Oleh: Moch Hisyam
Jumat, 5 Juli 2013
Suatu ketika ada seseorang yang datang kepada Nabi SAW seraya bertanya, "Wahai Rasulullah, sedekah apakah yang paling besar pahalanya?" Lalu, beliau menjawab, "Bersedekah selama kamu masih sehat, bakhil (suka harta), takut miskin, dan masih berkeinginan untuk kaya. Dan, janganlah kamu menunda-nunda sehingga apabila nyawa sudah sampai di tenggorokan maka kamu baru berkata, 'Untuk fulan sekian dan untuk fulan sekian', padahal harta itu sudah menjadi hak si fulan (ahli warisnya)." (HR Bukhari dan Muslim).
Salah satu pelajaran yang terkandung dalam hadis yang diriwayatkan dari Abu Hurairah di atas adalah anjuran kepada kita untuk bersegera bersedekah dan melakukan amal-amal baik lainnya. Tegasnya, berbuat baik itu jangan ditunda-tunda, harus segera dilaksanakan. Hal ini selaras dengan firman Allah SWT dalam al-Baqarah (2) ayat 148, "Maka berlomba-lombalah kamu (dalam berbuat) kebaikan."
Dalam hadisnya, Rasulullah SAW bersabda, "Perlahan-lahan dalam segala sesuatu itu baik, kecuali dalam perbuatan yang berkenaan dengan akhirat." (HR Abu Dawud, Baihaqi, dan Hakim). Bila kita menunda-nunda amal kebaikan bisa menjadikan amal baik yang akan kita lakukan itu tidak terlaksana. Itu karena kita tidak tahu kapan ajal menjemput diri kita.
Boleh jadi karena menunda-nunda amal, ajal keburu menjemput diri kita sehingga kita tidak sempat melakukan amal baik yang telah kita niatkan. Selain itu, bila kita menunda-nunda amal baik bisa menyebabkan niat kita menjadi berubah karena ketika kita menunda-nunda berbuat baik sama dengan membuka kesempatan pada hawa nafsu dan setan untuk mengganggu dan menggoda diri kita.
Karena, hawa nafsu dan setan senantiasa mengajak kepada keburukan dan menghalangi kita berbuat kebaikan. Allah berfirman, "Sesungguhnya nafsu itu selalu menyuruh kepada kejahatan, kecuali nafsu yang diberi rahmat oleh Tuhanku. Sesungguhnya, Tuhanku Maha Pengampun lagi Maha Penyayang." (QS Yusuf [12] : 53).
Dalam ayat lain disebutkan, "Dan, sesungguhnya syaitan-syaitan itu benar-benar menghalangi mereka dari jalan yang benar dan mereka menyangka bahwa mereka mendapat petunjuk." (QS Az-Zukhruf [43] : 37). Untuk itu, bila kita mempunyai niat berbuat kebaikan hendaknya bersegera melakukannya agar kita segera
memperoleh kebaikan dan sebagai upaya kita menyempurnakan kebaikan yang kita lakukan.
Di dalam atsar Abdullah Ibnu Abbas, dikatakan, "Tidak sempurna kebaikan kecuali dengan menyegerakannya karena jika disegerakan hal itu akan lebih menyenangkan pihak yang berkepentingan." Akhirnya, mari kita renungi sebuah kisah sebagai ibrah dan mauizdah bagi kita untuk menyegerakan setiap kebaikan yang telah kita niatkan.
Dikisahkan, "Seorang saleh yang sedang berada di kamar mandi pernah memanggil budaknya dan menyuruhnya untuk memberikan sedekah kepada seseorang. Maka, budak itu berkata kepadanya, 'Mengapa tuan tidak bersabar dulu, hingga tuan keluar dari kamar mandi?' Dia menjawab, 'Saya mempunyai niat untuk berbuat baik dan saya takut niat itu berubah. Oleh karena itu, begitu mempunyai niat, saya segera mengikutinya dan melaksanakannya.'" Wallahu'alam.
(dari mailing list BULETIN DAKWAH)
Saturday, July 6, 2013
Monday, April 15, 2013
Corporate Event Management (9)
MUSYAWAH
NASIONAL dan sejenisnya – ada MUNAS, MUKERDA, MUSDA, RAPIMNAS, RAKERNAS, RAKERDA, KONGRES, MUKTAMAR
dll. Begitu banyak istilah (dalam bentuk singkatan) yang dipopulerkan di
Indonesia. Pada dasarnya ini termasuk salah satu convention event (lihat BASIC EVENT MANAGEMENT). Tetapi karena
kepentingannya melibatkan sebuah organisasi/perusahaan (besar), maka juga
dimasukkan ke dalam kelompok corporate
event sebagai pelengkap.
Frekuensi penyelenggaraan biasanya tergantung
pada masa bakti kepengurusan (di dalam masa bakti tersebut, setiap tahun
biasanya ada Rapat Kerja Tahunan atau Rapat Pimpinan Nasional dan sejenisnya)
Tingkat kesulitan MUNAS (dan sejenisnya ini)
adalah pada elemen kepesertaan (banyak, berasal dari berbagai daerah),
akomodasi (untuk peserta), pengambilan suara (peralatan, waktu, besar ruangan,
prosedur voting), jumlah ruangan
untuk pertemuan paripurna (plenary)
dan pertemuan komisi/bidang (break out)
& penanganan materi, tanda pengenal, keamanan, jasa boga, kebersihan,
parkir dlsb.
Itupun sangat tergantung pada jenis organisasi
yang menjadi Host-nya. Dari
pengalaman, akan sangat membantu apabila organisasi berasal dari kalangan
non-politisi, swasta, organisasi profesi dll. Mereka sangat kooperatif. Tetapi
kalau dengan kalangan politisi, sangat birokratif dan rumit. Bahkan tidak
jarang, ada kejadian terlalu banyak “kapten dalam satu kapal”.
Tingkat kesulitan tinggi. Sektor operasional
bekerja “24/7” (24 jam sehari, 7 hari seminggu … alias non-stop), karena seringnya perubahan teknis. Anggaran cukup besar,
bahkan di kalangan organisasi politik bisa besar sekali. Tetapi yang menjadi
masalah, hampir semua dana keperluan anggaran penyelenggaraan tidak berasal dari
induk organisasi (kebanyakan dari sponsor, sumbangan dan mitra). Sehingga dana
seringkali datang tidak tepat pada waktu diperlukan.
Banyak penyelenggara (sebagian adalah EO) yang
terpaksa melakukan pre-financing,
sebuah tindakan yang mengandung resiko tinggi. Kesulitan tindakan ini adalah
jaminan penggantian dana yang sudah dikeluarkan. Untuk itu memang sangat
disarankan agar ada perjanjian terperinci sedini mungkin secara resmi dan kuat
dasar hukumnya, supaya penyelenggara/EO tidak dirugikan.
Disarankan pula, pada saat acara sudah dimulai,
semua proses pembayaran sudah selesai, kecuali beberapa elemen kecil. Ini perlu
menjadi perhatian agar tidak terjadi kasus “bubar jalan” alias “bubar ngilang”
(sudah beberapa kali terjadi). Hubungan EO dengan para mitra akan terusik
apabila Host (klien) tidak
bertanggung jawab.
Corporate Event adalah salah satu jenis event yang penuh tantangan. Tingkat kesulitan yang seringkali cukup
tinggi, waktu persiapan yang biasanya sangat singkat, ketersediaan anggaran
yang kadangkala terbatas (termasuk tidak mudahnya menghadirkan sponsor), dan
budaya perusahaan yang selalu harus dijadikan acuan paling mendasar.
