PUBLIC RELATIONS & EVENT MANAGEMENT (Part 1)

“There are literally a hundred and one ways to explain and promote your company or organization, its products or services, policies or issues. A wide range of special events and promotions can be created and planned to reach your target audiences. The sky is the limit in events and promotions but, as well as creativity, sound planning is key to the success of special events and promotions. Special events are an important part of many public relations programs.” (Jim MacNamara dalam Public Relations Handbook for Managers and Executives).

Kalimat tersebut secara jelas memberikan gambaran makna dan status event di dalam kegiatan public relations. Seorang praktisi public relations mempunyai 4 kemungkinan profesi yang melibatkan kegiatannya dengan penyelenggaraan acara (event), masing-masing adalah :

• Praktisi PR yang bekerja di sebuah perusahaan dan melaksanakan sendiri semua acara (event) perusahaan, dibantu oleh tim pelaksana yang terdiri dari staf perusahaan.
• Ada juga praktisi PR yang bekerja di sebuah perusahaan dan menyerahkan penyelenggaraan semua acara (event) perusahaan kepada perusahaan jasa penyelenggara event (Event Organizer).
• Besar juga kemungkinan adanya praktisi PR yang justeru bekerja di Event Organizer (EO) dan selalu terlibat langsung dengan pelaksanaan acara (event) berbagai perusahaan.

• Kemungkinan ke-4 adalah praktisi PR yang bekerja di perusahaan konsultan PR dan sering memberikan saran dan pengarahan kepada perusahaan-perusahaan kliennya tentang penggunaan jasa EO sesuai dengan event yang akan diselenggarakan.

Bagi sebuah perusahaan yang sudah menjalankan program public relations terencana, ragam kegiatan terbagi atas dua kepentingan – internal dan eksternal. 

KEGIATAN INTERNAL a.l.
• In-house journal
• Announcement board, circulation
• Posters & wall charts
• Greeting cards
• Mailing list, intranet & ICQ Corp.
• Shareholder Meeting *
• Discussions, Briefings *
• Corporate Anniversary *
• Appreciation Reward *
• Presentation
• In-House Training *
• Marketing Gathering *
• Employee / Family Gathering *
• Religious / Holiday events *
• Corporate Identity Manual
• Social Corporate events (CSR) *

KEGIATAN EKSTERNAL a.l.
• Newsletter, Trade Journal
• Promotional printed materials
• Press/News Release
• Press Conference *
• Company Profile
• Annual Report (published)
• Advertorial/Corporatorial
• Polls, Questionnaires
• Product Launching *
• Corporate Website
• Exhibition (solo/participating) *
• Customer Meeting *
• IPO Expose * (if any)
• Seminars, workshops, conventions *
• Site visit *
• Sponsorship (any format)

Yang bertanda * adalah kegiatan berbentuk event

Perusahaan jasa penyelenggaraan acara (Event Organizer – EO) harus berpegang teguh pada perannya dalam menyelenggarakan event :
• Melaksanakan penyelenggaraan sebuah event dengan mekanisme standar sistem prosedur (Standard Operating Procedure/SOP) yang terencana dan sistematis, serta berdasarkan pada Pedoman Kerja (Working Manual) yang bersumber dari proses pengadaan Kerangka Acuan (Term-of-Reference), Pra-Proposal (Preliminary Proposal) dan Proposal Akhir (Final Proposal).
• Mengelola (managing/organizing) penyelenggaraan event secara professional
• Menjembatani kepentingan berbagai pihak terkait
• Memberikan pelayanan terbaik (tidak harus termahal)
• Kalau berbentuk badan hukum komersial, tentunya berusaha meraih keuntungan (tidak selalu berbentuk uang, tetapi bisa berupa portfolio, network, database, reference dlsb.)

Sebagai profesi, pada dekade 1980an dan 1990an, profesi PEO (Professional Exhibition Organizer – yang berpayung di dalam ASPERAPI, Asosiasi Perusahaan Penyelenggara Pameran Indonesia, dan UFI, Union des Foires Internationale) dan PCO (Professional Convention Organizer – yang berpayung di dalam INCCA, Indonesia National Congress and Convention Association, dan ICCA, International Congress and Convention Association), adalah para EO profesional yang banyak berkiprah di Indonesia. Tidak hanya untuk domestic events, tetapi juga international events di Indonesia dan mempromosikan Indonesia ke luar negeri. Di sisi lain, kehadiran para impressario turut menempatkan Indonesia sebagai salah satu negara tujuan pagelaran musik internasional.

Sesudah masa ‘krismon’ hadirlah para EO (Event Organizer). Sebagian di antaranya mengarah pada spesialisasi, seperti para WO (Wedding Organizer) dan Outbound Organizer. Para WO diprakarsai oleh para professional photographers (yang membuat modern wedding organizer) dan para penata rias (yang membuat traditional wedding organizer)

(BERSAMBUNG)