Corporate Event Management (1)

CORPORATE EVENT MANAGEMENT adalah pengetahuan/ketrampilan (skill) tentang manajemen (pengelolaan) penyelenggaraan acara-acara (events) keperluan korporat/perusahaan (corporate), termasuk organisasi, institusi, lembaga dan sejenisnya.

Di International Dictionary of Event Management yang diterbitkan oleh John Wiley & Sons Inc., corporate event didefinisikan sebagai “suatu acara (event) yang disponsori/diprakarsai oleh perusahaan untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran tertentu, seperti menyenangkan pelanggan, memperkenalkan, dan mempromosikan produk atau jasa baru, memberikan insentif atau pelatihan untuk karyawan, serta kegiatan perusahaan lainnya.”

Masih banyak EO (event organizer) yang menganggap bahwa corporate event itu mudah dikerjakannya; sama seperti events lainnya, hanya saja non-commercial. Padahal ada banyak aspek dan faktor yang seringkali terlewatkan oleh para EO, dan bahkan tidak mereka sadari dan kuasai dengan baik.

Corporate Events seringkali diremehkan para penyelenggaranya dan dianggap mudah pelaksanaannya. Padahal ada tanggung jawab yang sangat beresiko di sana ... yakni citra (image) perusahaan/organisasi yang menjadi host/owner acara tersebut. Penyelenggara bertanggung jawab menjaga citra tersebut tanpa terkecuali. Siapapun yang menjadi penyelenggara acara tersebut !

Di samping itu masih ada aspek-aspek budaya perusahaan (corporate culture), nilai bersama kelompok (community collective values), budaya kerja personil perusahaan (working culture), jejaring perusahaan di dalam industri (corporate & business network), dan aspek yang sangat perlu memperoleh perhatian … apa saja program korporat yang diperlukan (corporate program).

Budaya perusahaan mempengaruhi cara orang berfikir dan proses kerja mereka sehari-hari, maupun cara mereka berhubungan dengan orang lain. Memperkuat budaya perusahaan yang sudah ada atau menciptakan yang baru membutuhkan dedikasi dari senior management, didukung dengan top-down approach pada semua aspek kehidupan perusahaan. Corporate event digunakan untuk mengkomunikasikan dan memperkuat falsafah tersebut melalui berbagai kegiatan/acara seperti pelatihan (in-house training), penghargaan bagi karyawan (appreciation reward), maupun anniversaries.

Tidak semua perusahaan setuju dengan falsafah “work hard, play hard”. Karena budaya perusahaan melibatkan nilai-nilai, lingkungan, ritual, jaringan dan kepribadian. Karena corporate event yang baik akan memperkuat dan melegitimasi budaya perusahaan yang ada, dan sebaliknya keberhasilan corporate event tergantung pada kendala dan peluang yang ada di dalam budaya perusahaan.

EO atau penyelenggara wajib merancang sebuah corporate event yang dapat memenuhi dan mencakup semua tujuan kepentingan klien (perusahaan/organisasi/lembaga/institusi) dan sesuai/sejalan dengan budaya korporat tersebut. Tolong diingat bahwa perusahaan memanfaatkan event tersebut sebagai sarana mengkomunikasikan pesan perusahaan. Dan ketika “pesan” tersebut sampai dengan tepat ke semua karyawan (dan keluarga mereka) maupun mitra bisnis perusahaan, maka tanpa disadari event tersebut telah memperluas employee’s pride, ambitious, ego dan bahkan productivity motivation mereka.

Peran dan lingkup corporate event sangat bervariasi, mulai dari single-event sampai multi-event di bawah satu tema yang memayunginya. Untuk dapat mengevaluasi keberhasilan sebuah corporate event, harus ada pernyataan tujuan yang terukur. Tujuan tersebut harus dievaluasi terus menerus pada setiap tahapan perencanaan event (pre-event period/event planning period) untuk memastikan apakah tujuan awalnya tetap tidak bergeser.

Corporate programme biasanya:

·      Dibuat berdasarkan berbagai kebutuhan internal & eksternal perusahaan/organisasi

·      Event adalah salah satu jenis Corporate Promotion & Public Relations Programme (below-the-line / direct approach)

·      Event diusulkan berdasarkan temuan2 perusahaan/organisasi melalui SWOT Analysis yang memerlukan program below-the-line, atau perpaduan program non-event dengan event

·      Disusun tahunan untuk kebutuhan penyusunan anggaran perusahaan dll.