Di sisi lain corporate
event tetap memikat. Karena ada beberapa EO yang hanya melayani beberapa
perusahaan, tetapi dalam kontrak kerja bertahun-tahun. EO tersebut bisa “hidup”
dengan tenang dari captive customers
ini (tentunya juga captive revenue).
Dan itu merupakan bukti bahwa EO spesialis akhirnya memang diperlukan.
Semoga semua masukan ini bermanfaat dan terima
kasih sudah mempercayakan tugas ini kepada saya untuk turut menambah
pengetahuan anda di bidang event
management.
Selamat
bekerja dan … BE CREATIVE, BE COMMITED, BE PROFESSIONAL!
Corporate Event Management (8)
WORKSHOP,
IN-HOUSE SEMINAR, CONVENTION/CONGRESS (ORGANIZATION), SYMPOSIUM – beberapa perusahaan besar yang bergerak di jenis industri tertentu kadangkala
menyelenggarakan workshop untuk
keperluan karyawan, dan juga melibatkan mitra kerjanya. Atau bahkan in-house seminar (hanya untuk karyawan)
yang mengundang beberapa pembicara ahli dari luar perusahaan. Ini termasuk
kalangan perminyakan, industri besar, dll.
Di kalangan organisasi dan institusi tertentu,
mereka juga menyelenggarakan konvensi atau kongres, bahwa di organisasi profesi
kalangan kedokteran dan farmasi nama symposium
sudah begitu akrabnya. Di Indonesia saja hampir tiap bulan ada symposium dari kalangan ini yang
dihadiri oleh para dokter, paramedis, dan ahli farmasi.
Secara teknis operasional, acara ini 90% sama
dengan jenis convention event.
Beberapa kelainan yang ada hanyalah faktor pendanaan (non-commercial, dana perusahaan), pembicara (spesifik sesuai
kebutuhan perusahaan), topik bahasan (sangat spesifik sesuai bidang
industri/bisnis perusahaan) dan lokasi (beberapa perusahaan yang sudah
mempunyai ruangan untuk pendidikan & pelatihan lebih suka
menyelenggarakannya di kantor supaya tidak mengeluarkan biaya terlalu besar
untuk keperluan venue).
Tingkat kesulitannya tidak terlampau tinggi dan
persiapannya cukup sederhana – apalagi kalau perusahaan yang rutin
menyelenggarakannya setiap beberapa bulan. Acara ini juga merupakan bagian dari
peran dan fungsi adanya Diklat di sebuah perusahaan. Beberapa EO sudah
memperoleh kepercayaan sebagai penyelenggara acara ini, tentunya dengan salah
satu syarat yang paling mendasar yakni, EO harus memahami betul kebutuhan
industri terkait.
OPEN
HOUSE – jangan diasumsikan bahwa ini adalah ‘open house’ yang dilakukan oleh kepala
negara atau pejabat-pejabat ketika menerima tamu di hari raya keagamaan, atau
sejenisnya.
Open
House yang akan diulas di sini adalah sebuah acara
yang banyak diselenggarakan oleh lembaga pendidikan. Acara ini merupakan suatu multi collaboration event yang unik,
menarik, mampu menyerap banyak pengunjung kalau dikelola dan diolah dengan
baik, dan bahkan dinantikan oleh beberapa kalangan karena kepentingannya.
Mengapa?
Coba kita simak, acara apa saja yang diolah
secara multi collaboration event ini:
Ada seminar tentang lembaga pendidikan terkait
atau tentang salah satu topik di dunia pendidikan maupun profesi yang menarik,
dengan menghadirkan pembicara yang andal, terkenal dan populer
Ada pameran kecil yang menampilkan karya pada
siswa/i maupun lulusan lembaga pendidikan terkait (bahkan apabila ada jurusan
desain busana, maka juga diselenggarakan acara pagelaran busana/fashion show, ada pameran maket oleh
jurusan arsitektur dlsb.)
Ada coaching
programme bagi pengunjung yang ingin mengenal salah satu jurusan dengan
lebih terperinci
Ada 1-on-1
counseling desk, dimana pengunjung bisa berdiskusi dengan para ahli/mentor tentang jurusan yang diminatinya
Ada hiburan dan gerai-gerai makanan ringan maupun
minuman bagi pengunjung
Dan … tentunya ada meja penerimaan siswa baru!
Apabila diolah dengan baik, maka acara ini bisa
semarak mirip dengan PENSI (pentas seni) para siswa/i – bedanya PENSI menitik
beratkan konten acara pada hiburan kesenian, sementara Open House menitik beratkannya pada penerimaan siswa baru dan
pagelaran hasil studi siswa yang sudah ada.
Beberapa lembaga pendidikan menyelenggarakan
acara ini selama 1,5 hari. Pada hari kedua, acara dititik beratkan pada acara
yang statis (penerimaan siswa baru, pameran, 1-on-1 counseling desk).
Di Indonesia baru ada segelintir lembaga
pendidikan yang bersedia mempercayakan acara ini ke EO. Alasan yang selalu
dikemukakan adalah biaya atau besar anggaran yang dibutuhkan. Mereka lebih suka
mengerahkan organisasi siswa/i atau membuat panitia khusus (ad hoc).
Dari berbagai informasi yang terkumpul,
diperoleh kabar bahwa lembaga pendidikan masih belum “berani” menghadirkan
sponsor di acara ini. Ada semacam kekhawatiran bahwa publik maupun kementerian
terkait di pemerintah akan menganggap bahwa mereka sudah meng-komersial-kan
acara tersebut.
Sementara itu sebuah perguruan tinggi swasta
yang pernah mempercayakan acara ini (dalam skala yang besar) kepada sebuah EO,
bahkan berhasil mengerahkan beberapa sponsor yang baik dan juga terkait dengan
dunia pendidikan secara langsung – ada sebuah bank dengan program tabungan
berbea-siswa, ada perusahaan asuransi jiwa berbea-siswa, ada penerbit yang
sekaligus pemilik toko buku besar, ada produsen alat tulis, ada distributor peranti lunak komputer, dan
unit usaha lembaga pendidikan tersebut yang bergerak di dalam bidang kursus
spesialisasi.
Acara ini memang sebaiknya direncanakan dan
dikonsep jauh-jauh hari. Tingkat kesulitannya tidak terlampau tinggi. Kejelian
mencari dan mengusahakan sponsor yang tepat membutuhkan ketekunan kerja.
RELIGIOUS
EVENT – acara Berbuka Puasa Bersama, Halal Bihalal,
Natal Bersama, Paskah Bersama, termasuk dalam religious event. Belum banyak perusahaan yang mempercayakan
penyelenggaraan religious event
kepada kalangan EO. Wajar saja, karena acara ini masih dianggap sebagai acara
internal yang memiliki beberapa keterbatasan, termasuk keterbatasan anggaran,
jumlah audience yang juga tidak
terlampau banyak, dan lain sebagainya.
Meskipun demikian, religious event meninggalkan beberapa catatan teknis yang perlu
memperoleh perhatian dari penyelenggara (siapapun), a.l.:
·
Harus dipisahkan mata
acara ibadah dan hiburan, agar undangan/tamu yang bukan beragama sama tetap
dapat menghadiri perayaan ini, di saat mata acara hiburan
·
Susunan acara yang monotone perlu mendapatkan peningkatan
kreativitas penyelenggara
·
Seringkali penyelenggara
yang berbentuk panitia khusus (ad hoc)
melibatkan jumlah orang yang tidak sedikit, sehingga terjadi ‘tumpang tindih’
di pembagian tugas dan tanggung jawab.
Ketiga hal ini patut memperoleh perhatian,
agar ‘warna’ religious event
benar-benar berbobot dan tidak lagi terasa membosankan.
