnya.

Di sebuah organisasi, tidak ada RUPS. Yang mirip dengannya adalah sebuah pertemuan tingkat pimpinan (atau founder)yang akan mengambil keputusan tentang kebijakan organisasi … Musyawarah Nasional (MUNAS), Musyawarah Besar (MUBES), Kongres, Rapat Pimpinan Nasional (RAPIMNAS) dan sejenisnya.

Di lembaga atau institusi Pemerintah, RUPS hanya terjadi di kalangan BUMN/BUMD, termasuk Rapat Dewan Komisaris.

Lembaga/institusi yang bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan Negara/Pemerintahan (Presiden, Perdana Menteri), biasanya mempunyai pertemuan dengan para pejabat terkait.

Tingkat kesulitannya mirip, apalagi kalau sudah melibatkan pejabat pemerintah pusat/daerah. Baik dalam hal birokrasi, penyusunan acara, prosedur protokol yang tidak bisa dihindari, keterbatasan anggaran yang tersedia dan faktor keamanan (simak Event Risk Management).

Organisasi yang tidak mempunyai fasilitas ruang pertemuan besar (di kantor mereka) biasanya memilih venue yang netral dan independent seperti hotel berbintang atau convention center yang memenuhi syarat.

Sementara lembaga/institusi pemerintah biasanya sudah dilengkapi dengan ruangan untuk keperluan ini di kantor pusat mereka.

BOARD MEETING – atau Rapat Dewan Direksi. Mirip dengan RUPS, tingkat kesulitan di perusahaan berstatus ‘Tbk’ lebih tinggi daripada rapat direksi perusahaan biasa atau perusahaan keluarga. Skalanya dan jumlah orang yang terlibat mungkin lebih kecil, tetapi kesiapan, pengadaan materi dlsb. cukup menuntut kecermatan kerja.

Board Meeting biasanya masih diselenggarakan sendiri oleh perusahaan; pihak yang terlibat a.l. biasanya Corporate Secretary, Biro Hukum, kadangkala Public Relations, bagian keuangan (sudah pasti!), General Affair.

Penyusunan agenda rapat, pemeriksaan perlengkapan rapat termasuk kondisi venue atau ruangan yang dipergunakan, sistem pembuatan notulen/risalah rapat/Minutes-of-Meeting (ada yang manual dan ada yang direkam), jeda dan makan siang/malam, kesemuanya adalah elemen penyelenggaraan yang perlu mendapat perhatian seksama.

Persiapannya tidak terlalu lama.

Di organisasi, lembaga dan institusi pemerintah, prosesnya mirip dengan RUPS tersebut di atas. Hanya saja mungkin pejabat yang hadir tidak dalam posisi setinggi sebelumnya.

Di BUMN/BUMD (State Owned Companies), Rapat Dewan Direksi diatur oleh ketentuan yang baku, sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang ada.

Di forum ASEAN kita mengenal Summit Meeting (KTT) yang dihadiri oleh para kepala negara/kepala pemerintahan, lalu didahului oleh Ministerial Meeting yang dihadiri oleh para Menteri Luar Negeri dan diawali dengan Senior Officers Meeting yang diikuti oleh para Direktur Jenderal dan setingkat mereka.

Corporate Event Management (4)

PROJECT MANAGEMENT FOR CORPORATE EVENT

Konsep tentang perencanaan dasar dan siklus hidup sebuah event project merupakan hal yang penting untuk diperhatikan oleh para praktisi event management, khususnya corporate events.

Tidak seperti manajemen administratif, maka project management diharapkan menguasai aspek-aspek perencanaan, penganggaran, program dan proses pengembangannya. Sama seperti sebuah project, maka sebuah corporate event juga harus menjalani siklus yang sama. Contohnya, sejumlah event sangat terkait dengan anggarannya. Pada umumnya para penyelenggara harus jeli dan taktis dalam mengatur siasat agar anggaran (dan ketersediaannya) tidak banyak mempengaruhi tujuan penyelenggaraan sebuah corporate event dan tujuan perusahaan menyelenggarakannya. Proses pengembangan harus dihadapi dengan strategi yang tepat. Perubahan (selama bukan perubahan pada tujuan penyelenggaraan dan melanggar budaya perusahaan) bisa diterima (ditolerir), agar tujuan tetap terjaga. Seringkali ada perubahan yang harus diterima kenyataannya, mempertimbangkan aspek-aspek yang muncul.

Beragam ide yang muncul di awal perencanaan perlu diakomodir dengan kedewasaan dalam penerimaan yang tulus terhadap ide tersebut. Tidak perlu disela dengan tanggapan² yang memojokkan terlebih dahulu. Di Basic Event Management bagian ini adalah bagian awal sebuah proses terjadinya sebuah event.