Tingkat kesulitannya tidak terlalu tinggi, dan
persiapannya pun tidak terlalu lama. Yang menjadi ‘tantangan’ bagi
penyelenggara adalah waktu penyelenggaraan yang tidak boleh terlampau jauh dari
hari raya terkait, sehingga penyelenggara memang harus bekerja ekstra gesit.
SOCIAL
CORPORATE EVENT – sebelum CSR (corporate social responsibility)
dikenal di Indonesia, sebetulnya social
corporate event sudah sering dilaksanakan, mis. donor darah bersama,
pengumpulan dan penyerahan sumbangan ke rumah-rumah yatim piatu maupun wisma
lansia, dan beragam kegiatan sosial lainnya. Sehingga dasar pemahaman acara ini
sudah cukup disadari dan menjadi sebagian budaya perusahaan.
Sejak CSR dikenal dan kemudian semakin populer
di Indonesia, maka perusahaan semakin menyadari kegiatan sosial apa saja yang
sebetulnya mampu memberikan manfaat bagi masyarakat. Jenisnya pun mulai
bertambah. Beberapa perusahaan besar menyisihkan keuntungan yang diraihnya
untuk berbagai kegiatan sosial. Bahkan kini dana untuk CSR sudah dianggarkan
setiap tahunnya.
Ikut serta menyerahkan Qurban di Hari Raya Idul Adha, membangun atau memperbaiki gedung-gedung
sekolah (kebanyakan di daerah), turut membangun fasilitas umum (perbaikan
jalan, MCK bersama dll.), maupun fasilitas khusus (rumah ibadah) sudah dikenal
baik.
Di dalam public
relations, berbagai kegiatan ini dikaitkan dengan community relations – secara makro (generasi, bangsa) maupun mikro
(lingkungan, komunitas). Mulai dari bantuan bagi karyawan dan keluarganya yang
mengalami musibah (mikro), memberikan beasiswa kepada anak karyawan (mikro)
sampai pada bantuan bagi korban bencana alam (makro), pembangunan irigasi dan
instalasi air bersih di daerah terpencil (makro), turut menanam bibit pohon di
kawasan tertentu untuk mencegah erosi dan banjir (makro).
Ada kalimat yang sering dikumandangkan untuk
kegiatan sosial seperti ini – “Mana yang lebih bermanfaat, memberikan alat
pancing (joran) atau memberikan ikan hasil pancingan?”
Keterlibatan EO lebih banyak pada puncak acara
peresmian kegiatan sosial itu sendiri. Belum banyak perusahaan yang melibatkan
EO dalam kegiatan sosial seperti ini. Karena kegiatan sosial komunitas yang
bersifat makro biasanya membutuhkan waktu lama, sementara yang mikro bisa
dilaksanakan sendiri oleh perusahaan.
Anggaran memang sulit diukur seberapa
besarnya, kesemuanya itu tergantung pada kegiatan sosial apa yang akan
dilaksanakan.
Sementara tingkat kesulitannya juga sangat
tergantung pada kegiatan itu sendiri.
EXHIBITION/TRADE
SHOW – perusahaan pabrikan (manufacturer) dan produsen, maupun distributor barang impor skala besar, lebih mampu menyelenggarakan
pameran tunggal. Pertama, karena varian produk mereka yang luas/banyak (mis.
Unilever, Sinar Mas, Astra Group, Indo Group, OT Group, FMM). Dan kedua, karena
perusahaan sejenis ini memang berkemampuan untuk melakukannya demi kepentingan
pemasaran mereka.
Bagi perusahaan yang biasa-biasa saja, mereka
lebih memilih menjadi peserta sebuah pameran terkait. Harus kita sadari bahwa
ada banyak sekali alasan keikut sertaan sebuah perusahaan di pameran (pameran
penjualan, pameran dagang dll.).
Apabila perusahaan menyelenggarakan sendiri pameran
tunggal, maka besar sekali kemungkinan ada PEO (professional exhibition organizer) atau EO (event organizer) yang terlibat di dalam acara tsb. karena tingkat
kesulitan penyelenggaraan sebuah pameran memang cukup tinggi.
Di dalam sebuah pameran tunggal, maka PEO atau
EO yang dipercaya tadi, harus menyusun dan menata seluruh prosedur dan proses
kegiatan secara baik dan terencana.
Beberapa perusahaan yang berpameran tunggal
bahkan melakukan kolaborasi event ini
dengan peringatan tertentu keperluan perusahaan.
Unilever dalam memperingati kehadirannya di
Indonesia, bahkan menyelenggarakan pameran tunggal besar-besaran, yang
merupakan salah satu kegiatan mereka selama beberapa hari – sebuah multi collaboration event yang sangat
terencana dengan baik.
Anggaran tentunya cukup besar bagi pameran
tunggal.
Sangat berbeda apabila perusahaan hanya
menjadi peserta di sebuah pameran. Maka di dalam kegiatan seperti ini EO tidak
pernah dilibatkan, karena konsentrasi pelaksanaannya merupakan tanggung jawab Marketing
Dept. perusahaan yang bekerja sama dengan PR Dept (kalau ada), advertising
agency rekanan (kalau terikat pada kerja sama) dan bagian-bagian lain di
perusahaan yang mampu mendukung keikut sertaan tsb.
Khusus mengenai pameran (exhibition) ada paket program terpisah.
OUTING/OUTBOUND,
TEA WALK – termasuk beberapa outdoor sport event lainnya (bersepeda bersama, jalan sehat di
Minggu pagi), termasuk event yang
bisa dimanfaatkan untuk melestarikan budaya perusahaan. Melalui event seperti ini jalinan kerja sama antar
karyawan, kebersamaan dan kekeluargaan, fisik yang sehat dan produktif, dll
bisa dijadikan aspek manfaatnya.
Ada yang bisa diselenggarakan sebagai salah satu regular activity (jalan sehat Minggu
pagi) tiap sebulan sekali, atau bahkan ada juga yang diselenggarakan berkaitan
dengan corporate anniversary
(bersepeda bersama), atau digabungkan dengan employee/family gathering (tea walk, outing/outbound).
Kalau sudah digabungkan dengan corporate anniversary atau employee/family gathering, biasanya EO
mulai terlibat atau dipercaya untuk menjadi pelaksananya.
Khusus
untuk outing/outbound, di Indonesia
sudah banyak berdiri outdoor activities
event organizer. Mereka memang specializing
di sektor ini. Bahkan termasuk tea walk,
ecotourism maupun voluntourism.
Mereka bukan hanya bertindak selaku organizer/executor,
tetapi juga menyediakan instructor
dll.
Tingkat
kesulitan tidak terlampau tinggi bagi organizer
yang memang specializing di sektor
ini, tetapi tentunya akan cukup menyulitkan bagi EO biasa yang tidak memahaminya
secara baik. Anggaran sangat tergantung pada jumlah peserta, lokasi, keragaman
mata acara dan akomodasi yang diperlukan.
Kerja
sama antara EO yang menjadi penyelenggara acara pokok dengan specializing organizer bisa saja
dilakukan agar tujuan event ini tercapai.
APPRECIATION REWARD,
ACHIEVEMENT REWARD – seringkali kita menyaksikan iklan berwarna sehalaman penuh di salah
satu media cetak ibukota yang memuat banyak foto karyawan sebuah perusahaan. Di
iklan tersebut mereka masing-masing memperoleh “gelar” atas keberhasilan mereka
(prestasi kerja). Perusahaan yang seringkali menampilkan iklan seperti ini
adalah dari kalangan bisnis property
dan asuransi. Sales & Marketing force
mereka memang bekerja dengan target
yang tidak kecil dan benar-benar membutuhkan ketrampilan (selling skill) dan motivasi yang baik. Atas keberhasilan mereka
maka perusahaan memberikan apresiasi dalam bentuk penghargaan (beragam
bentuknya, di samping financial incentive,
dan “gelar” tadi, kadangkala mereka juga menerima bonus lain lagi). Sebuah
iklan sehalaman penuh ditayangkan dan foto mereka menghiasi iklan tersebut. Publik yang menjadi klien mereka turut bangga atas keberhasilan ini.
Acara puncak biasanya diselenggarakan secara
khusus di sebuah hotel berbintang lima atau di convention center yang megah.
Acara seperti ini tingkat kesulitannya
sedang-sedang saja. Barangkali yang harus menjadi pertimbangan adalah : tujuan acara sejalan dengan budaya
perusahaan, biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan kebutuhan, intinya bukan
soal mewah dan “heboh” tetapi pesan perusahaan sebagai apresiasi bisa diterima
oleh karyawan dengan baik.
PERESMIAN
KANTOR/CABANG BARU – ini adalah salah satu
dari official corporate event -
acara2 perusahaan yang bersifat resmi. Tingkat kesulitannya rendah. Anggaran
biasanya terbatas, sesuai kebutuhan saja. Kecuali peresmian gedung kantor pusat
yang baru, yang biasanya diselenggarakan dengan sangat meriah dan memerlukan
anggaran tidak kecil. Faktor protokol peresmian lebih mendominasi konsentrasi
penyelenggara. Kreativitas atas bentuk peresmiannya sendiri juga diperlukan
dengan benar, menarik, memikat, dan bisa menjadi bahan publikasi.
Acara ini juga kadang2 diimbuhi dengan
beberapa acara tambahan lainnya, mis. press
conference atau pameran sederhana. Lokasi dan daftar undangan turut
menentukan kemeriahan acara.
Beberapa EO sudah pernah menerima pekerjaan ini.
SERAH TERIMA JABATAN,
PELANTIKAN – (hand-over ceremony,
inauguration ceremony) official corporate event lainnya. Sifatnya bahkan
lebih internal. Di kalangan BUMN/BUMD atau kantor pemerintah, acara ini
bersifat sangat resmi. Standing atau seating arrangement dan tata cara
protokol yang penting dikuasai dengan baik oleh penyelenggara. Anggaran terbatas. Tingkat kesulitan cukup rendah.
Daftar undangan biasanya juga terbatas. Susunan
acara sangat mengikat karena kepentingan protokol. Peliputan media/pers juga
ada, kadang2 disertai dengan press
conference.
Di perusahaan swasta, acara ini jarang
diselenggarakan secara besar2an, kecuali pada perusahaan yang besar/multinasional
atau sudah Tbk.
Masih jarang dipercayakan ke EO, karena sifat
internalnya tadi.
PENANDA-TANGANAN KERJA
SAMA/PERJANJIAN – (official signing ceremony of
agreement/MOU and such of) masih official
corporate event. Mirip dengan acara Serah Terima Jabatan/Pelantikan, acara
ini juga biasanya bersifat internal. Keterlibatan eksternal biasanya hanya pada
peliputan media/pers yang disertai dengan press
conference.
Penanda-tanganan
kerja sama/perjanjian yang melibatkan BUMN/BUMD, kantor dan lembaga pemerintah
biasanya sangat resmi, penuh dengan tata cara protokol. Daftar undangan sangat
berperan, apalagi kalau penanda-tangannya dihadiri kepala negara atau pejabat
tinggi lainnya.
Tingkat kesulitan dan ketersediaan anggaran mirip
dengan Serah Terima. EO juga masih sangat jarang menerima pekerjaan seperti
ini, karena faktor internal yang sangat berpengaruh di acara ini.
Saya berkesempatan menangani acara ini sebanyak 2
kali – yang pertama adalah di perusahaan swasta asing, dan yang satu kali lagi
di sebuah kementerian, dimana penanda-tangan perjanjian adalah Direktur
Jenderal terkait dan Duta Besar negara sahabat terkait.
IPO (Initial Public
Offering) EXPOSE – salah satu corporate event
yang tersulit. Membutuhkan persiapan yang sangat cermat, teliti,
terperinci, lama, dan menguras enerji. Acara ini hanya diselenggarakan ketika
sebuah perusahaan akan ‘go public’.
Perusahaan diwajibkan untuk mempersiapkan semua elemen yang penting. Mis. auditing, due diligence, publication,
promotion, annual corporate report, kerja sama dengan Kementerian Keuangan,
BAPEPAM, ISX (Indonesia Stock Exchange),
dlsb. itu adalah alasan mengapa acara ini harus dipersiapkan sejak lama. Salah
satu bank pemerintah yang melakukan merger
dan kemudian ‘go public’ beberapa
tahun lalu, mempersiapkannya lebih dari 1 tahun.
Di Jakarta ada beberapa EO yang spesialisasi
dalam penyelenggaraan acara ini. Mereka sudah sangat faham seluruh lika-liku
dan proses pengerjaannya. Kebanyakan di antara mereka sering bisa ditemui di
BAPEPAM atau melalui beberapa pejabat di Kementerian Keuangan.
Tingkat kesulitannya tinggi. Anggaran cukup besar
(bahkan di beberapa perusahaan tertentu, anggaran yang disediakan besar
sekali). Prosedur dan proses pengerjaannya sangat mengikat. Keterkaitan
berbagai pihak sangat kuat. Faktor budaya perusahaan menjadi faktor penentu.
Peraturan pemerintah dan ketentuan lainnya menjadi elemen referensi yang sangat
penting. Pemilihan venue harus cukup
seksama. Keterlibatan media/pers di press
conference maupun peliputan sangat penting.
Protokol sering tidak bisa diabaikan karena
kehadiran beberapa pejabat pemerintah.
Corporate Event Management (7)
PRESS CONFERENCE,
PRESS GATHERING, PRESS TOUR, PRESS VISIT – keempat acara ini mirip, karena
semuanya mempunyai target audience
yang terarah jelas (directive) ….
yakni para media/pers terkait (related/relevant
media/press).
Kalau
di perusahaan ada Public Relations Dept./Bagian
Humas, maka acara ini adalah tanggung jawab mereka. Bagi perusahaan yang
menggunakan jasa PR Firm/Consultant,
maka ini adalah kerja “bareng”.
Nah,
bagi perusahaan yang tidak mempunyai PR
Dept. dan tidak menggunakan jasa PR
Firm/Consultant, maka disarankan agar acara ini dipercayakan pelaksanaannya
kepada sebuah PR Firm/Consultant atau
Media Relations Agency/Specialist
atau Advertising Agency yang
mempunyai bagian media relations services.
Mengapa
begitu? Menyampaikan sebuah pesan bagi kalangan media/pers memiliki suatu tata
cara tersendiri. Apalagi kalau pesan ini adalah pesan komersial. Media/pers
akan mempunyai kriteria tersendiri tentang pesan mana yang akan didahulukan
pemberitaannya. Di mata kita seringkali kita anggap sebuah berita itu sudah
memenuhi syarat, tetapi bagi media/pers bisa saja dianggap belum dan harus
“mengalah” dibandingkan berita lain yang bagi mereka lebih aktual dan mempunyai
news value.
Nah,
yang paling memahami cara fikir media/pers adalah kalangan praktisi public relations dan media relations.
Para
praktisi inilah yang bisa memberikan saran terbaik bagi kita untuk menetapkan:
·
Apakah kita memang memerlukan penyelenggaraan sebuah press conference?
·
Atau cukup hanya dengan mengirimkan press release/news release saja? Atau harus disertai pemuatan advertorial?
·
Atau bahkan kita perlu menyelenggarakan sebuah press gathering yang bersifat lebih bebas dan penuh keakraban,
disertai makan siang/makan malam bersama?