Tentunya tidak salah apabila kemudian ada pertanyaan: “Apakah ide ini mungkin untuk dilaksanakan?” Jawabannya dikembalikan kepada konsep itu, dan yang mungkin masih perlu dikembangkan lebih lanjut. Jika konsep sudah dianggap layak untuk dilaksanakan, maka kegiatan perencanaan dapat segera dimulai. Ini bukanlah sebuah model linear dan mekanis. Selama proses perencanaan, mungkin akan muncul sejumlah peluang atau resiko sehingga konsep awal corporate event tsb perlu dimodifikasi. Dan harus pula difahami, bahwa sebuah resiko akan selalu (tetap) ada dari setiap langkah yang diambil. Ini berarti bahwa rencana/konsep sebuah corporate event adalah sebuah dokumen yang tidak statis. Sebagaimana diketahui dan dijelaskan di Basic Event Management, setelah Term-of-Reference selesai, maka akan ada proses penyempurnaan / perbaikan / perubahan sebelum menjadi sebuah Preliminary Proposal. Dan begitu pula selanjutnya ketika akan menuju ke Final Proposal.

Satu hal yang pasti adalah bahwa dalam sebuah rencana corporate event akan selalu ada perubahan. Perubahan apapun yang terjadi, event berlangsung dalam batasan/koridor yang ditetapkan oleh klien – budaya perusahaan, tujuan penyelenggaraan, target audience, dlsb.

Mengapa project management begitu erat hubungannya dengan corporate event management? Coba simak 6 karakteristik berikut ini, lalu hubungkan dengan sebuah corporate event.

·      Proyek berbasis waktu, setiap aspek dari sebuah proyek selalu mempunyai hambatan/tantangan soal waktu;

·      Proyek adalah unik dan mencakup penggunaan sumber daya baru serta mengggunakan sumber daya standar dalam sebuah kombinasi baru;

·      Proyek mempunyai tanggal mulai dan selesai;

·      Proyek mencakup ketidaklaziman yang dapat dipertimbangkan dan kemungkinan resiko yang tak terduga;

·      Tingkat kegiatan proyek selalu berbeda, berdasarkan lamanya proyek berjalan;

·      Proyek merupakan sebuah sistem yang dinamis dan menjadi sasaran perubahan, dengan memanfaatkan sumber² internal maupun eksternal.

Sudah bisa ditemukan kolom parallel keduanya? Antara sebuah proyek dan sebuah corporate event?

Mari kita lengkapi informasi ini dengan yang berikut:

·      konsep utama dari sebuah basic plan dan life cycle corporate event management adalah pertimbangan yang diperlukan untuk seorang corporate event planner;

·      basic plan creativity memungkinkan corporate event planner untuk mengenali dan mengontrol berbagai perubahan yang terjadi;

·      corporate event plan adalah alat komunikasi dan project database yang menjadi pedoman untuk mengukur perjalanan sebuah event;

·      menanggapi (response) perubahan dan membuat keputusan yang dinamis adalah faktor penentu keberhasilan dalam corporate event management;

·      event management organization mengembangkan apa yang harus dilengkapi dan mendistribusikannya ke unit-unit yang dikelolanya, menugaskan sumber daya yang ada atau yang baru dan menjadwalkan unit kerja secara efisien;

·      accountable & systematic approach sangat dibutuhkan di corporate event management, karena faktor2 ukuran, tingkat kesulitan/kerumitan, keuangan, tanggung jawab, resiko, aturan, budaya dll;

·      project management yang diterapkan pada corporate event management menerapkan pola kerja sebuah teamwork yang solid, cooperative, flexible, accountable, controllable, balance, full of individual skill, professionalism dll;

·      sebuah contact-sheet atau client-request-sheet akan sering membantu seluruh team untuk memahami tujuan corporate event tersebut dan keinginan klien (perusahaan);

·      semakin dekat dengan D-Day (Hari-H), volume, duration dan frequency pekerjaan bisa semakin ditingkatkan, disesuaikan dengan kebutuhan yang mengacu pada jadwal kerja yang sudah disepakati (scope creep action);

·      batasan waktu (deadline) untuk setiap tugas harus diperkirakan dan dipantau terus menerus. Milestone merupakan kelengkapan dari suatu tugas yang penting;

·      tidak ada “superman”, jadi biasakanlah menyusun struktur pembagian kerja yang terurai ke unit-unit kerja yang lebih kecil, sehingga mudah diawasi jalannya dan dipantau langkahnya – tetapi ini bukan berarti bahwa sebuah corporate event organization harus besar dan meluas kemana-mana;

·      manfaatkan seluruh dan segala macam alat bantu, baik yang berbentuk sebagai hardware (peralatan, perlengkapan, grafik, diagram, lembar isian dll.) maupun software (skill, aplikasi, sistem, metode dll.).