·
Siapa yang akan menjadi moderator
di press conference tersebut? Karena
harus ada seseorang yang mampu mengendalikan suasana agar semua pertanyaan yang
terkait dengan tujuan acara terjawab dengan baik
·
Media/pers mana saja yang
perlu diundang? Dan yang harus menerima undangan apakah Pemimpin Redaksi nya,
atau cukup ke wartawannya saja?
·
Bagaimana dengan media
elektronik seperti radio dan televisi? Siapa yang harus
diundang?
·
Sebetulnya berapa orang yang
diharapkan hadir dari setiap media?
Masih banyak pertanyaan yang sebetulnya bisa
diajukan kepada praktisi media relations yang
menguasai dengan baik konsep penyelenggaraan acara ini.
Pertimbangan tentang waktu (jam dan hari) acara
pun harus dengan seksama direncanakan, karena terkait dengan kapan berita
tersebut akan dimuat/ditayangkan.
Sementara press
tour dan press visit agak sedikit
berbeda. Di press tour, perusahaan
mengundang beberapa media/pers tertentu untuk mengunjungi sebuah objek yang
terkait dengan kepentingan perusahaan tersebut, mis. pabrik, site office, dll. Press visit mirip sekali dengan hal ini, tetapi prakarsanya datang
justeru dari kalangan media/pers yang ingin mengunjungi perusahaan untuk
keperluan peliputan yang lebih luas.
Ada satu hal yang amat penting untuk difahami
dalam penyelenggaraan acara2 bagi media/pers ini – jangan pernah
memberikan amplop yang berisi uang tunai kepada media/pers! Baik dari sisi
ketentuan dan peraturan, maupun dari tata krama, hal ini dianggap tabu untuk
dilakukan. Meskipun harus pula disadari bahwa “tradisi” ini pernah menjadi
semacam kelaziman di era terdahulu; tetapi kemudian lahirlah kecenderungan
negatif dari kelaziman tadi, yakni … “pemuatan berita bisa dibeli”!
Di awal tahun 2010, Kementerian Komunikasi dan
Informasi (KemKomInfo) pernah menyelenggarakan acara dan kemudian membagikan
telepon seluler kepada para media/pers yang hadir. Telepon seluler ini
disponsori oleh salah satu merk terkenal. Dalam waktu singkat, kejadian ini
menjadi bahan celaan dan kritik keras dari berbagai kalangan. Bahkan beberapa
media meminta agar wartawan mereka yang menerimanya mengembalikan telepon
seluler tadi.
Di beberapa event
besar, termasuk international events,
baik di penyelenggaraan conference,
congress, trade exhibition, sport events dan lain sebagainya, seringkali
penyelenggara menyediakan sebuah Press
Center bagi kalangan media/pers. Di Press
Center yang lengkap biasanya tersedia:
Berbagai sarana komunikasi – telepon sambungan
internasional (IDD), pengiriman dan penerimaan facsimile, internet
termasuk untuk keperluan email,
peralatan computers, termasuk printers, dlsb.
Di international
sport event dan international
conference, bahkan ada ruangan besar yang berisi meja-meja kerja bagi para
media/pers internasional, yang sudah dilengkapi dengan berbagai keperluan
pemberitaan – juga tersedia ruangan bagi para juru foto dan juru kamera untuk
mengerjakan hasil peliputan mereka.
Kadang tersedia ruangan yang bisa
dipinjam/dipakai untuk wawancara radio/televisi dengan backdrop logo event tersebut.
Ada rak yang berisi press release/news release, foto2 yang boleh diambil oleh
media/pers untuk dimuat, dan printing
promotion & publication materials lainnya.
Kantin bagi para wartawan/media/pers beristirahat
dan menikmati makanan/minuman.
Dan kesemuanya itu adalah fasilitas gratis bagi
kalangan media/pers yang terdaftar (Registered
Press). Jadi tidak untuk sembarang media/pers. Bagian Humas (PR Section of the event) sudah menyusun
daftar media/pers berdasarkan pendaftaran resmi yang dilakukan sebelum event dimulai. Dengan demikian hanya
wartawan/media/pers yang mempunyai tanda pengenal resmi yang bisa memanfaatkan
semua fasilitas di Press Center.
Kongres organisasi berskala besar biasanya juga
menyediakan sebuah Press Center yang
berukuran lebih sederhana. Bahkan pernah ada yang cuma menyediakan ruangan
kosong berikut meja kursi saja.
Bagi berbagai corporate
event, keperluan media/pers ini sebaiknya direncanakan sedini mungkin,
karena kecermatan terhadap elemen2 kecil perlu disiapkan dengan baik.
MARKETING
GATHERING – event
ini adalah sebuah corporate event
yang “bermuka dua” – ada sisi kepentingan internal dan ada sisi kepentingan
eksternal perusahaan. Bagi perusahaan yang mempunyai sales force berjumlah banyak, marketing
department yang besar, maupun marketing
& distribution network yang luas, corporate
event ini merupakan ajang pertemuan mereka yang tidak terlampau sering bisa
terjadi. Di sini, mereka berkesempatan untuk saling bertukar informasi, mis.
tentang suasana pemasaran di daerah masing2, berita2
terbaru tentang pesaing mereka dll. Dan itulah sebabnya sebuah marketing gathering juga sangat
mempunyai kepentingan internal yang kuat (bagi perusahaan tertentu).
Di kepentingan eksternal, acara ini seringkali
pula menghadirkan mitra bisnis perusahaan dan rekanan, mis. advertising agency maupun media yang
selama ini membantu/mendukung perusahaan dalam keperluan promosi, agents dll. Beberapa perusahaan sudah mempercayakan penyelenggaraannya kepada
EO.
Suasana acara biasanya tidak telalu formil,
bahkan beberapa di antaranya menyisipkan pembicara tamu sebagai nara sumber
perkembangan bisnis yang ditekuni perusahaan. Salah sebuah radio swasta niaga
bahkan pernah menyelenggarakan marketing
gathering di sebuah diskotik.
Pada dasarnya tingkat kesulitan event ini tidak telalu tinggi, dan
persiapannya tetap memerlukan waktu yang cukup (mulai dari konsep acara,
penyebaran undangan sampai akhir acara).
CORPORATE
ANNIVERSARY – memperingati dan merayakan hari ulang tahun
perusahaan/organisasi memang merupakan event
yang menarik. Dari yang paling sederhana, cuma tumpengan di kantor saat makan
siang, sampai corporate anniversary yang
menghabiskan ratusan juta rupiah di sebuah convention
center atau hotel berbintang lima yang fenomenal dan megah.
Sebagaimana sudah dikemukakan, corporate event yang satu ini mempunyai
beberapa sifat – evaluatif dan khusus.
Tema, tujuan dan sasaran event harus mampu dijabarkan dalam berbagai mata acara. Harus
diupayakan agar acara tidak didominasi dengan hiburan saja. Makna sebuah
peringatan bukan di aspek hiburannya saja.
EO atau penyelenggara yang menangani acara ini
harus sangat kreatif dalam menyusun konsep dan menciptakan mata acara yang
menarik.
Jumlah audience
akan berpengaruh pada pemilihan venue/lokasi,
site/floor plan/seating arrangement,
anggaran dlsb., karena seringkali sebuah corporate
anniversary juga mengundang pihak eksternal, termasuk beberapa pejabat
terkait.
Persiapan sebaiknya dimulai beberapa bulan
sebelum tanggal acara. Tingkat kesulitan sangat tergantung pada besar kecilnya
acara, jumlah undangan, venue/lokasi,
dan tentunya … anggaran yang tersedia.
Dan karena ini adalah sebuah peringatan ulang
tahun perusahaan, maka faktor budaya perusahaan tidak bisa diabaikan. Program
perusahaan di tahun mendatang bisa dijadikan masukan untuk dijadikan dasar
pertimbangan dan pemikiran kreativitas konsep acara.
Faktor usia juga sering dijadikan alasan besar
kecilnya perayaan (tradisi di Indonesia). Ulang tahun pertama, ketiga, kelima,
kedelapan, kesepuluh, keduapuluhlima, sering dijadikan alasan ukuran perayaan
(bahkan untuk peringatan tertentu bisa memperbesar anggaran yang disediakan).
Dan EO yang dipercaya untuk menjadi
penyelenggara acara ini harus mendalami seluruh budaya perusahaan secara baik
termasuk misi dan tujuan yang ingin dicapai dengan perayaan ini.
Di organisasi, biasanya ini juga dikaitkan
dengan kongres tingkat nasional atau musyawarah nasional, yang sekaligus
merupakan ajang pergantian kepengurusan tingkat pusat. Di lembaga pendidikan,
peringatan ini juga sangat dihargai dengan perayaan yang meriah. Di lembaga
lain, bahkan kadangkala ada hari peringatannya sekaligus, mis. Hari Koperasi,
Hari Angkatan Bersenjata, Hari Bahari dlsb.
EMPLOYEE GATHERING,
FAMILY GATHERING – keduanya praktis sama. Perbedaannya hanya
di faktor kepesertaan. Employee gathering
memang hanya diperuntukan bagi karyawan, sementara family gathering memberikan kesempatan bagi karyawan untuk membawa
serta keluarganya (anak isteri).
Ada beberapa hal yang cukup penting untuk
diperhatikan, antara lain:
Perlu survey
lokasi dengan cermat agar memenuhi kebutuhan mata acara yang diadakan, termasuk
masalah air bersih, keamanan dan kenyamanan, penginapan apabila ada lebih dari
1 hari, logistik termasuk urusan makanan dan minuman
Perencanaan tema, tujuan dan sasaran yang seksama
bisa memberi makna dan arti yang berbobot – seringkali perusahaan hanya
berslogan “untuk menjalin komunikasi dan mengurangi kesenjangan vertikal antara
atasan bawahan”, tetapi pada kenyataannya ketika acara dilaksanakan,
kesenjangan itu tetap ada.
Penetapan waktu sangat penting agar tidak
mengganggu rutinitas perusahaan, terutama bagi perusahaan yang kehidupannya
bersandarkan pada kapasitas produksi (pabrik tidak bisa berhenti bekerja hanya
karena mau acara employee gathering!)
Tidak wajib diselenggarakan setiap tahun.
Perencanaan sebaiknya dibuat/disusun sedini
mungkin, karena acara ini betul2 mengandalkan ketersediaan anggaran perusahaan.
Meskipun demikian bukan berarti bahwa tidak ada perusahaan yang bersedia
menyisihkan anggaran besar untuk acara ini. Pernah ada pabrik yang
menyelenggarakan acara employee gathering
(tanpa keluarga) sehari penuh untuk 3400 karyawannya (hari itu pabrik berhenti
produksi dan hanya dijaga oleh keamanan) dengan anggaran yang ratusan juta. Door prize tersedia sebanyak 150 buah,
dari yang paling sederhana (mis. rice
cooker, iPod, handphone di bawah
1 juta rupiah) sampai sepeda motor. Karyawan petugas keamanan yang tidak bisa
ikut serta diberi kompensasi dalam bentuk dana tunai.
Pada intinya acara ini lebih mengutamakan
kesegaran mata acara untuk menghibur karyawan (kadang termasuk keluarganya),
memberikan penghargaan, menanamkan rasa kekeluargaan, dan pleasure purpose.
EO sudah banyak yang dipercaya untuk
penyelenggaraan acara ini. Tingkat kesulitannya lebih banyak pada teknis
operasional.
Corporate Event Management (6)
ANNUAL
MEETING – Rapat Kerja Tahunan, juga populer dengan
singkatan RKT. Biasanya dengan alasan2 tertentu, seperti kebisingan, rutinitas
atau gangguan telepon dlsb., pertemuan antar bagian di sebuah perusahaan dalam
kurun waktu sekali setahun ini diselenggarakan di luar kota. Sebuah lokasi yang
memiliki fasilitas pertemuan (tidak harus meeting
room, karena kadangkala suasana pertemuan dibuat tidak resmi), fasilitas
penginapan, dan fasilitas kegiatan outdoor
(kolam renang, lapangan), cukup memadai. Banyak perusahaan Jakarta yang
memanfaatkan berbagai fasilitas di kawasan Puncak-Cipanas dan sekitarnya, Anyer,
Bogor dll. sebagai pilihan venue.
Yang menjadi ‘tantangan’ bagi penyelenggara RKT
adalah:
·
Pengaturan penginapan bagi
jumlah peserta yang (biasanya) tidak sedikit – jumlah kamar, siapa tidur dengan
siapa dlsb.
·
Pengaturan transportasi
menuju ke lokasi maupun transportasi kembali (terutama kalau lokasi RKT berada
cukup jauh dari kota asal)
·
Pengaturan jadual kegiatan
dan ketaatan maupun kepatuhan peserta terhadap jadual tersebut, baik kegiatan
inti (RKT itu sendiri) maupun acara tambahan (hiburan, outing kecil2an, “sambung rasa” antara manajemen dan
staf) – ini memerlukan kreativitas yang baik
·
Menyusun menu harian selama
berada di lokasi, terutama kalau RKT berlangsung lebih dari 2 hari (ada RKT
yang memerlukan 3 hari)
·
Pengaturan peralatan yang
diperlukan, terutama kalau sudah harus menggunakan berbagai peralatan
elektronik maupun IT.
Yang sangat harus disadari oleh penyelenggara
(baik oleh internal maupun apabila dikerjakan oleh EO/eksternal) adalah
kepentingan corporate policy &
culture, end-target/end-result, objective/goals dari RKT tsb, keseimbangan
antara meeting-pressure (RKT
kadangkala bisa dimulai jam 7-8 pagi sampai jauh tengah malam) dengan pleasure maupun entertaining occasion, upaya menghindari kesenjangan hospitality antara pimpinan dan staf yang
terlampau berkelebihan, dan tentunya ……… besar anggaran yang tersedia atau yang
bisa dialokasikan oleh perusahaan.
Survey lokasi, penyampaian paparan (presentation)
rencana susunan acara maupun mekanisme pelaksanaan, harus dibuat sebaik mungkin
dan (bahkan) serinci mungkin. Persiapannya membutuhkan waktu yang cukup panjang
agar bisa melengkapi semua aspek kebutuhan dengan benar. Makin terperinci,
makin cukup waktu yang tersedia, makin mudah menyusun anggaran!
Organisasi dan lembaga/institusi juga mengenal
Rapat Kerja Tahunan. Biasanya di RKT konten pertemuan lebih membahas soal
pelaksanaan kebijakan yang sudah ditetapkan oleh pertemuan tingkat tinggi.
Di BUMN/BUMD, RKT jarang sekali dipublikasikan.
DEALERS/DISTRIBUTORS
MEETING – perusahaan yang banyak mengandalkan kegiatan
pemasaran, terutama perusahaan yang terkait dengan produk konsumen (consumer products), dan dalam
menjalankan program pemasaran banyak tergantung pada jaringan di seluruh
pelosok dan berbagai kota - baik melalui kantor cabang, dealer, distributor maupun agen – seringkali mengadakan acara ini.
Bahkan beberapa perusahaan mengadakan acara ini
lebih dari satu kali di dalam kurun waktu setahun. Bisa diselenggarakan
berdasarkan wilayah pemasaran, bisa berdasarkan jenis marketing network (ada cabang, ada dealer, ada distributor,
ada agen), dan bisa juga berdasarkan kurun waktu (tiap kuartal, tiap semester).
Corporate
event ini tidak sepenuhnya bisa disebut sebagai internal event, karena kadangkala di
sebuah dealers/distributors meeting
dihadirkan pula beberapa mitra kerja, seperti advertising agency, media langganan, dll (dan ini bisa membaur
dengan sebutan kolaborasi dealers/distributor
meeting dengan marketing gathering).
Tingkat kesulitannya cukup tinggi pada aspek
operasional. Karena melibatkan jumlah peserta yang tidak sedikit, apalagi kalau
ada peserta yang berasal dari luar kota/berbeda pulau (di Indonesia), kebutuhan
venue yang memenuhi syarat,
transportasi, apa saja yang ditanggung oleh perusahaan induk (pusat) dan apa
saja yang harus ditanggung sendiri oleh peserta, penginapan (board & lodging) dan akomodasi dll.
Pengaturan jadual dan susunan acara juga harus
teliti dan seksama, karena di samping tujuan utama acara, yakni pertemuan bagi
semua dealer / distributor / agent,
biasanya juga harus disediakan waktu bagi mereka untuk berbelanja keperluan
cindera mata/oleh-oleh.
Luangkan pula waktu untuk acara bebas, agar bagi
mereka yang mempunyai kerabat/keluarga di kota tempat acara diselenggarakan
bisa berkunjung.
Lokasi venue
tidak selalu harus berada di kota kantor pusat. Beberapa perusahaan malah
menjadikan acara ini sekaligus semacam dealers
& distributors gathering dan “jalan-jalan”.
Jelas bahwa persiapannya harus direncanakan
sedini mungkin. Venue reservation,
transportation reservation, hotel dll memerlukan persiapan yang matang –
hindari peak season di lokasi tujuan!
Anggaran harus disusun dengan ketat dan sangat
terperinci.
Ada perusahaan yang menyelenggarakan acara ini di
kota lokasi kantor pusat, dan sekaligus menyelenggarakan pameran tunggal atau product launching. Boleh saja tentunya.
Untuk beberapa alasan, kadangkala kolaborasi seperti ini malah bisa menghemat
biaya. Tentunya kalau memang waktunya bisa bertepatan dan tetap sesuai dengan corporate policy & culture.
Yang dapat dipastikan, organisasi tidak
menyelenggarakan dealers / distributors
meeting. Tetapi beberapa BUMN/BUMD (mis. Pertamina, Garuda Indonesia, PT
Pupuk Sriwijaya dll.) mengadakan pertemuan dengan para penyalur (setingkat dealer/distributor) secara berkala dan
diselenggarakan sesuai ketentuan baku yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.
PRODUCT
LAUNCHING – kegagalan acara product launching bukan hanya akan “menewaskan” produk itu sendiri,
bahkan lebih fatal lagi akan mengancam perusahaan (produsen) yang “melahirkannya”.
Tetapi terlampau hati-hati merancang konsep acara secara detail dan strategi
promosi maupun pemasaran yang sangat cermat juga akan menghabiskan waktu dan
enerji secara berkelebihan. Timing
dan business momentum nya akan
terlanjur lewat. Tanpa konsep? Itu nekad dan siap-siap menghadapi trial & error yang high risk. Persiapan yang matang,
terperinci, sigap, strategic, jeli,
cermat, antisipatif, dilengkapi dengan survey
yang matang, analisis terhadap market
trend, user need, competitor maupun customer
potential, sangat diperlukan.
Penyelenggara product
launching kalau dikerjakan oleh EO (eksternal) mungkin terlihat lebih
ringan, karena EO hanya menjadi pelaksana penyelenggaraan acara dan tidak
terlibat di dalam complete concept-nya.
Tetapi apabila acara ini diselenggarakan sendiri oleh perusahaan (internal),
maka resiko yang dihadapinya cukup tinggi. Penyelenggara internal terlibat
dengan marketing strategy, promotion
concept, dlsb. – seringkali juga melibatkan advertising agency atau PR
Firm/Consultant yang terikat kontrak dengan perusahaan.
Keduanya sama saja, karena keduanya harus tetap
mempertahankan tujuan akhir acara ini (yang bukan hanya “hura-hura”), yakni
kepentingan pemasaran produk dan kelangsungan hidup perusahaan.
Organisasi tidak mengenal acara ini. BUMN/BUMD
sudah mulai menerapkan ‘gaya swasta’ untuk beberapa produk/jasa mereka.
Pertamina dan Garuda Indonesia, maupun PT Telkom sudah berkali-kali
menyelenggarakan product launching yang
megah. Beberapa tahun yang lalu Telkom meluncurkan pelayanan sambungan langsung
internasional 007 dengan konsep yang megah, mahal dan fenomenal. Tetapi
sayangnya tidak ditindak lanjuti dengan pola pemasaran yang baik, sehingga
tetap saja tertinggal di belakang SLI 001 nya Indosat.
Nokia ketika meluncurkan Communicator (beberapa tahun y.l. di Jakarta) bahkan melakukan
kolaborasi yang menarik – ada product
launching, ada market launching,
ada product display dan dilengkapi
dengan press conference dan direct sales launch pada hari yang sama
dan di tempat yang sama. Direct sales
nya berlangsung meriah, dan hari itu semua stock
habis terjual dengan harga khusus. Bahkan masih tertinggal sebuah waiting list yang cukup panjang di sore
hari.
Sebagai sebuah corporate event memang product
launching tampak sebagai sebuah single
event. Tetapi pada kenyataannya, sebuah product
launching melibatkan banyak sekali aspek terkait lainnya. Mulai dari tahap
perencanaan konsep yang harus sejalan dengan strategi pemasaran perusahaan,
sifat dan watak produk yang akan diluncurkan, target audience yang akan dijadikan sasaran, konsep event itu
sendiri, pola kerja sama parallel
dengan kegiatan promosi dan periklanan maupun publikasi, sampai pada konsep
tindak lanjutnya dst.
Beberapa EO di Jakarta memilih menjadi pelaksana
lapangan saja dan tidak mau (enggan) terlibat di konsep. Hal ini wajar saja,
karena EO tersebut tidak memiliki marketing
knowledge yang cukup untuk memahami misi dan makna sebuah product launching; atau tidak cukup
menguasai product knowledge terkait.
(product) Launching is
to bring a new product into the market, with publicity and promotion. Jadi bukan cuma
sekedar sebuah corporate event biasa.
Ada misi, ada tujuan, ada proses dan ada strategi yang harus dilalui. Oleh
karena itu, (new) product launching
bukan menjadi tujuan akhir, sebab sebuah produk baru ‘dilahirkan’ (istilah yang
terasa lebih tepat daripada ‘diluncurkan’) dengan muatan berbagai konsep
sinerji dari semua bagian/departemen dalam sebuah perusahaan.
Coba
simak – Kacang Garuda itu ‘makanan kecil’, tetapi untuk me-launching Kacang Garuda bukanlah pekerjaan dan perkara kecil! Kita
sering terjebak dengan gemerlapnya acara launching
sebuah mobil atau handphone, tetapi
sulit membayangkan launching produk
amplas logam mulia yang terbaru!
Ada
beberapa comment tentang product launching oleh para tokoh bisnis
Indonesia:
·
The right timing,
marketing effort and creativity … is like a golden apple on a silver plate!
·
Keep moving …. you’ll
win the competition!
·
Product launching is
not the finish line, it just started!
·
Value, not only
volume!
·
Passion! Minimized
risk!
·
Point of no return!
·
Core benefit! Be focus
and understand the product characteristic.
·
It’s not only a
promotion. It brings the product to the customer’s mind!
Itulah
sebabnya apabila kita mengamati sebuah acara product launching yang ditayangkan di media televisi, kita sering
‘terjebak’ oleh padatnya mata acara hiburan dan product launching momentum-nya sendiri memperoleh porsi yang
teramat kecil.
Memperhatikan
semua informasi di atas, bisa disimpulkan bahwa penyelenggaraan product launching event membutuhkan
waktu persiapan yang cukup (panjang), enerji dan kreativitas, anggaran yang
tidak kecil – kalau mau jadi corporate
event yang baik!
Corporate Event Management (5)
DETAILS OF CORPORATE EVENT TYPES
Tercatat
lebih dari 20 jenis corporate (and
organization purpose) events yang saat ini berkembang dengan pesat.
Beberapa di antaranya juga dikenal di dalam kelompok event lainnya, mis. corporate
in-house seminar yang juga mirip dengan seminar
lainnya, pameran tunggal perusahaan yang menggunakan dasar2
penyelenggaraan sebuah pameran, corporate
religious event yang juga tercatat di dalam kelompok social events, sebuah MUNAS atau RAKERNAS yang mempergunakan dasar2
penyelenggaraan conference/conventions
dst.
Atau
beberapa single corporate event yang
berkolaborasi menjadi sebuah multi
corporate event (ada seminar-nya, ada press
conference-nya, ada pameran tunggal-nya, ada donor darah-nya dst.)
Hampir semua corporate
events dapat digolongkan ke non-commercial
events. Biasanya perusahaan / organisasi sudah mencadangkan /
mengalokasikan sejumlah anggaran tahunan untuk keperluan tsb. Sehingga pihak
penyelenggara/pelaksana dalam menyusun anggaran agak sulit mengajukannya dalam
format “A-ke-Z”, dan harus menghitungnya dengan format “Z-ke-A” (hitung mundur
berdasarkan ketersediaan dana). Beberapa corporate
event masih bisa didukung oleh keberadaan sponsor, sepanjang tidak berbenturan dengan budaya perusahaan dan
kebijakan perusahaan pemilik event
tsb (host of the event).
Tantangan lain yang dihadapi oleh pihak
penyelenggara/pelaksana adalah apabila corporate
event itu juga mempunyai tujuan charity.
Maka penyusunan anggaran akan semakin pelik dan diperlukan kehati-hatian yang
tinggi.
Tingkat kesulitan penyelenggaraan/pelaksanaan
sebuah corporate event sangat
tergantung pada corporate policy &
culture. Hal yang sama juga dirasakan di events untuk keperluan organisasi. Sangat berbeda dengan tingkat
kesulitan di commercial events yang
mencermati keseimbangan antara revenue
dan expenditure penyelenggaraan event tsb.
SHAREHOLDER
MEETING – juga dikenal dengan istilah RUPS (Rapat Umum
Pemegang Saham). Istilah ini lebih melekat pada perusahaan yang sudah go-public (sudah berstatus Terbuka –
Tbk). Dalam kondisi tertentu malah, ada RUPST
(tertutup) dan RUPSLB (luar biasa). Bagi perusahaan yang belum ‘Tbk’, rapat
pemegang saham (pemilik) biasanya berlangsung tertutup dan dibatasi hanya untuk
yang berkepentingan saja. Sementara di RUPS perusahaan2 ‘Tbk’, acara
dilangsungkan secara terbuka (kecuali RUPST dan RUPSLB), dihadiri oleh semua
pemilik saham, bahkan diliput oleh media/pers.
Tingkat kesulitannyapun berbeda. RUPS perusahaan
‘Tbk’ memerlukan persiapan yang sangat cermat, proses pelaporan dan perijinan
(di Indonesia melibatkan Kementerian Keuangan, BAPEPAM, akuntan publik dlsb.)
Di Jakarta ada beberapa EO yang sangat menguasai
prosedur ini dan mereka kebanyakan hanya berbisnis di kalangan perusahaan
‘Tbk’, BAPEPAM, Kementerian Keuangan dll (spesialisasi).
Frekuensinya tahunan (kecuali dalam keadaan
tertentu/emergency situation).
Sangat disarankan bagi EO yang ingin menekuni
sektor ini, untuk menguasai prosedur RUPS berdasarkan ketentuan2 yang berlaku
(bisa ditanyakan ke Kementerian Keuangan, BAPEPAM dll.); dan sekaligus harus
mempunyai tenaga ahlinya, yang menjadi Project
Coordinator saat pelaksanaan event.
Persiapannya mungkin akan lebih baik kalau sudah
dimulai beberapa bulan sebelumnya.
Di sebuah organisasi, tidak ada RUPS. Yang mirip
dengannya adalah sebuah pertemuan tingkat pimpinan (atau founder)yang akan mengambil keputusan tentang kebijakan organisasi
… Musyawarah Nasional (MUNAS), Musyawarah Besar (MUBES), Kongres, Rapat
Pimpinan Nasional (RAPIMNAS) dan sejenisnya.
Di lembaga atau institusi Pemerintah, RUPS hanya
terjadi di kalangan BUMN/BUMD, termasuk Rapat Dewan Komisaris.
Lembaga/institusi yang bertanggung jawab langsung
kepada Pimpinan Negara/Pemerintahan (Presiden, Perdana Menteri), biasanya
mempunyai pertemuan dengan para pejabat terkait.
Tingkat kesulitannya mirip, apalagi kalau sudah
melibatkan pejabat pemerintah pusat/daerah. Baik dalam hal birokrasi,
penyusunan acara, prosedur protokol yang tidak bisa dihindari, keterbatasan
anggaran yang tersedia dan faktor keamanan (simak Event Risk Management).
Organisasi yang tidak mempunyai fasilitas ruang
pertemuan besar (di kantor mereka) biasanya memilih venue yang netral dan independent
seperti hotel berbintang atau convention
center yang memenuhi syarat.
Sementara lembaga/institusi pemerintah biasanya
sudah dilengkapi dengan ruangan untuk keperluan ini di kantor pusat mereka.
BOARD MEETING – atau Rapat Dewan
Direksi. Mirip dengan RUPS, tingkat kesulitan di perusahaan berstatus ‘Tbk’
lebih tinggi daripada rapat direksi perusahaan biasa atau perusahaan keluarga.
Skalanya dan jumlah orang yang terlibat mungkin lebih kecil, tetapi kesiapan,
pengadaan materi dlsb. cukup menuntut kecermatan kerja.
Board Meeting biasanya masih
diselenggarakan sendiri oleh perusahaan; pihak yang terlibat a.l. biasanya Corporate Secretary, Biro Hukum,
kadangkala Public Relations, bagian
keuangan (sudah pasti!), General Affair.
Penyusunan
agenda rapat, pemeriksaan perlengkapan rapat termasuk kondisi venue atau ruangan yang dipergunakan,
sistem pembuatan notulen/risalah rapat/Minutes-of-Meeting
(ada yang manual dan ada yang direkam), jeda dan makan siang/malam, kesemuanya
adalah elemen penyelenggaraan yang perlu mendapat perhatian seksama.
Persiapannya
tidak terlalu lama.
Di
organisasi, lembaga dan institusi pemerintah, prosesnya mirip dengan RUPS
tersebut di atas. Hanya saja mungkin pejabat yang hadir tidak dalam posisi
setinggi sebelumnya.
Di
BUMN/BUMD (State Owned Companies),
Rapat Dewan Direksi diatur oleh ketentuan yang baku, sesuai dengan
undang-undang dan peraturan yang ada.
Di
forum ASEAN kita mengenal Summit Meeting
(KTT) yang dihadiri oleh para kepala negara/kepala pemerintahan, lalu didahului
oleh Ministerial Meeting yang
dihadiri oleh para Menteri Luar Negeri dan diawali dengan Senior Officers Meeting yang diikuti oleh para Direktur Jenderal
dan setingkat mereka.
Subscribe to:
Posts (Atom)